Отчет о Девятом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (День 2)

Гагик Григорян, ведущий системный аналитик «ЮТэйр», выступил с докладом «Складское перемещение авиационно-технического имущества без бумаг: интеграция, маршрутизация, управление контентом». Спикер рассказал об особенностях управления версиями электронных документов, а также о том, как контролировать соответствие документов формальным требованиям. Кроме того, Гагик поделился способами осуществления маршрутизации электронных документов в зависимости от контекста документа.

О внедрении внутреннего ЭДО по движению материально-производственных запасов рассказала Ирина Денежкина, руководитель практики по учету закупочной деятельности службы стандартных операций ОМК-ЦЕС. В своем кейсе докладчица рассмотрела преимущества и недостатки бумажного документооборота, а также описала результаты, которые произошли в ее компании после внедрения ЭДО.

Гульнара Выдренкова, руководитель службы ЭДО отдела ИТ «ТМС групп», выступила с кейсом «Логистика юридически значимых электронных документов внутри холдинга и за его пределами». Спикер рассмотрела возможности и структуру логистики ЭДО и указала на ее преимущества над типовыми решениями. Гульнара также сделала акцент на работе с договорными документами и рассмотрела процесс логистики ЭДО: от внутреннего заказчика к внешнему.

О том, как изменить документооборот на производственном предприятии, рассказала Алена Гатина. Спикер поделилась тем, как в ее компании проходила автоматизация бизнес-процессов в ЭДО. Алена также сделала акцент на преимуществах и недостатках печатных форм ОС.

В панельной дискуссии «Эффективная автоматизация бизнес-процессов в ЭДО» приняли участие: Наталья Калашникова, руководитель проектов Hilti Russia, Сергей Щеглов, начальник отдела информатизации «Транснефтьэнерго», Иван Курганов, руководитель по организации поставок и управлению запасами «МегаФон», Гагик Григорян, ведущий системный аналитик «ЮТэйр», Артур Дзлиев, руководитель отдела контроля расчетов «Зельгрос», Степан Любавский, начальник отдела налогового планирования и контроля «Евросеть-Ритейл», Светлана Киселева, директор департамента финансового сопровождения закупок и ВЭД, заместитель финансового директора, «Спортмастер». Участники дискуссии обсудили следующие темы:

• с чего начать автоматизацию бизнес-процессов в ЭДО;

• какие бизнес-процессы в ЭДО удалось автоматизировать;

• как высвободить максимальное количество FTE;

• как не потерять ценного сотрудника и настроить систему обучения новым компетенциям.

Илона Ульянова, менеджер по кадровому консалтингу «ОБИ Франчайзинговый Центр», выступила с докладом «Внедрение электронного документооборота в HR-службе: без каких инструментов нельзя обойтись». Спикер акцентировала внимание на том, что благодаря внедрению ЭДО в HR-службу, компания может обходиться без отдела персонала, а именно: оформлять командировки, отпуск, отсутствие, расчетный листок без отдела персонала, а также локальные нормативные акты без листа ознакомления.

Вера Пономарева, ведущий бухгалтер по учету приобретения услуг «Келлогг Рус», выступила с кейсом «Как построить эффективный внешний ЭДО: цифровизация взаимоотношений с контрагентами компании». В своем докладе спикер поделилась предпосылками к реализации ЮЗЭДО в ее компании, а также указала на сложности, с которыми она столкнулась во время проекта. В заключение, Вера перечислила основные плюсы от реализации данного механизма.

О построении внутреннего и внешнего ЭДО в обслуживаемых предприятиях филиала рассказала Оксана Удалова, руководитель управления транзакционных операций «УРАЛХИМ». Докладчица рассмотрела направления развития ЭДО и рассказала о базовых технологиях перехода на электронные документы. Оксана также акцентировала внимание на этапах перевода юридически значимых документов в ЭДО и ожидаемых результатах.

Ирина Аржанухина, руководитель проектов в отделе взаимодействия с клиентами и логистики «Объединенные Пивоварни Хейнекен», выступила с докладом «Взгляд проектного менеджера: как управлять проектом перехода на внешний ЭДО». Спикер поделилась советами по борьбе с проблемами и рисками при переходе на ЭДО, а также указала на необходимость коммуникации внутри и вне компании для успешного внедрения.