Ксения Кравцова, «НоваМедика»: «СЭД улучшила качество взаимодействия между подразделениями»

Ксения Кравцова, руководитель службы закупок «НоваМедики» и спикер Конференции «Управление коммерческими закупками в промышленности», рассказала CFO Russia про автоматизацию закупочной функции в ее компании.

Что послужило толчком к решению автоматизировать закупочную функцию в «НоваМедике»?

Эта идея витала в воздухе. Да и руководство компании понимало, что в век технологий необходима автоматизация, которая облегчит жизнь всем. Актуальность этой темы усилилась в связи с интенсивным развитием компании. Мы построили и открыли R&D-центр (Research and development – центр по разработке и исследованиям – прим. ред.), а также стали ключевым партнером Pfizer в России – компании-лидера глобальной фармы. Далее возникла перспектива строительства завода, что означало для нас неизбежный многократный рост объема закупок. По этим причинам мы посмотрели на возможность автоматизации более пристально.

Когда в вашей компании занялись этим проектом?

В 2017 году мы создали рабочую группу, которая приступила к анализу бизнес-процессов. Результатом ее работы стала наша система электронного документооборота (СЭД). Она объединила в себе основные направления поддерживающих функций компании: бюджетирование, закупки, аудит поставщиков и договорную работу. 

На какие этапы делилась автоматизация закупочной функции? С какими сложностями вы столкнулись в процессе и как удалось с ними справиться?

Можно выделить три этапа работы над этой автоматизацией: анализ бизнес-процессов, тестирование и внедрение внутри компании.

Вроде все просто, но за этим стояла сложная и упорная работа команды профессионалов из разных подразделений, которые упростили жизнь бизнесу. Так, мы увидели, что по некоторым направлениям процессы дублируются. Например, согласование бюджета руководителем центра финансовой ответственности (ЦФО), потом – заявки на закупку руководителем ЦФО, затем согласование закупочной документации и так далее. Поэтому пришлось оперативно вносить изменения не только в будущий процесс, но и в нынешний. Естественно, мы бы не справились без партнера, который помог реализовать наши наполеоновские планы. На этапе тестирования мы увидели новые возможности оптимизации процессов, поэтому нужно было максимально быстро внести изменения в продукт.

Финальный этап включал поэтапное внедрение модулей внутри компании и окончательную настройку. Департаменту, которому «повезло» быть первым, пришлось несладко. Мы сразу обнаружили все недостатки системы: нераспознавание бюджетов, некорректный путь, который заявка проходит в зависимости от типа закупки, бесполезность функции «шаблон закупочной документации». Например, мы выяснили, что последнюю удобней было писать вне системы, чем заново в ней, и так далее. 

Какие выгоды принесла компании СЭД?

Сначала сотрудники встретили новую систему с опасением. Они решили, что это желание поддерживающих функций показать свою значимость. Но со временем персонал почувствовал ее удобство, ведь резко сократилось количество бегающих по офису сотрудников, которые собирают подписи на очередном документе.

Благодаря СЭД мы осознали, какой огромный объем информации обрабатывают в нашей небольшой компании. Прозрачность процессов в отношении закупок позволяет отслеживать количество обработанных заявок, сроки обработки, экономическую эффективность и так далее. После внедрения автоматизации инициаторы видят, на каком этапе их запрос, и в какие сроки его обработают, поскольку система показывает список текущих, просроченных и предстоящих задач. Благодаря этому качество взаимодействия между подразделениями заметно улучшилось. Более того, возможность отслеживать весь закупочный процесс от начала до конца позволяет нам выявлять недостатки, устранение которых улучшает бизнес-процессы. Ведь предела совершенству нет!

Задать свои вопросы Ксении Кравцовой и узнать больше об опыте «НоваМедики» вы сможете на Конференции «Управление коммерческими закупками в промышленности», которая состоится 22 марта 2019 года в Москве.

Алиса Попова

Комментарии