Екатерина Федорова, Сервисный центр FESCO: «Автоматизация позволяет контролировать время и качество исполнения на каждом этапе маршрута»

Екатерина Федорова, начальник управления методологии и организации кадрового сервиса Сервисного центра FESCO и спикер Делового завтрака «Кадровый ЭДО: Цифровизация на практике», рассказала CFO Russia о «Личном кабинете сотрудника», а также результатах внедрения автоматизированной системы маршрутизации и контроля запросов работников.

Как давно вы используете «Личный кабинет сотрудника» в группе компаний FESCO?

Мы используем его 1,5 года, постепенно внедряя новый функционал и увеличивая пользу уже действующих процессов.

Что собой представляет «Личный кабинет»?

Личный кабинет для нас - это окно взаимодействия сотрудников и HR бизнес-партнеров с удаленным кадровым блоком ОЦО. В ЛК реализованы наиболее массовые бизнес-процессы. Технически он основан на связке трех программ: самописная интерфейсная часть на базе 1С, «1С: Документооборот» для маршрутизации задач и «1С: Зарплата и кадры» в качестве учетной системы.

Что послужило толчком к его внедрению? 

Основным толчком для внедрения электронных запросов сотрудников стало открытие внутригруппового ОЦО – «Сервисного центра FESCO» с удаленным кадровым бэк-офисом и отказом от бумаги, где это возможно (проект «No paper»).

Как вы поняли необходимость автоматизации системы маршрутизации и контроля запросов работников?

Автоматизация необходима, если тысячи процессов маршрутизации в компании проходят через согласование, утверждение и оформление документов, контроль расчетов и так далее. Важно контролировать время и качество исполнения на каждом шаге маршрута. Кроме того, при оформлении специальных отчетов возникает необходимость отслеживать нагрузку и перераспределять численность исполнителей.

С какими сложностями вы сталкивались в процессе автоматизации и как удалось их преодолеть?

Главная сложность внедрения автоматизированной системы – инертность корпоративной культуры. Большая часть персонала не готова одномоментно перейти от живого общения с кадровым работником к взаимодействию с компьютером. С открытием ОЦО во Владивостоке и внедрением «Личного кабинета сотрудника» у нас сократился штат в отделах кадров. На роль специалистов фронт-офисов принимали кандидатов без специальной квалификации, и сотрудникам не хватало поддержки. Персоналу приходилось перестраиваться, а команда внедрения должна была много и упорно работать над популяризацией новшества.

Технические сложности возникали на каждом этапе автоматизации. Система состоит их 3-х логических модулей, которые интегрированы очень сильно, что приводит к сложностям разработки и эксплуатации.

На данный момент дальнейшее развитие системы сдерживает консерватизм трудового законодательства.

Каких результатов от внедрения «Личного кабинета сотрудника» и автоматизации системы маршрутизации и контроля вы достигли на сегодняшний день? 

К настоящему времени мы автоматизировали процессы направления в командировку, оформления отпуска по графику и вне его, привлечения к работе в выходной, оформления отгулов, а также заказа справок. Ежемесячно сотрудник может просматривать отчеты: «Расчетный лист», «График работы», «Табель учета рабочего времени» и так далее. Подобный функционал продублирован в личных кабинетах на терминалах самообслуживания для производственного и мобильного персонала. Для HR-бизнес-партнеров мы автоматизировали прием и увольнение сотрудников с электронными чек-листами.

Главный результат проекта – автоматизация процессов на всей их протяженности, от запроса сотрудника до отражения документа в учетной системе, а также размещения скана подписанного приказа в электронном архиве. Интерфейсная часть не только красива, но и удобна в использовании благодаря оперативному оформлению запросов. Аналитические отчеты позволяют отслеживать и контролировать время прохождения каждого шага на маршруте. Теперь можно оцифровать кадровый сервис и отследить его экономику. 

Задать свои вопросы Екатерине Федоровой и узнать больше об опыте Сервисного центра FESCO вы сможете на Деловом завтраке «Кадровый ЭДО: Цифровизация на практике», который состоится 30 августа 2019 года в Москве.

Елизавета Гета

Комментарии