Вера Пономарева, «Келлогг Рус»: «Благодаря ЮЗЭДО повысилась эффективность работы с контрагентами»

Вера Пономарева, ведущий бухгалтер по учету приобретения услуг «Келлогг Рус» и спикер Девятого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказала CFO Russia о построении юридически значимого документооборота с контрагентами.

Как давно в «Келлогг Рус» стартовал проект по построению ЮЗЭДО (юридически значимый электронный документооборот – прим. ред.)?

Планы по переходу на ЮЗЭДО с контрагентами возникли еще в 2013 году, а к реализации нас подтолкнули наши сетевые клиенты.

На какие этапы делился проект?

С середины 2016 года мы наладили обмен ЮЗЭД с внешними контрагентами. Первыми в «цифру» перевели следующие документы: счет-фактура, товарная накладная, уведомления о заказе и приемке товара при отгрузке продукции нашим сетевым клиентам.

С июля 2017г. законодательство обязывает нас при обмене ЮЗЭД использовать электронный УПД. Поэтому следующим этапом был перевод в «цифру» исходящих ЭУПД в двух форматах: СЧФ как счет-фактура и СЧФДОП как универсальный передаточный документ со статусом 1. Он позволяет применять документ как основание для вычета НДС и как первичный учетный документ.

На данном этапе мы «оцифровали» около 80% от общего объема отгрузочных документов.

Переход на юридически значимый электронный документооборот происходит постепенно. Мы провели опрос среди наших поставщиков о желании и готовности перейти на ЮЗЭДО и сейчас переводим их в «цифру».

Кроме того, мы настроили обмен входящими ЭУПД в формате СЧФДОП и СЧФ, а также приложение к УПД – неструктурированный документ.

На данный момент мы перевели поставщиков услуг в «цифру» примерно на 7% от общего объема входящих документов на услуги.

Также в настоящее время проводим внутреннее тестирование нашей ERP-системы для настройки и интеграции с сервисом провайдера для ЮЗЭДО с поставщиками ТМЦ (товарно-материальные ценности – прим. ред.). Рассчитываем в ближайшее время начать с ними обмен.

С какими сложностями вы столкнулись при реализации проекта?

В первую очередь были сложности при роуминговых соединениях, так как многие наши клиенты обслуживаются у разных операторов.

Чтобы решить эту проблему, мы провели исследование. В результате мы выяснили, что у многих сетей, с которыми мы работаем, один оператор ЭДО. Мы решили подключиться к нему. Такой подход значительно сократил использование роуминга.

Несколько иная ситуация была по входящим электронным документам. Наши контрагенты подключены к другому оператору. Мы договорились о том, каким образом будет происходить обмен. Особенно при обмене УПД с документами от поставщиков услуг. Мы решили, что лучше всего использовать технологию пакетов. То есть мы реализовали связь между УПД и документами, связав их в один пакет. Это важное ограничение, которое мы обсудили с поставщиками. Если все-таки они присылают документы не в пакете, то мы делаем ссылку на него вручную. Для этих целей мы доработали нашу ERP-систему.

Перед переходом на ЭДО с каждым нашим клиентом мы проходим тестирование обмена для выявления возможных вопросов и исключения проблем при дальнейшей работе.

При реализации ЮЗЭДО мы также столкнулись с низкой осведомленностью о нем у многих наших контрагентов. При опросе они соглашаются перейти на обмен в электронном виде, так как считают, что если настроен обмен отчетностью ФНС, то возможен и ЮЗЭДО. Но на деле они не готовы. То есть для ЮЗЭДО им необходимы дополнительные вложения и настройки.

Приходится выстаивать коммуникацию, обучать и консультировать наших контрагентов и сотрудников «Келлогг Рус». Для последних мы совместно с IT-службой разработали и подготовили инструкции по работе с ЮЗЭДО.

Какой эффект получила ваша компания по итогам проекта?

Наши затраты на пересылку и восстановление документов сократились и продолжают сокращаться. Больше не нужно следить за возвращением оригиналов, исключена потеря документов.

Также повысилась эффективность работы с контрагентами. Теперь клиенты могут быстро получать ответы на свои запросы. Возможен доступ к необходимым данным за счет средств поиска и экспорта данных непосредственно из ERP-системы.

Задать свои вопросы Вере и узнать больше об опыте «Келлогг Рус» вы сможете на Девятом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который состоится 25-26 октября 2018 года в Москве.

Анастасия Алешина

Комментарии