Виктор Васильев, «Норникель»: «Конкурсы позволяют “подсмотреть” и поделится практиками, которые дают наилучшие эффекты с минимальными инвестициями»

Представляем третьего члена жюри Премии «Лучший ЭДО в России и СНГ 2018». Виктор Васильев – руководитель направления развития систем электронного документооборота компании «Норникель». В 2016 году она стала победителем в номинации «Лучший запуск ОЦО» конкурса «Лучший ОЦО России и СНГ 2016». О том, какие достижения помогли одержать победу, и для чего нужны такие мероприятия, вы узнаете в этом материале.

Как менялось видение ЭДО в вашей компании?

Для начала хотел бы отметить, что понятие ЭДО многогранно, как и проекты в этой области. Разные компании видят их по-разному. Даже внутри одной компании могут возникать дискуссии о том, где ЭДО начинается и где заканчивается. Мы – не исключение и также задаем себе эти вопросы.

Можете привести пример таких дискуссий?

Например, сдача налоговых деклараций – компонент электронного документооборота или нет? В чистом виде это бухгалтерская функция. Но с возможностями ЭДО она становится комплексной групповой работой, которая затрагивает как взаимодействие между участниками – классический Workflow, так и системную составляющую – интеграцию с учетной системой, электронную подпись и доставку в ФНС. В классическом варианте такие документы смотрят бухгалтеры: заполняют декларации, своевременно отвечают на запросы ФНС и так далее. Но если посмотреть глубже, то это корпоративная часть: даже при обработке запросов Федеральной налоговой службы подбирают документы, выдают поручения, возникает внутренняя и внешняя переписка. Все это составляет серьезный документарный объем, которым обязательно нужно заниматься с фокусом на ЭДО и просчитывать эффекты.

Еще один пример – кадровые процессы, которые нередко действуют в пределах HR-службы. Однако с ЭДО они превращаются в инструмент трансформации и повышения эффективности: как за счет системного формирования, согласования и утверждения электронных документов, так и последующей автоматизации отражения мероприятий по ним. Вместе с тем такой взгляд на кадровый процесс позволяет получить полезные бизнес-кейсы, которые связаны с мобильными решениями для персонала, киосками самообслуживания, личными кабинетами и другими сервисами, которые ускоряют бизнес-операции.

Аналогично и с другими бизнес-функциями.

Сейчас мы находимся в точке, где парадигму ЭДО составляют процессы большей части бизнес-подразделений, и документооборот — это не только система, но и инструмент повышения эффективности в сквозных процессах. Для нас такой подход становится определяющим в дальнейшем развитии.

Как происходило внедрение ЭДО в вашей компании?

Если говорить про наш самый первый проект, то нужно учитывать, что раньше каждый наш актив самостоятельно курировал внедрение электронного документооборота. То есть единой философии процесса не было. Поэтому исторически сложилось так, что документооборот и опыт отдельных активов разнообразен: где-то внедряли отраслевые решения, где-то продукты узкой специализации, где-то смотрели на автоматизацию только конкретного подразделения, документа и тому подобное.

Таким образом мы прошли классический путь от внедрения локальных систем начала 2000-х в различных активах до единых централизованных систем для всех компаний группы.

В итоге сегодня у нас есть три фундаментальные системы: корпоративный классический ЭДО – КАСУД, межкорпоративный ЭДО – B2B и ЭДО ОЦО – СОД.

Расскажите, пожалуйста, кратко о каждой из них.

Проект корпоративного документооборота КАСУД стартовал в июне 2014 года и должен был продлиться 2,5 года. По результатам мы в основном достигли ключевых целей, которые стояли перед нами на тот момент.

Система включает в себя автоматизацию работы с входящими и исходящими письмами, поручениями, протоколами, служебными записками, договорами и так далее.

В настоящее время мы перешли в фазу тиражирования и функционального развития, в том числе с учетом перспективных возможностей, которые открываются в рамках цифровой экономики.

Вместе с тем для нас не менее значимо уменьшение кастомизации системы, выполнение перехода на новую версию платформы в 2019 году, наращивание, развитие и сохранение собственных компетенций.

Межкорпоративный документооборот делится на два больших блока. Первый – B2B, который сопровождает коммерческую деятельность, связанную с обменом первичными документами между контрагентами. Второй – B2G, который нацелен на взаимодействие с государством за периметром компании: участвуют ФНС, ФСС и другие регуляторы, где тоже есть документарные процессы.

