Ольга Файчук, «Северсталь – ЦЕС»: «За 2017 год в рамках налоговых проверок наша компания передала 180 ГБ информации»

Ольга Файчук, руководитель налогового управления «Северсталь – ЦЕС» и спикер Восьмого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделилась с CFO Russia опытом использования ЭДО с налоговыми органами в ее компании.

Как давно «Северсталь – ЦЕС» использует ЭДО?

С самого основания в 2009 году «Северсталь – ЦЕС» использовала электронный документооборот. Центр принимал на обслуживание компании с готовыми IT-решениями провайдера «СКБ Контур».

В 2014 году мы внедрили ЭДО с контрагентами через специализированного оператора связи с наложением на документы КЭЦП (квалифицированная электронная цифровая подпись – прим. ред.). При принятии решения о запуске было много требований к выбору технической платформы. Были необходимы внутренняя экспертиза и возможность внедрения/модификации своими силами.

Также требовалось обеспечить открытый исходный код решения и бесшовную интеграцию.

Кроме того, была нужна возможность расширять глубину автоматизации процессов и быстро адаптировать решение под новые потребности бизнеса. Среди последних были: автоматизация канцелярии, договорной работы, построение электронных архивов и так далее.

При выборе платформы мы изучали кейсы успешного внедрения ЭДО в других компаниях.

Сейчас у нас несколько решений электронного документооборота. Они объединены в систему и выполняют разные функции. Каждое из них мы внедряли поэтапно как в части функционала, так и в части разворачивания на отдельные географические локации.

На сегодняшний день проект ЭДО находится на стадии развития. У нас высокие показатели по обмену электронными документами с контрагентами. Так, в компании 40% составляют внутригрупповые продажи и 25% внутригрупповые закупки. Блок продаж мы полностью автоматизировали и перевели на ЭДО.

По итогам 2017 года мы обработали 1 633 100 пакетов документов. Из них исходящих 481 700, в том числе в электронном виде 156 000. Входящих 604 000, в том числе в электронном виде 151 550.

Процент обмена с внешними контрагентами на конец 2017 года достиг 20% с покупателями и 3% с поставщиками.

Для увеличения процента электронного обмена компания разработала комплекс мероприятий по его продвижению. Мы информируем контрагентов о возможности ЭДО с нами. Также компания нанимает специализированных операторов связи. Они помогают закрывать вопросы технического характера на стороне контрагента.

На данный момент мы наладили ЭДО со многими компаниями. Например, для ГК «Свеза» за 2017 год мы подготовили и отправили 350 деклараций, 493 ответа на требования и 182 200 листов-приложений. Также мы оптимизировали для нее процесс расчета НДС с безвозмездной передачей. Проект позволил сократить время расчета в 3 раза.

Применяя любое новое решение в рамках компании, мы транслируем его на всех клиентов. Такой подход позволяет нам всегда двигаться вперед.

На 2018 год мы поставили цель по увеличению процента электронного обмена юридически значимыми документами с внешними контрагентами. С покупателями планируем достичь 46%, с поставщиками 18%.

Как давно вы используете ЭДО с налоговыми органами?

ЭДО с налоговым органом многообразнее, чем ЭДО с контрагентами: документы по фактам хозяйственной жизни, налоговые регистры, бухгалтерские аналитические регистры, письма и так далее. «Северсталь – ЦЕС» использует его с 2009 года.

В России переход на ЭДО с налоговым органом начался с создания удостоверяющих центров в 2003 году. Благодаря им появилась возможность обмена документами, подписанными ЭЦП.

В 2012 году налоговый орган стал применять его при проведении проверок. С тех пор наблюдается рост объема требований, выставленных в электронной форме.

В 2013 году мы начали обмениваться скан-образами документов в ответ на запросы органов. ФНС ограничила по формату некоторые формализованные электронные документы, которые подлежат обмену через стандартные возможности «Контур.Экстерн». Для обеспечения полноценного обмена ЭД в рамках проверок мы применили облачный сервис «Контур.Архив».

В результате внедрения ЭДО с контрагентами в 2014 году от нас потребовали предоставлять налоговые документы в электронном виде.

В 2017 году также возникла обязанность в рамках КНП (камеральная налоговая проверка – прим. ред.) предоставлять декларации по НДС в электронной форме.

По итогам 2017 года «Северсталь – ЦЕС» работает со 150 налоговыми органами. При этом мы можем взаимодействовать с любым налоговым органом РФ посредством ТКС (телекоммуникационные каналы связи – прим. ред.).

За год в рамках проверок объем переданной информации составил 180 ГБ. Мы передали более 550 документов.

С какими сложностями вы сталкивались при построении ЭДО с налоговыми органами?

Прежде всего, нужно отметить, что ФНС понимает важность развития ЭДО. Мы сотрудничаем в его развитии по России.

Главных сложности две. Во-первых, обмен неформализованными требованиями без возможности отправки квитанции о получении осложняет определение его статуса.

Во-вторых, ФНС установила ограничение в 1000 знаков для пояснений в электронной форме. По этой причине стало сложнее их предоставлять.

Мы ищем пути решения этих ситуаций. Компания постановила не игнорировать запросы налоговых органов. Также мы обрабатываем неформализованные запросы в приоритетном порядке.

Во втором случае пояснения в электронном виде предоставляем в сжатом формате. При этом отдельным письмом по ТКС направляем подробные пояснения в адрес налогового органа.

Задать свои вопросы Ольге и узнать больше об опыте «Северсталь – ЦЕС» вы сможете на Восьмом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 24-25 мая 2018 года в Москве.

Анастасия Алешина