Оксана Бейхольд, Nexign: «Мы сделали очередной шаг к процессно-функциональному ориентированию бизнеса»

Оксана Бейхольд, бухгалтер группы казначейства Nexign и спикер Второй конференции «Автоматизация корпоративного казначействa», поделилась с CFO Russia опытом автоматизации казначейства, а также рассказала о кросс-функциональной автоматизации.

Что послужило причиной для автоматизации казначейства в Nexign?

Основная причина любой автоматизации заключается в желании компании оптимизировать процессы и расходы путем снижения трудозатрат, рисков человеческого фактора и зависимости бизнеса от ключевых исполнителей, а также оперативного выявления ошибок и момента их возникновения.

На какие этапы делилась автоматизация? Какой эффект получила компания от ее проведения?

При проведении автоматизации для начала определяются процессы, которые:

Во-первых, требуют наибольшего количество времени у исполнителя на обработку, являются стандартными и имеют понятный временной базис (ежедневно, еженедельно, ежемесячно).

Во-вторых, могут быть автоматизированы в принципе, то есть результат зависит от вводных данных, а не от управленческого решения, либо условие-результат решения можно запрограммировать.

И в-третьих, критически важны с точки зрения точности результата, например, объем финансирования компании за месяц, расчет финансовых показателей, влияющих на соблюдения обязательств.

Далее мы анализируем выделенные процессы, выявляем возможности их оптимизации и начинаем реализацию решений. Ожидаемый эффект от достигнутых целей включает в себя: увеличение производительности труда сотрудников, их самостоятельности в получении информации и принятии решений в рамках своих компетенций, а также снижение количества ошибок в данных, документах и управленческих решениях.

Таким образом, мы сделали очередной шаг к процессно-функциональному ориентированию бизнеса.

С какими сложностями вы сталкивались при проведении автоматизации?

Основная сложность заключалась в том, что на момент сбора требований для технического задания и во время внедрения рабочие процессы могли измениться или дополниться новыми задачами.

Также в переходный период увеличилась нагрузка на сотрудников, так как было необходимо работать сразу в нескольких системах. Осложнял процесс и страх перемен. Все новое – это всегда выход из зоны комфорта. Нужно помнить, что автоматизация – это изменение устоявшегося процесса и правил, по которым работает персонал.

Чтобы снизить уровень психологического напряжения, мы активно работали с выделенной группой сотрудников, на которых больше всего сказывались вводимые изменения – так называемыми стейкхолдерами. Мы объяснили им преимущества автоматизации стандартных операций и указали на существенную экономию времени на конкретных примерах.

Также мы определили ключевых специалистов, key users, которые: досконально знают процессы, точки входа и выхода информации и их взаимозависимость, а также готовы в нестандартных ситуациях перехватить управление процессом на себя до момента, когда задача снова начнет вписываться в стандартный бизнес-процесс.

Что собой представляет кросс-функциональная автоматизация?

Кросс-функциональная автоматизация – это единая автоматизация для всех отделов. Своего рода общий алгоритм, который работает для всех процессов компании. Мы не выделяем один участок, мы работаем с «общей картиной». Такой подход позволяет отделам эффективно взаимодействовать между собой и достигать высокого результата на всех уровнях.

Каковы ее преимущества?

Для нас основным преимуществом КФА стала возможность использования опыта и знаний сотрудников разных отделов для решения одной задачи. Она позволила избавиться от синдрома «замыленного глаза» и не только взглянуть на задачу свежим взглядом, но и использовать компетенции разных людей, найдя самое эффективное решение. КФА также благотворно повлияла на вовлеченность сотрудников в процесс и повысила их мотивацию. Они почувствовали возможности проявить себя, повлиять на многие аспекты в работе бизнеса, блеснуть своими знаниями или просто получить новое от коллег. Такой подход позволил проводить автоматизацию процессов с уверенностью, что она будет настолько эффективной, насколько это позволяют сделать компетенции не одного сотрудника, отвечающего за конкретный участок, а всех, кто так или иначе связан с этим процессом.

Задать свои вопросы Оксане и узнать больше об опыте Nexign вы сможете на Второй конференции «Автоматизация корпоративного казначействa», которая состоится 20-21 сентября 2018 года в Москве.

Анастасия Алешина

Комментарии