Анна Глазкова, IMA Moscow: «Наше недалекое будущее – абсолютное исключение человека из согласования платежей»

Анна Глазкова, вице-президент IMA Moscow и спикер Делового завтрака «Оптимизация планирования денежных средств и платежного процесса в корпоративном казначействе», рассказала CFO Russia об автоматизации казначейства и элементах контроля при согласовании платежей.

Как согласование платежей влияет на скорость бизнеса в вашей компании?

Обычно согласование платежей, которые уже утвердили в оперативном платежном календаре, у финансового директора занимает 10-15 минут. При этом все процессы нужно заранее регламентировать и отстроить.

Бывают исключительносложные случаи. К таким относятся платежи, которые не предусматривает платежный календарь, а также срочные нестандартные заявки. На них требуется больше времени, поскольку нужно разобраться во многих нюансах: в причине возникновения платежа, почему он оказался незапланированным, кто из топ-менеджмента был инициатором, и насколько целесообразен такой платеж. Эти нюансы относятся к разряду «ручного» управления. Такие срочные нестандартные платежи – не редкость. По правилу Парето они отнимают 80% времени финансового директора против 20% на стандартные платежи, утвержденные в платежном календаре.

Как можно оптимизировать многослойную процедуру согласования платежей?

Стандартная операционная процедура проведения платежей включает нескольких элементов: регламент, финансовый план, заявку на платеж, согласование реестра и формирование платежных документов.

Чем больше число согласователей, тем менее продуктивно работает финансовая служба.

На скорость согласования платежей негативно влияют многоэтапные согласования, в которых участвуют внешние структуры: надзорные компании, банки, инвестиционные фонды, представители акционеров. Некоторые надзорные органы до сих пор требуют бумажные версии полного пакета документов, прошнурованные, пронумерованные и заверенные подписью и печатью. В общем, каменный век. В моей практике были случаи, когда такая многослойная процедура согласования приводила к тому, что платеж могли согласовывать 18 дней. К сожалению, в таких случаях повлиять на скорость принятия решений практически невозможно. Единственный разумный выход – максимально отстроить процесс и обозначить требования. Последнее желательно оформить в виде регламентируюшего документа.

Какие аспекты важны при согласовании платежей в группе компаний?

Доверие увеличивает скорость бизнеса и его эффективность. К сожалению, низкое доверие – самая большая статья расходов. Представители топ-менеджмента сходятся во мнении, что недостаток доверия ведет к интригам, бюрократизации и потерям. Фокус при этом смещается со стратегического развития компании на уровень микроменеджмента, где большинство управленцев заняты согласованием, пояснением, контролем и сбором доказательной базы. Если не разделить функции корпоративного центра и ДЗО (дочернее и зависимое общество – прим. ред.), недоверие увеличится. Обычно все сводится к тому, что «вассалы» из корпоративного центра начинают тормозить и чинить препятствия под предлогом высокой цели «сокращения затрат» и «сохранности активов». Увы, такова человеческая природа. Сотрудник, выполняющий контрольные функции, старается всячески доказать важность своего присутствия на рабочем месте. Избыточные контрольные процедуры могут приводить к тому, что платежи рассматриваются несколько недель. Как следствие, производство входит в зону риска при отсутствии должного запаса и ритмичных поставок сырья и материалов.

В таком случае производственные площадки вынуждены оправдываться, готовить обоснования, спасать горящие производственные планы. Акционеры зачастую не могут наблюдать болезнь в развитии и включаются уже только после возникновения проблем, срывов графиков, задержек финансирования, отставания в реализации проектов. В конечном счете такая невнимательность становится причиной недополучения прибыли, потери клиентов, снижения доли рынка и стоимости актива. Поэтому необходимо соблюдать принцип разумности и целесообразности «не умножать сущности без необходимости».

Что послужило причиной для автоматизации казначейства?

При автоматизации бизнес-процессов внедрение ERP-системы обычно начинается с казначейства. Этот блок самый простой и понятный. Результат виден сразу.

Во-первых, централизация казначейства и автоматизация казначейской функции дает много возможностей: позволяет оптимизировать денежные потоки, сократить расходы на привлечение заемных средств или увеличить доходы от размещения свободных денежных средств, получать оперативные отчеты по группе компаний.

Во-вторых, мы автоматизируем ручной, трудоемкий процесс оплат, исключаембумажное согласование и дублирование информации по платежам в разных информационных системах.

В-третьих, повышается прозрачность для всех участников процесса. Вместе с тем растет качество планирования денежных потоков на краткосрочную и среднесрочную перспективу. А, значит, система позволяет оптимизировать планирование, предотвратить кассовые разрывы, задержки платежей контрагентам, затраты на заемные средства и тому подобное.

В конечном счете казначейский функционал не должен сводиться только к согласованию платежей. Задачи намного шире и глобальнее: взаимоотношения с банками, поиск финансирования, управление оборотным капиталом, управление ликвидностью и финансовыми рисками.

Мы идем по пути цифровизации бизнес-процессов. В итоге искусственный интеллект в процессе автоматизации полностью заменит человеческие ресурсы. Наше недалекое будущее – абсолютное исключение человека из согласования платежей. Казначейство, как инструмент бизнеса, кардинально трансформируют: специалистов заменят роботами, казначейская функция будет полностью автоматизирована.

На какие этапы делится автоматизация казначейства?

В первую очередь нужно проводить проверку и мониторинг контрагентов в автоматическом режиме. Они нужны для исключения финансовой несостоятельности, неблагонадежности и дополнительных проверок налоговыми органами.

Затем инициатору нужно собрать пакет первичных документов, которые подтверждают целесообразность платежа. Казначейство проверяет полноту, содержание первичных документов, а также лимиты по статье расхода в бюджете.

Также необходим контроль дебиторской и кредиторской задолженности, наличие запасов на складе.

Помимо этого, нужно параллельное согласование ответственных сотрудников, формирование реестра платежей и подготовка платежных документов.

В идеале, все первичные документы должны храниться на одном ресурсе. Проверку и контроль оборотных активов проводят в учетной системе, а согласование должностных лиц – параллельно и своевременно.

Задать свои вопросы Анне и узнать больше об опыте IMA Moscow вы сможете на Деловом завтраке «Оптимизация планирования денежных средств и платежного процесса в корпоративном казначействе», который состоится 18 июля 2018 года в Москве.

Анастасия Алешина

Комментарии