Отчет о Восьмом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (День 2)

«Как наладить эффективную маршрутизацию документов и задач?» На этот вопрос в своем докладе ответила Ирина Рожкова, руководитель службы документооборота аппарата правления «Международного инвестиционного банка». Спикер рассказала про выбор оптимального решения и поделилась результатами внедрения проекта. Помимо этого, Ирина рассмотрела нюансы проектирования, доработки маршрутов и управления ими.

Надежда Глотова, старший менеджер группы управления проектом «Быстрое закрытие» «Норильского никеля», рассмотрела проблемы трансформации внутреннего документооборота в электронный вид. Она объяснила, как оцифровать первичные документы и вовлечь сотрудников в использование ЭДО. Также спикер рассказала про риски, связанные со сроками хранения документов, и про оценку эффективности внедрения ЭДО.

Павел Потемин, начальник архивного управления «Стройтранснефтегаза», представил кейс «Как настроить систему управления электронным архивом: практика автоматизации». Спикер рассказал про параметры внедрения и интерфейс электронного архива. Кроме того, Павел дал рекомендации перед внедрением СЭД как более глобальной системы.

Способы оптимизации и снижения затрат на аутсорсинг документных процессов рассмотрел Тарас Грибуля, директор по продажам «ОСГ Рекордз Менеджмент Центр». Докладчик объяснил, когда привлекать аутсорсинг для документных процессов и как строить инфраструктуру системы управления данными. В завершение Тарас рассказал об интеграции электронных и бумажных документов в одной системе.

Игорь Зыков, заместитель директора департамента информационных технологий «Гражданских самолётов Сухого», выступил с докладом «Внедрение новой СЭД в компании: основные сложности при замене системы». Спикер поделился опытом своей компании в использовании системы электронного документооборота Directum. Также Игорь рассказал про особенности интеграции Directum с другими системами и отметил плюсы ее внедрения. Это, в частности, оптимизация работы с поручениями, прозрачность процессов и оперативность рассмотрения документов.

О том, как оптимизировать бизнес-процессы с учетом требований ЭДО в холдинге, рассказал Владимир Журавлев, руководитель практики систем электронного документооборота ОМК-ИТ. Докладчик проанализировал этапы внедрения ЭДО, а также возникшие в процессе организационные и технические сложности. Также Владимир обозначил пути решения проблем и рассказал про эффект от внедрения ЭДО в компании.

Наталья Ляшко, главный бухгалтер, руководитель департамента корпоративной отчетности и учета «Российских коммунальных систем», представила кейс «Как интегрировать СЭД в бизнес-процессы компании: синхронизация с учетной системой». Спикер рассказала, как работает согласование заявок на оплату в СЭД. Также она порассуждала, насколько нужна роботизация бизнес-процесса, если он автоматизирован в СЭД. Помимо этого, Наталья рассмотрела документооборот с ОЦО через СЭД и вопросы экономии на архиве.

О создании корпоративного портала для единой рабочей среды в инжиниринговой компании рассказал Павел Васильев, заместитель ИТ-директора «Бургер Кинг Рус». Докладчик перечислил цели внедрения корпоративного портала и рассмотрел вопросы выбора исполнителя. Также Павел подробно проанализировал итоги внедрения нового решения и поделился дальнейшими планами компании по развитию.

Опытом разработки собственной системы электронного документооборота поделился Евгений Волков, заместитель начальника отдела «АвтоВАЗа». Он рассказал историю создания и развития системы в своей компании, проанализировал ее архитектуру и функции. Также Евгений рассмотрел особенности внешнего ЭДО и поделился статистическими данными внедренного решения.

О том, как построить эффективный ЭДО с контрагентами, рассказал Ефим Гринберг, начальник отдела развития «Татэнергосбыта». Спикер перечислил предпосылки перевода юридических лиц на электронное взаимодействие. Также он объяснил, как подключиться к системе электронного документооборота. Помимо этого, Ефим рассмотрел электронное взаимодействие как альтернативу ЭДО через операторов.

Анастасия Смотрицкая, главный бухгалтер «Артсана РУС» (CHICCO), рассмотрела в своем докладе практические вопросы использования УПД и УКД. Она проанализировала особенности универсального передаточного и универсального корректировочного документов в теории и на практике. Кроме этого, спикер рассказала про преимущества и недостатки использования ЭДО, а также посоветовала, как избежать ошибок при работе через ЭДО.

Иван Канаев, начальник отдела по управлению и развитию клиентского сервиса пивоваренной компания «Балтика», поделился опытом внедрения IDMS-системы. Докладчик рассказал про выявление экономической эффективности от системы. Помимо этого, Иван рассмотрел сложности в процессе внедрения решения, а также его преимущества и недостатки.

Наталья Горбунова, руководитель группы программного обеспечения отдела сопровождения и внедрения ИТ-сервисов СИТ «Аскона», рассказала про эффективную интеграцию между ERP-системой, СЭД и сервисом обмена. Спикер обозначила предпосылки проекта по переходу на юридически значимый обмен документами. Также она объяснила состав используемых систем и причины выбора. В завершение Наталья рассмотрела эффект от внедрения решения и поделилась планами компании на будущее.