Елена Миндукшева, Международный инвестиционный банк: «Эффективная автоматизация – процесс творческий и увлекательный»

Елена Миндукшева, заместитель финансового директора Международного инвестиционного банка и спикер Второй встречи дискуссионного клуба «ИТ в финансовых организациях», рассказала CFO Russia об автоматизации функций финансового департамента в ее компании.

С чего начинается процесс автоматизации?

С самого важного этапа – менеджмент принимает решение, что автоматизация необходима банку. Думаю, ни у кого не возникнет вопросов, зачем нужна автоматизация в 21 веке в банковской сфере. Она повышает эффективность и скорость работы, улучшает качество «конечного продукта», помогает оптимизировать текущие затраты на персонал, а также создать базу для увеличения объемов бизнеса при этих расходах и так далее.

Но есть и минусы автоматизации – большие капитальные затраты. Их нужно запланировать, осуществить, а далее провести оценку завершенного проекта и увидеть реальные результаты вложений. Если приняли решение о необходимости автоматизации, оценили и предусмотрели уровень расходов на нее в статье капитальных затрат, наметили план с четко сформулированными целями и ожидаемыми результатами от проекта – можно приступать к реализации.  

Расскажите о процессе автоматизации функций финансового департамента банка: каков здесь «конечный продукт», как расставляются приоритеты?

Основные функции финансового департамента банка – это бухгалтерский учет, финансовая и управленческая отчетность, планирование и прогнозирование. Для нас так называемый «конечный продукт» – это отчетные формы различного формата, цифрового наполнения и содержания. Пользователи данных также различны. В основном они делятся на внутренних (менеджмент банка, внутренние аудиторы, руководители и сотрудники департаментов) и внешних (акционеры, рейтинговые агентства, аудиторы, инвесторы, регуляторы).

Мы ориентируемся на качественные и количественные показатели отчетности. К качественным относится методологическая корректность данных, а именно соответствие требованиям: регулятора, МСФО, методике рейтингового агентства в зависимости от того, кто конечный пользователь отчетности. Также сюда входит возможность детализации: не только визуализация цифровых значений, но и доступный способ проверки алгоритма получения данных значений. Помимо этого, среди качественных показателей мы выделяем также наличие единого источника/единого хранилища данных и отсутствие ошибок.

В свою очередь, количественные показатели отчетности – это полнота данных, скорость подготовки и затраты человеко-часов.

Существенное улучшение этих количественных и качественных показателей – основная цель автоматизации.

Итак, бюджет на автоматизацию выделили, цели и приоритеты расставили. Что дальше?

Дальше все стандартно: запускаем тендерные процедуры по выбору внешнего вендора, создаем поэтапный план автоматизации и назначаем рабочую группу. Далее разрабатываем технические задания, проводим тестирование и внедрение. Эффективная автоматизация – процесс творческий и увлекательный. Он затрагивает многие бизнес-процессы, выявляет неэффективные схемы взаимодействия, требует их замены, реновации и обнаруживает пробелы в бизнес-цепочках. Здесь важно сделать как можно больше, но в запланированных временных и финансовых рамках.

Далее автоматизация завершается и начинается промышленная эксплуатация. В этот период все недочеты на этапе разработки и тестирования отражаются на ежедневной работе банка. Также эти недоработки влияют на полноту использования нового потенциала в части скорости и качества подготовки отчетности.

Расскажите, пожалуйста, как в Международном инвестиционном банке изменилась работа финансового департамента после завершения автоматизации.

В 2016 году МИБ перешел на новую автоматизированную банковскую систему с бухгалтерским учетом в полном соответствии с МСФО и автоматизированной финансовой отчетностью. Годовую аудированную отчетность за 2016 год МИБ выпустил раньше на календарный месяц, удивив не только российских, но и зарубежных коллег.

В 2017 году мы окончили и автоматизацию ежемесячной управленческой отчетности, сократив срок ее подготовки в два раза. В 2018 году вступил в силу новый стандарт МСФО 9. Еще при автоматизации учета в предшествующих годах мы заложили многие принципы, которые стали обязательными с вступлением в силу МСФО 9. Обновления расчета резервов и раскрытий в отчетности сейчас на финальной стадии постановки на «автоматические рельсы».

Помимо ежемесячных, ежеквартальных и годовых отчётов, автоматизация позволила формировать ежедневные финансовые отчеты. Оперативная отчетность позволяет менеджменту всегда быть информированными о состоянии банка, иметь проактивный подход в управлении балансом и операциями, предвидеть возможную волатильность и принимать соответствующие меры для митигирования рисков.

Основное изменение в работе финансового департамента после реализации многоэтапного проекта по автоматизации – это перестройка структуры и формата работы сотрудников. Ранее я перечисляла характеристики и показатели всевозможных видов цифровых данных и отчетных форм в качестве ориентира для работы. Помимо них, у нас появились показатели степени автоматизации новых подходов, продуктов, раскрытий и расчетов. Невозможно завершить проект автоматизации и «почивать на лаврах» эффективной работы продолжительный период времени. Для того чтобы новый софт сохранял свою стоимость, отвечал последним требованиям и тенденциям, его необходимо постоянно адаптировать или, по крайней мере, проверять на потребность в обновлении. Эта работа более глубокая и сложная, чем ежемесячные рутинные расчеты в Excel. Думаю, еще есть потенциал для дальнейшего улучшения как количественных, так и качественных ориентиров.

В целом, автоматизация очень важна для финансовых институтов, особенно для банков развития.

Задать свои вопросы Елене и узнать больше об опыте Международного инвестиционного банка вы сможете на Второй встрече дискуссионного клуба «ИТ в финансовых организациях», которая состоится 26 февраля 2019 года в Москве.

Алиса Попова

Комментарии