Ефим Гринберг, АО «Татэнергосбыт»: «Важно показать, что ЭДО дает явную экономию»

Представляем конкурсанта Премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2018». Ефим Гринберг – начальник отдела развития «Татэнергосбыт». В этом материале он рассказывает об электронном документообороте компании и участии в конкурсе.

Когда стартовал проект внедрения ЭДО в вашей компании?

В 2014 году. Мы начали его в марте, но окончательный толчок он получил в конце октября.

Как изменился ЭДО в вашей компании за это время?

Через год после начала внедрения проекта мы уже начали полноценно работать в ЭДО. К концу 2015 года у нас было 50% электронных документов с внешними контрагентами.

Что касается внутреннего ЭДО, то его мы используем с 2011 года. Мы привыкли к нему, и никто не замечает, что он есть.

Сейчас мы обслуживаем 53% потребителей через юридически значимый электронный документооборот. Сотрудничаем с тремя операторами: «Такснет», «Тензор» и «СКБ Контур».«Такснет» обслуживает у нас в основном бюджетников, «Тензор» – коммерческие структуры, а «СКБ Контур» сейчас пытается подключить крупные холдинги.

Реализация трехстороннего ЭДО была основным камнем преткновения, из-за которого у нас с марта до октября работа не сдвигалась с мертвой точки. Все из-за сложной цепочки действий. Сначала мы формируем документы и отправляем их потребителю, который вносит показания приборов учета приложения №16 и отправляет их в сетевую компанию. Она должна открыть их в ЭДО, сверить со своей программой и согласовать. В случае согласования их отправляют к нам в кабинет ЭДО. Оттуда показания автоматически заносятся в нашу расчетную программу. Если же сетевая компания не согласовывает показания, они возвращаются к потребителям.

Кроме того, нам пришлось убедить и обучить сотрудников сетевой компании, а у них 56 офисов по всей республике.

Дальше мы начали адресную работу с каждым контрагентом. Вся территория республики Татарстан – зона действия гарантировавшего поставщика электроэнергии в лице АО «Татэнергосбыт». Мы ездили в офисы клиентского обслуживания, собирали крупные предприятия и устраивали для них презентации. Показывали, что ЭДО – это несложно, объяснив его выгоду и удобство. Важнее всего было убедить именно крупные организации. Со «Сбербанком», например, мы до сих пор не можем наладить стопроцентный электронный документооборот и обмениваемся документами по электронной почте. У них свой внутренний электронный документооборот и правила входа туда: он платный и надо вносить все данные в систему вручную. Для нас это затратно из-за большого количества документов для различных подразделений «Сбербанка». В нашем ЭДО информация автоматически загружается и выгружается.

Мы получали обратную связь от сотрудников наших офисов. И многие говорили, что для них накладно покупать электронную подпись. А также неудобно, потому что нужно ехать в Казань или Набережные Челны. Иногда нужно преодолевать расстояние 500 км. Поэтому мы с «Тензором» разработали бесплатные облачные подписи и в 2015 году внедрили их. При этом весь ЭДО для наших потребителей бесплатный, за все платим мы.

Облачные подписи мы тоже начали выпускать за свой счет и принимать документы в своих офисах, то есть там, куда потребители ездили за первичными документами четыре раза в месяц. Им было проще предоставить пакет документов. Мы наладили логистику для передачи документов «Тензору» – первоначально мы передавали сканы электронного формата, а потом довозили оригиналы.

Почему не 100% ваших потребителей используют ЭДО?

На самом деле мы со всеми потребителями перешли на электронное взаимодействие. Но только с 53% – на ЭДО, а с остальными мы работает по дополнительным соглашениям к договору. Мы посылаем и получаем документы через личный кабинет на нашем сайте, электронную почту либо СМС. У них есть коммерческая недвижимость, но нет статуса юридического лица и им не нужны первичные документы и отчетность. Им надо знать, какую сумму платить. Мы пытались подключать их к электронному документообороту, испробовали массу вариантов, работая и с мелкими ООО, и с частными предпринимателями с удаленной бухгалтерией. Но не получилось перевести их на электронный обмен документами. Им проще получать их по электронной почте. Мы с этим согласились.

На сколько вы сократили затраты при переходе на электронный документооборот?

За время внедрения – на 5 млн рублей. Но при подсчете мы учитывали только прямые затраты: на бумагу, доставку и обслуживание оргтехники. Мы не брали в расчет человеко-часы и другую косвенную экономию. Она большая, но для нас считать ее было не принципиально. А затраты на бумагу сразу заметно уменьшились.

Как сотрудники принимали эти изменения?

Исполнительскую дисциплину никто не отменял. Но все понимали, что электронный документооборот облегчает их работу. Им не нужно бегать за потребителями, отвозить бумаги, а потом искать их, чтобы забрать документы с подписями. Кроме того, не надо неделю терпеть в своих офисах толпы представителей организаций, которые приезжали сами. Раньше были огромные очереди, в которых люди стояли по полтора-два часа. И доходило до скандалов, особенно в крупных городах. Теперь такого нет, сократились затраты на транспорт и времени стало больше. Все решается по телефону.

Первое время было сложно научить сотрудников работать в личном кабинете. Также нужно было созваниваться с потребителями, чтобы они не забывали заходить туда, согласовывать либо просматривать документы. Поэтому мы сделали специальный сервис. И теперь сотрудники могут все отслеживать в нашей расчетной системе, не заходя в личный кабинет. Стоит отметить, что 53% наших потребителей – это 20 тысяч юридических лиц, которые ежемесячно получают от нас и отправляют нам порядка 120 тысяч документов по ЭДО, и они очень быстро к этому привыкли – к хорошему привыкаешь быстро! Все это автоматизировано, как и отправка документов по электронной почте, СМС или через личный кабинет на нашем сайте.

Почему участие в конкурсе «Лучший ЭДО в России и СНГ 2018» важно для вашей компании?

Прежде всего, мы хотим показать другим, что все возможно, несмотря на сложности с трехсторонним документооборотом и индивидуальным подходом каждого предприятия. Ведь обмен документами происходит у нас не от случая к случаю, когда есть заказ, а ежемесячно. Важно показать, что ЭДО дает явную экономию. Нам интересно поучаствовать в конкурсе и показать, что мы действительно в первых рядах. Также активно продвигают ЭДО сбытовые компании Москвы, Перми и Новосибирска.

Юлия Сильченко

Комментарии