Илья Андреев, ПГК: «Мы снизили напряженность при внесении изменений, а единый процесс стал прозрачней и структурированней»

Илья Андреев, процессный архитектор «Первой Грузовой Компании» и спикер Восьмой конференции «Повышение эффективности корпоративных бизнес-процессов», рассказал CFO Russia об управлении изменениями в бизнес-процессах его компании.  

Что послужило причиной реализации всех изменений через единый процесс в «Первой Грузовой Компании»?

В ПГК параллельно реализуют несколько масштабных проектов. Это внедрение SAP, общего центра обслуживания и системы хранения бухгалтерской первичной документации. Каждый из этих проектов сейчас проходит стадию стабилизации. Конечно, реальность отличается от концептуальных моделей. Чтобы обеспечить прозрачность изменений и согласований, были нужны общая платформа и универсальный процесс.

Как давно вы работаете над проектом по универсальному процессу?

О его необходимости мы начали думать с сентября 2018 года. Первый запрос по новой процедуре обработали в конце декабря.

Что теперь собой представляет единый процесс?

Он объединил всех заинтересованных лиц – владельцев процессов, руководителей проектов, представителей департамента информационных технологий и кадрового управления. Любой сотрудник ПГК может подать запрос на изменение бизнес-процесса через общий портал. Обращение привязывают к номеру бизнес-процесса и маршрутизируют в зависимости от того, на какие проекты и смежные процессы повлияет изменение.

Процесс реализовали в двух системах – ARIS и ServiceNow. ARIS – среда моделирования процессов, ServiceNow – система управления запросами на изменение. Обе мы доработали для целей проекта.

С какими сложностями вы сталкивались при разработке и автоматизации единого процесса? Как удалось с ними справиться?

Мы ожидали некоторые трудности и не рассчитывали, что процесс сразу будет идеальным и удовлетворит всех. В декабре 2018 года важно было запустить механизм и первый цикл PDCA (Plan-Do-Check-Act – «планируй-выполняй-проверяй-действуй» – технология непрерывного совершенствования процессов – прим. ред.). Не все ключевые пользователи приняли изменения. На согласующих документы сотрудников стал литься поток запросов, по которым надо было принимать решение в ограниченные сроки. Это было непривычно. Некоторые запросы висели на согласовании до двух месяцев. Мы пробовали разные варианты упрощения процесса, и некоторые из них сработали. Самое главное, что мы наладили диалог.

«Грабли», на которые мы наступили, – планирование одного маршрута для всех случаев. Мы начали работать с таким решением и увидели, насколько этот процесс громоздкий и неудобный. 80% заявок не требуют большого количества шагов. Архитекторам пришлось искусственно передвигать статусы их исполнения. Мы оптимизировали работу, ввели категории запросов Lite и Hard. Сейчас в случае незначительных изменений запрос идет по упрощенному маршруту.

Какие выгоды получила ваша компания от данных нововведений?

Самое важное – это снижение напряженности при внесении изменений. Сейчас процесс прозрачен, структурирован, у представителей бизнеса и руководителей проектов растет доверие к новой процедуре. На основании запросов в том числе можно формировать новые мини-проекты – создавать или улучшать бизнес-процессы. Еще одно достижение – соединение запросов на изменение, вызванных бизнес-потребностью и связанных с ИТ. Последние приобретают бизнес-обоснование, что позволяет продуктивнее использовать ресурсы.

Задать свои вопросы Илье Андрееву и узнать больше об опыте ПГК вы сможете на Восьмой конференции «Повышение эффективности корпоративных бизнес-процессов», которая состоится 30-31 мая 2019 года в Москве.

Алиса Попова

Комментарии