Отчет о Восьмом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (День 1)

Любовь Ельцова, заместитель министра труда России, выступила с докладом «Изменения в трудовом кодексе РФ: внедрение кадрового ЭДО». Спикер представила программу правительства РФ «Цифровая экономика». Она рассказала о работе Минтруда России по трем направлениям – электронная трудовая книжка, кадровый ЭДО в организации и «электронный надзор» (взаимодействие между работодателем и инспекциями по труду). Любовь обозначила основные принципы разработки этих проектов, а также задачи и преимущества их внедрения.

Марина Крашенинникова, заместитель начальника управления камерального контроля ФНС России, разобрала самые важные вопросы электронного документооборота между налогоплательщиками и ФНС. Спикер рассказала о разработке форматов первичных документов, требуемых в рамках мероприятий налогового контроля. Также она рассмотрела УПД как наиболее технологичный формат электронного документа. Кроме того, Марина представила обзор планируемых изменений в действующий формат УПД.

Особенности электронного документооборота с налоговыми государственными органами проанализировала Ольга Файчук, руководитель налогового управления «Северсталь-ЦЕС». Она рассмотрела внедрение ЭДО с контрагентами и переход на ЭДО с налоговыми органами. В завершение доклада Ольга перечислила сложности, с которыми сталкивалась компания при построении ЭДО с налоговиками, и обозначила пути решения проблем.

Дмитрий Цыганков, директор по информационным технологиям ГК «А101», представил эксперт-обзор «Тенденции на рынке ЭДО». Докладчик рассказал о глобализации документооборота и новых требованиях к корпоративным системам. Также он рассмотрел вовлечение среднего и малого бизнеса в ЭДО и расширение операторами функциональности ЭДО в борьбе за малые предприятия. Кроме того, Дмитрий рассказал про отраслевую коллаборацию и новые возможности, открываемые современными технологиями.

Опытом использования облачного документооборота поделился Нариман Мукушев, управляющий директор по трансформации и информационным технологиям «Казпочты». В своем докладе спикер рассмотрел тренды рынка систем электронного документооборота. Помимо этого, Нариман рассказал о сервисной модели и процессах ЭДО в «Казпочте», проанализировал опыт внедрения новой технологии и возникшие проблемы.

В панельной дискуссии «Роуминг между операторами ЭДО» приняли участие: Наталья Калашникова, руководитель проектов Hilti Russia (модератор); Вячеслав Заичкин, директор департамента информационных технологий «CARCADE Лизинг»; Анастасия Глызденок , руководитель отдела документооборота Inventive Retail Group; Иван Канаев, начальник отдела по управлению и развитию клиентского сервиса пивоваренной компании «Балтика». Участники дискуссии обсудили следующие вопросы: 

• Что выгоднее: мультиоператорность или документооборот через роуминговый центр? 
• Как обстоит ситуация с роуминговым обменом электронными документами в России?
• Как выбрать оптимального оператора ЭДО с учетом индивидуальных особенностей обмена?

Елена Потокина, директор по документационному и организационному обеспечению «Апатит», рассказала про организацию работы с несколькими операторами в рамках компании. Она проанализировала проблемы мультиоператорности и пути их решения, а также реализацию подключения нескольких операторов в компании. Помимо этого, спикер рассмотрела предоставленные возможности по поиску информации и вероятные технические проблемы.

Со спецдокладом «Реализация проекта по внедрению ЭДО в кадровом делопроизводстве» выступил Алексей Коряков, руководитель программы проектов X5 Retail Group. Он рассмотрел возможность перевода кадрового делопроизводства на ЭДО и осветил законодательные вопросы. Также спикер рассказал про экономическую модель и основные задачи проекта.

Мария Галкина, руководитель центра обслуживания по управлению персоналом «Гринатома», рассказала про электронную систему учета запросов на выполнение кадровых мероприятий. Эта система функционирует в центре обслуживания по управлению персоналом. Спикер рассмотрела учет входящей в ЦО по УП информации и контроль сроков выполнения кадровых операций. Кроме того, Мария рассказала про журнал движения кадровых документов, а также учет возвратов, отклонений и транзакций.

Практическим опытом реализации ЭДО с компанией-нерезидентом поделился Иван Курганов, руководитель по организации поставок и управлению запасами «МегаФона». Он остановился на вопросах построения системы ЭДО в компании и нормах права. Также Иван рассказал про шаги, предпринятые в «МегаФоне» для перехода на ЭДО с компанией-нерезидентом, и эффект от реализации этого проекта.

«Как подготовить и мотивировать своих сотрудников при переходе на ЭДО?» На этот вопрос в своем докладе ответила Мария Сушкова, менеджер проектов «Нестле Россия». Спикер рассказала про гибкие форматы вовлечения сотрудников и о том, как побороть саботаж внутри компании. Кроме того, Мария проанализировала выстраивание коммуникаций с руководством, сотрудниками и рассказала, как «продать» им идею.

Александр Громов, менеджер ИТ-проектов Unilever RUB, поделился практическим опытом перехода на ЭДО с поставщиками. Он рассмотрел подход к внедрению ЭДО в своей компании и проанализировал готовность к этому бизнес-процессов. Также докладчик рассказал про результаты, извлеченные уроки и будущие планы по проекту.

«Как перестроить бизнес-процессы в компании после внедрения контрагентами ЭДО?» Этот вопрос в своем докладе разобрала Алена Гатина, главный бухгалтер «Nissan Россия». Она рассказала, как продолжить улучшать документооборот и уменьшать количество документов с контрагентами. Также Алена рассмотрела обязательный подготовительный период при переходе на ЭДО и значимость коммуникации на каждом этапе взаимодействия с контрагентами.

О проекте внешнего ЭДО глазами торговой сети рассказал Георгий Ремонтов, руководитель проекта EDOC/Меркурий ГК «ДИКСИ». Спикер рассмотрел такие составляющие проекта, как разработка универсального решения, выбор автоматизируемых процессов и договорная кампания. Кроме того, Георгий поделился опытом работы над ошибками после реализации проекта.