Алексей Клеутин, Simple: «Всегда следует анализировать процессы финансовой службы и оставлять только необходимые»

Алексей Клеутин, директор департамента управленческого учета и отчетности Simple и спикер Конференции «Управленческий учет и учет по МСФО: пути сближения, практические решения», рассказал CFO Russia об оптимизации организационной структуры финансовой службы в его компании и о том, как на ней сказывается ведение четырех видов учета.

Каковы причины ведения в Simple сразу четырех видов учета?

Наши причины не отличаются от других. На мой взгляд, мы просто добрались до уровня крупнейших компаний, которые используют такой подход. Законодательство РФ требует вести два вида учета – налоговый и бухгалтерский. Если компания небольшая, скорее всего эти два вида у нее равны. Но при этом есть вероятность, что для принятия управленческих решений менеджменту будет недостаточно бухгалтерских аналитик. Тогда потребуется ведение управленческого учета. Чем больше компания, тем больше ее потребности в управленческих аналитиках.

В свою очередь МСФО-отчетность – квинтэссенция всех видов учета. Обычно только крупные организации могу себе позволить ее подготовку. Да и потребность в ней появляется только у них, так как многие компании не подпадают под законодательное требование подготовки отчетности по МСФО.

Как наличие четырех видов учета сказалось на организационной структуре вашей финансовой службы?

С возникновением управленческой и МСФО-отчетности у нас появились соответствующие специалисты.

Также мы помним, что эти два вида учета ведут не просто ради самой отчетности, а чтобы в результате получить реальные экономические выгоды. Для этого нам нужно: оперативно получать отчетность, необходимые сопутствующие документы, разрезы и аналитики, сравнение с бюджетом, подтверждать качество данных, проводить аудит и так далее. Все это накладывает дополнительные требования почти на все смежные подразделения нашей компании.

Какие меры вы предпринимаете для оптимизации структуры финансовой службы?

Мы делаем упор на автоматизацию процессов. Плотно работаем с ИТ, проводим ИТ-комитеты, приоритизируем функции и задачи.

Также мы стараемся погружаться в «гембу»: углубляемся в процесс и место его возникновения, чтобы понять, какие функции неэффективны или «исторические». После этого мы либо трансформируем их, либо просто упраздняем, если они не несут целевого результата.

Можете привести пример неэффективных учетных функций, которые вам приходилось оптимизировать?

Мы совершенствуем наши процессы по принципу «узкого горлышка».

Например, долгое время наши платежи в банк отправляли путем перепечатывания заявок на оплату из учетной системы в «банк-клиент». Мы заметили это и интегрировали шаблоны платежных поручений в учетную систему, автоматизировали передачу готовых поручений в «банк-клиент». В результате по мере расширения организации не пришлось брать новых специалистов, а руководителю казначейства удалось перераспределить функции более эффективно.

Мы также обнаружили ряд операций, которые дважды вводили в учетную систему – в бухгалтерский и управленческий учеты. Чтобы решить эту проблему, мы составили ТЗ для синхронизации операций с единой точкой ввода.

Какой совет вы можете дать другим компаниям для создания оптимальной структуры финансовой службы?

Нужно идти от цели к процессам. Расширяя план счетов и добавляя новые аналитики или отчеты, нужно понимать, что рано или поздно это может привести к увеличению потребностей в ресурсах. Если вы как финансовый директор получаете 10 отчетов, а реально пользуетесь только двумя, то разумно сосредоточить ресурсы на подготовке этих двух и не составлять остальные. Нужно проанализировать процессы и оставить только необходимые.

Следует также автоматизировать через BI аналитические отчеты и рассылки, которые направляют для потребностей финансовой службы и бизнеса.

Кроме того, важно не скупиться на хороших ИТ-специалистов. В наше время прогрессируют те компании, которые смогли качественно реализовать современные ИТ-решения как для управления бизнесом, так и для работы с клиентом.

Все это в совокупности должно привести к оптимальной структуре не только финансовой, но и прочих служб в организации.

Задать свои вопросы Алексею и узнать больше об опыте Simple вы сможете на Конференции «Управленческий учет и учет по МСФО: пути сближения, практические решения», которая состоится 28 сентября 2018 года в Москве.

Анастасия Алешина

Комментарии