Проект мы запустили в начале текущего года и начали с B2B. Сейчас он охватывает четыре компании группы, которые будут пилотировать его между собой. В сентябре мы начнем работать по прямым сделкам, а в марте 2019 года – по посредническим.

Особенность проекта в том, что к его реализации мы сразу подошли с пониманием ожидаемых эффектов на выходе: как их измерять, в каких кейсах требуется бизнес-трансформация для максимизации эффектов. Другими словами, как отметили недавно в интервью вашему изданию Юрий Шеховцов и Григорий Чуланов, проект для нас – продвинутая автоматизация с понятной моделью окупаемости, которой мы можем управлять.

Не менее важно то, что мы сразу закладываем фундамент для будущих преобразований по работе с третьими лицами – нашими клиентами и поставщиками, а также для последующего тиража на другие наши активы с минимальными инвестициями.

Третья система – автоматизация функции ОЦО. Она тоже уже стала классической для России, хотя многие компании к ней только приходят. Мы начали этот проект в марте 2015 года.

Всю учетную функцию собирают в одном месте, а активы располагают в разных точках страны. Нам нужно эффективно доставлять информацию, документы для операционистов, чтобы они отражали их в учете. Система обеспечивает доставку и хранение скан-копии документов из локаций в центр обслуживания для отражения в учете и архивного хранения.

Какие ваши дальнейшие планы в сфере ЭДО?

В настоящее время мы просчитываем варианты трансформации систем. В первую очередь для более тесной интеграции между ними и учетной системой, расширение каналов доставки документов, внедрение интеллектуальных компонентов обработки и, как следствие, глубокую автоматизацию рутинных операций.

Мы двигаемся к концепции, в которой ЭДО представляет собой портфель инструментов не просто локальной автоматизации отдельных бизнес-процессов, а интегрированных друг в друга комплексных решений для автоматизации сквозных процессов с «прицелом» на радикальное снижение бумажного трафика.

В отношении этой концепции мы и определили большую триаду сервисов, о которой я уже рассказал. Их совокупность покрывает практически весь периметр документарных процессов, релевантный для нас в среднесрочной перспективе. При этом мы не упускаем из виду возможности в горизонте пяти лет.

Отдельно мы выделяем инструменты диджитализации, которые затрагивают все указанные направления. Если эти инструменты полноценно не претендуют на самостоятельные проекты, то как минимум естественным образом дополняют возможности любого электронного документооборота в виде вспомогательных микро-сервисов. К ним относятся:

·         интеллектуальная обработка и понимание;

·         роботизация;

·         электронная подпись;

·         мобильные решения и чат-боты;

·         аналитика.

Такой подход для нас – новый элемент автоматизации работы с документами, который мы продолжаем улучшать и просчитывать по ним инвестиционные и качественные выгоды.

Когда вы говорите про долгосрочные планы, в горизонте пяти лет, какие возможности для ЭДО вы видите?

В этом вопросе всегда легко «свалиться» в зону футурологии. Тем не менее мы четко видим те возможности и тренды, которые сейчас активно прорабатывают и даже пилотируют. Самые интересные, на наш взгляд – возможности, которые открывает цифровая экономика. Сюда входит и безбумажная форма взаимодействия с работниками, и технологии на стыке B2B+B2G, и финансы с распределенными реестрами – блокчейн, искусственный интеллект, а также усовершенствование электронной подписи, в первую очередь за счет доступности из облака, и много другое.

Вы стали победителем в номинации «Лучший запуск ОЦО» конкурса «Лучший ОЦО России и СНГ 2016». Что дает компании участие в подобном конкурсе?

В первую очередь это мотивирует работать лучше и оставаться на высоком уровне. Запуск бывает один раз. И то, что мы сделали его максимально эффективно по мнению других участников – как минимум хорошая оценка бизнес-сообщества.

Почему участие в подобном конкурсе важно для руководителя и других участников проекта?

Такие конкурсы очень хороши для того, чтобы к чему-то стремиться и понимать, где мы находимся сейчас, и где наши партнеры и конкуренты. Самое главное – правильно чувствовать, куда двигаются все, и задаваться вопросом, двигаемся ли мы в этом направлении и «двигаем» ли мы что-то. Иногда достижения остаются незамеченными. И такие площадки позволяют:

·         правильно оценить себя с точки зрения сторонних компаний;

·         понять, как работают другие;

·         «подсмотреть» практики, которые дают наилучшие эффекты с минимальными инвестициями.

Именно поэтому такие конкурсы и создают не только по ЭДО, но и по другим направлениям.

Юлия Сильченко

Комментарии