Вячеслав Заичкин, CARCADE: Об оптимизации межкорпоративного ЭДО

Вячеслав Заичкин, директор департамента информационных технологий CARCADE, рассказал CFO Russia о вызовах и преимуществах оптимизации межкорпоративного ЭДО, а также поделился советами для эффективной работы с данным видом документооборота.

Какие инструменты и подходы к оптимизации межкорпоративного ЭДО сегодня популярны в компаниях?

Если говорить о подходах, пока большинство российских компаний используют межкорпоративный электронный документооборот лишь в рамках отношений по существующим договорам – обмениваются актами, счетами и счетами-фактурами. Компаниям с большим количеством контрагентов и значительным документооборотом ЭДО позволяет на порядок снизить транзакционные издержки, которые при использовании курьерской доставки могут достигать сотен рублей за один комплект. Также ЭДО помогает повысить удовлетворенность клиентов за счет гарантированной и своевременной доставки документов и в целом упростить взаимодействие.

Немногие компании используют ЭДО для подписания договоров в электронной форме. Этот вопрос не до конца проработали законодательно. Также возникают трудности при обмене неформализованными документами через роуминг. Кроме того, пока не накопилась достаточная практика рассмотрения электронных сделок в судах, чтобы можно было с уверенностью предлагать клиентам подписание договоров посредством ЭДО. Еще меньше компаний создают полностью прозрачную среду – бизнес-пространство, где можно как обмениваться с партнерами документами, так и полноценно взаимодействовать по всем вопросам бизнеса.

Что дает межкорпоративный ЭДО вашей компании?

ЭДО активно используют на рынке лизинга, но в основном для работы в рамках действующих договоров лизинга. В CARCADE ЭДО применяют для обмена первичными документами и подписания дополнительных соглашений к договорам. На сегодняшний день преимущества и простоту ЭДО оценили уже более 3 тысяч наших клиентов, которые отправили и получили более 120 тысяч документов. Перевод документооборота в электронную форму – важнейший механизм нашей региональной экспансии и цифровизации услуг. Поэтому мы планируем и дальше расширять его использование в нашей работе. В частности, включить возможность подписания договоров лизинга в электронной форме, обмен документами по еОСАГО и другие полезные для клиентов опции.

С какими трудностями могут столкнуться компании при оптимизации межкорпоративного ЭДО? Как решить данные сложности?

ЭДО стал популярным во всех отраслях экономики не так давно, и поэтому устранили еще не все проблемы. Например, существуют трудности обмена неформализованными документами между операторами ЭДО, проблемы настройки роуминговых соединений и нехватка недорогих коробочных интеграционных решений. Но рынок и государство постепенно решают часть проблем.

Например, сейчас ФНС разрабатывает технологию использования в ЭДО формата документа PDF/A-3, который объединяет в себе сам документ – контент, и служебную xml-часть с информацией об электронных сертификатах, которыми его подписали. Это упростит хранение электронных документов и дальнейшую работу с ними, так как будут использовать единый документ, который одинаково хорошо смогут прочесть и человек, и машина. Например, сейчас комплект одного универсального передаточного документа (УПД) содержит до 9 файлов. Также ФНС разрабатывает универсальный формат договора для применения в ЭДО. До сих пор не утвердили электронный формат договора, что сильно затрудняет обмен договорами через ЭДО, и это изменение подстегнет использование электронных документов в бизнесе.

Другую часть проблем, которая связана с интеграцией ЭДО в информационные системы компании, можно решить только инвестициями в собственную разработку механизмов совмещения электронного документооборота с бизнесом. Однако практика показывает, что такие инвестиции всегда окупаются. Для компании, у которой более тысячи постоянных клиентов, экономия после перехода на ЭДО составляет несколько миллионов рублей в год.

Какими советами вы можете поделиться с компаниями для успешной работы с межкорпоративным ЭДО?

В первую очередь, необходимо уделить внимание выбору оператора ЭДО, так как от этого в существенной мере зависит успешность всего проекта. Также можно провести блиц-опрос среди клиентов, чтобы определить, с какими операторами ЭДО они уже сотрудничают. Это поможет сделать правильный выбор и одновременно станет вашим публичным заявлением о намерении внедрить электронный документооборот. Если большинство ваших клиентов сосредоточено у двух-трех операторов, можно рассмотреть возможность заключения соглашений с несколькими операторами ЭДО.

Очень важно вести разъяснительную работу с клиентами. Причем начинать ее необходимо на старте внедрения ЭДО, так как процесс приглашения контрагентов занимает значительное время. Информационные материалы должны быть интересными и простыми, наглядно демонстрировать все плюсы перехода на электронный документооборот. Также нужно заручиться поддержкой оператора ЭДО, чтобы его специалисты оперативно решали возникающие при подключении клиентов проблемы.

Конечно, нельзя забывать о своих сотрудниках, для которых внедрение ЭДО не должно привести к неудобству или дополнительным трудозатратам. В идеале, ЭДО нужно бесшовно интегрировать в информационные системы и бизнес-процессы компании либо полностью автоматизировать.

Алиса Попова

Комментарии