Отчет о Десятом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (День 3)

О переводе авансовых отчетов в электронный вид с применением ЭЦП рассказала Елена Бебешко, руководитель службы методологии Tele2. Докладчица рассказала о преимуществах перевода на ЭЦП авансовых отчетов по командировкам и поделилась тем, как это происходит в компании:

• подотчетное лицо готовит пакет документов для подтверждения расходов по командировке;

• специалист фронт-офиса размещает пакет документов по командировке в ЭДА на обработку в ЦОП, архивирует документы;

• сотрудник ЦОП регистрирует авансовый отчет в системе SAP ERP;

• подотчетное лицо подтверждает расходы по командировке в Fiori;

• руководитель подотчетного лица утверждает расходы по командировке в Fiori; 

• сотрудник ОЦО отражает затраты по командировке в учете, запускает процесс формирования электронного авансового отчета, его подписания ЭЦП и размещения в ЭДА.

Фарида Баширова, бизнес-аналитик «Миррико», выступила с кейсом «Командировка: сосредоточься на результате, а документами займусь я». Среди результатов автоматизации спикер выделила:

• изменение последовательности согласования;

• выделение билетов из авансового отчета;

• интеграцию систем;

• автогенерацию документов;

• оформление, используя телефон;

• самостоятельную покупку билетов с использованием чат-бота;

• автоформирование авансового отчета.

Галина Петрякова, руководитель группы проектов «Гринатома», выступила с докладом на тему «Электронная система учета качества операций в HR-ОЦО». Докладчица привела классификацию несоответствий и их маршрутизацию, рассказала об учете предупреждающих и корректирующих мероприятий, а также обратила внимание на аналитику и ее связь с КПЭ. В заключение, Галина перечислила результаты внедрения электронной системы, к которым отнесла:

• автоматизированную оперативную выгрузку данных по качеству из аналитического отчета;

• автоматическую фиксацию всех видов нарушений в HP SM;

• автоматизированную фиксацию, отработку, а также формирование отчетности;

• мониторинг повторяемости отклонений (ТОРНАДО);

• автоматизированный контроль статуса предупреждающих мероприятий по отклонениям (напоминания, уведомления о просрочках) от контроля качества к управлению качеством;

• применение контрольных процедур для выявления высокорисковых отклонений, а также анализ эффективности КП.

Об оптимизации процесса получения кадровых сервисов с помощью информационных киосков рассказал Николай Пестерев, заместитель генерального директора – директор по информационным технологиям «Тольяттиазота». Спикер подробно рассказал о решении автоматизировать личные кабинеты в инфокиосках, этапах и эффектах внедрения, а также поделился планом дальнейшего развития.

Ксения Абрамович, заместитель директора административного департамента «Иркутской нефтяной компании», выступила с кейсом «Подход к обучению управлению документированной информацией». Докладчица рассказала о принципе деления сотрудников по степени их вовлеченности в управление документированной информацией, а также обратила внимание на документальное закрепление ответственности и проведение обучения.

Владимир Журавлев, архитектор по СЭД «Выксунского металлургического завода», рассказал о том, как перевести в ЭДО внутренние бухгалтерские документы. Спикер поделился проектом развития ЭДО на предприятии, а также рассказал об архитектурном решении для внутренних документов компании. Кроме этого, докладчик обратил внимание на легитимность использования простой электронной подписи, а также представил примеры визуальных форм документов. В заключение, Владимир отметил основные сложности перехода к ЭДО, среди которых выделил следующие:

• выбор вида электронной подписи;

• большое количество видов;

• движения в ERP-системе;

• проблемы производительности при передаче визуальных форм;

• электронный архив;

• адаптация сотрудников к электронному подписанию;

• обучение большого количества сотрудников.

Об использовании мобильных решений по работе с СЭД для высшего руководства рассказал Дмитрий Шубин, главный специалист ОАК. Спикер описал этапы внедрения мобильного приложения, перечислил критерии выбора и рассказал о том, как обеспечить его информационную безопасность. Дмитрий также поделился опытом использования квалифицированной электронной подписи на предприятии, эффектами от внедрения мобильного решения, а также дал несколько советов по его внедрению. В заключение, докладчик остановился на road map предприятия на ближайшее время.

Елена Потокина, директор по документационному и организационному обеспечению «Апатита», подвела итоги четырех лет автоматизации ЮЗДО, а также поделилась ошибками и находками при работе с контрагентами и в процессе их подключения. Елена также рассказал об автоматизации входящего УПД и о пользе применения искусственного интеллекта для повышения эффективности.

Иван Курганов, руководитель по организации поставок и управлению запасами «МегаФона», выступил с докладом на тему «Выстраивание сквозного взаимодействия по электронным каналам связи с транспортными компаниями». Докладчик рассказал о том, что подтолкнуло к этому, а также о том, что предприняли в компании. В заключение, Иван поделился дальнейшими планами по развитию.

О привлечении клиентов к электронному обмену документами рассказал Сергей Гортинский, менеджер «СИБУР Холдинга». Спикер поделился способами вовлечения продавцов в привлечении клиентов к ЭДО, а также остановился на трудностях, с которыми компания столкнулась при настройке простого обмена и обмена через роуминг.

Александр Грисенко, руководитель ИТ-проектов «Авиационного комплекса им. С.В. Ильюшина», выступил с кейсом «Реализация проекта по налаживанию ЭДО между компаниями, объединенными в холдинг». Докладчик рассказал о предпосылках и проблематике проекта, задачах для подрядчика, а также о выборе конкретного решения и системы. Александр также обратил внимание на подход к решению проекта и его хронологию, а также остановился на подходе Plan-Do-Check-Act. В заключение, спикер поделился эффектом от интеграции обществ, возможными рисками в подобных проектах, а также рассказал о планах компании по развитию roadmap-решения.