Роман Терехов, МГТС: «ЭДО существенно экономит время на обработку документации»

Роман Терехов, директор департамента управления закупками МГТС и спикер Третьей конференции «Управление закупками», рассказал CFO Russia о процессе формирования вендорского запаса продукции в компании, а также преимуществах использования электронного документооборота при работе с поставщиками.

На какие этапы делится процесс формирования вендорского запаса продукции в МГТС?

Вендорский запас, как правило, состоит из абонентского оборудования. Мы начинаем процесс его формирования с разработки плана подключений на следующий год. Второй этап – анализ остатков и объемов выбытия за прошлые периоды. Потом мы в рабочем порядке согласовываем с контрагентом предварительный график поставок, включая дату поставки первой партии, а также способы и периодичность пополнения запаса.

После этого мы совместно с контрагентом ежемесячно анализируем объем выбытия и корректируем план поставок, обращая внимание на то, как объем поставок коррелирует со средними данными. При необходимости мы их корректируем, чтобы контрагенты могли своевременно пополнять вендорский запас. Это позволяет избегать перезатаривания склада, с одной стороны, и дефицита запасов, с другой.

Какими принципами при этом руководствуется компания?

Мы ориентируемся на трехмесячный запас. Иными словами, вендор должен держать у себя на складе трехмесячные потребности компании.

Используете ли вы в этом процессе электронный документооборот?  

Электронный документооборот – общий процесс, поэтому он не связан непосредственно с вендорским запасом. Он включает подписание контрактов, заказов и оформление первичной документации в электронном виде. В том числе это распространяется и на вендорский запас.

Как давно в вашей компании внедрили ЭДО?

Мы начали его внедрение в IV квартале 2018 года, а с начала 2019 года полномасштабно стали переводить контракты с контрагентами на ЭДО.

В чем преимущества его использования при работе с поставщиками?

В первую очередь – быстрота, поскольку мы не теряем время на пересылку документов. Контрагент загружает их в систему ЭДО от МТС либо «Контур «Диадок». После этого документы сразу попадают на обработку специалистам, которые проверяют их корректность, после чего документы поступают на подписание руководителю.

Для бухгалтерии и налоговой службы ЭДО – прозрачный процесс, поскольку всю электронную документацию легко поднять из архивов.

Каких результатов в работе с поставщиками достигла компания благодаря внедрению электронного документооборота к настоящему времени?

ЭДО – операционный инструмент, поэтому невозможно сказать, что мы увеличили выручку или сэкономили денежные средства. Ключевой результат внедрения ЭДО – существенная экономия времени на обработку документации и сокращение издержек на почтовую пересылку, что особенно важно для наших контрагентов из числа субъектов малого и среднего предпринимательства.

Задать свои вопросы Роману Терехову и узнать больше об опыте МГТС вы сможете на Третьей конференции «Управление закупками», которая состоится 5-6 сентября 2019 года в Москве.

Елизавета Гета

Комментарии