Вячеслав Заичкин, CARCADE: «С момента запуска ЭДО мы передали около 30 000 документов»

Вячеслав Заичкин, директор департамента информационных технологий CARCADE и спикер Восьмого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделился с CFO Russia опытом внедрения ЭДО в его компании.

Что стало причиной запуска сервиса ЭДО для клиентов CARCADE?

В конце 2017 года мы запустили услугу обмена юридически значимыми электронными документами с лизингополучателями. Основная цель внедрения – повышение удовлетворенности клиентов за счет простого бесплатного сервиса. Он предназначен для надежного и быстрого обмена документами. Клиент получает акты, счета-фактуры и дополнительные соглашения к действующим договорам лизинга в течение нескольких секунд после их формирования. При этом ошибки в документах исключены: процесс автоматизирован, а актуальные данные о лизингополучателе система получает из базы ФНС. Удобный архив и бессрочное хранение обеспечивают клиентам оперативный доступ к документам и исключают их потерю.

Также нашей целью было сокращение затрат на доставку документов. Стоимость отправки пакета бумажных документов может достигать 500 рублей и включает в себя много других затрат: на формирование печатных форм и почтовых отправлений, печать документов и услуги курьерской компании по доставке до клиента. Сейчас на эти процессы уходит в 100 раз меньше средств – чуть более 5 рублей за документ. Мы экономим и кадровые ресурсы: документы формируются и отправляются автоматически без участия сотрудников.

По каким критериям вы выбирали оператора ЭДО?

В первую очередь, мы обращали внимание на опыт и клиентскую базу компании.

Затем нас интересовала прозрачность ценообразования. Стоимость услуг у лидеров рынка ЭДО примерно одинаковая. Нам важно понимать, какие услуги включены, а какие станут дополнительными и приведут к повышению стандартной стоимости.

Мы также учитывали удобство дистанционного обслуживания и технической поддержки уже на этапе запуска ЭДО. Для нас важно, чтобы в личном кабинете можно было работать без привлечения сотрудников оператора.

Кроме того, мы обращали внимание на гибкость условий работы. Под ними мы подразумеваем наличие разных способов внедрения системы и возможности бесплатно использовать открытый программный интерфейс оператора.

Важными для нас были и гарантии оператора на весь спектр услуг для нас и наших клиентов.

По итогам мы начали работать с компанией «СКБ Контур» и выбрали их систему «Контур.Диадок».

Как проходило внедрение?

После выбора оператора мы настраивали взаимодействие SAP ERP и MS Dynamics CRM с платформой оператора ЭДО. Этим занимались наши ИТ-службы. Оператор предоставлял возможность интеграции через интернет, 1С, коннектор SAP ERP и другие каналы. Мы выбрали интеграцию с помощью API. Такой метод универсален: мы не ограничены рамками готовых решений (модулей и коннекторов) и имеем возможность использовать все возможности платформы по своему усмотрению. Для удобства сотрудников наши специалисты доработали внутренние системы SAP ERP и MS Dynamics CRM.

Во время настройки ЭДО мы активно привлекали к проекту сотрудников бухгалтерии. Они выступали в роли консультантов: определяли форматы электронных документов и участвовали в создании обучающих материалов для клиентов.

На этапе запуска к проекту присоединились наши маркетологи. Они распространили информацию о новом сервисе. Тем самым мы повысили интерес к ЭДО и обеспечили непрерывный поток входящих запросов на подключение к системе.

Также активно работали сотрудники отдела обслуживания клиентов. Они и сейчас консультируют наших контрагентов о преимуществах сервиса и процедуре подключения.

Были ли сложности в процессе внедрения? Как с ними справились?

В процессе внедрения мы поняли, что малый и средний бизнес недостаточно осведомлен о преимуществах ЭДО. По данным нашего оператора, только 11% документов в российском бизнесе передаются в электронном виде. Поэтому одними из ключевых задач стали продвижение услуги и информирование клиентов о возможностях сервиса. Наши менеджеры подробно рассказывают о преимуществах ЭДО своим клиентам. Также мы распространяем эту информацию на онлайн-ресурсах, в СМИ, на вебинарах.

Более 1500 наших клиентов уже оценили удобство ЭДО: с момента его запуска мы передали в электронном виде уже около 30 000 документов.

Осуществляли ли вы роуминговый ЭДО?

Чем больше клиентская база оператора, тем меньше необходимость в настройке роуминга. Некоторые наши клиенты не используют «Контур.Диадок». Если они не хотят подключаться к новой системе, мы предлагаем настроить получение документов в личном кабинете их оператора. Сложностей в настройке роуминга нет. Клиенту достаточно сделать два простых шага: отправить своему оператору заявку на настройку роуминга с нашим и заявить в CARCADE о согласии на подключение ЭДО любым удобным способом. Мы готовим для отправки электронное соглашение о переходе на электронный документооборот с нашей компанией и отправляем его в роуминговый личный кабинет клиента. Настройка занимает около 2 рабочих дней.

Какие у вас планы по развитию ЭДО в компании?

Сейчас CARCADE предлагает клиентам обмен юридически значимыми электронными счетами-фактурами и актами, а также дополнительными соглашениями к действующим договорам. В ближайшем будущем планируем добавить новую услугу: клиенты смогут подписывать договора лизинга в электронном виде. Такой подход ускорит и упростит для клиента оформление сделки.

Задать свои вопросы Вячеславу и узнать больше об опыте CARCADE вы сможете на Восьмом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 24-25 мая 2018 года в Москве.

Анастасия Алешина

Комментарии