Владимир Журавлев, ОМК-ИТ: «Время согласования документов сократилось в 2-3 раза»

Владимир Журавлев, руководитель практики систем электронного документооборота ОМК-ИТ и спикер Восьмого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделился с CFO Russia опытом внедрения электронного документооборота в ОМК-ИТ.

Как давно ОМК-ИТ использует ЭДО?

Компания внедрила электронный документооборот в 2014 году. Причиной послужили непрозрачность, разрозненность и разнородность бизнес-процессов. Так как ОМК — это большой холдинг, бумажные документы между регионами и разными подразделениями могли «курсировать» долго. ЭДО был для нас «драйвером», который позволил упорядочить и выстроить единый процесс документооборота в компании.

На какие этапы делилось внедрение?

Сначала был выбор подрядчика. Затем — описание всех имевшихся на тот момент в компании бизнес-процессов. Потом приступили непосредственно к внедрению. Поскольку компания большая, систему внедряли поочередно в каждом регионе. В качестве пилота выбрали управляющую компанию в Москве. Три месяца обкатывали решение, а потом поэтапно подключали все производственные площадки (Выкса, Челябинск, Чусовой, Альметьевск, Благовещенск).

С какими сложностями вы столкнулись в процессе?

Сложности можно разделить на технические и организационные. Технические – разнородные процессы по обработке одних и тех же документов на разных площадках. 

Организационные – неготовность сотрудников к изменениям. Нам нужно было донести до персонала суть электронного документооборота. Особенно сложно было с людьми старой закалки, которые «не дружат» с компьютером и привыкли под каждым документом видеть свою подпись. На некоторых площадках мы даже столкнулись с сопротивлением коллектива. Там где уже были свои локальные решения, переход на новую платформу вызывал определенные сложности. 

И последняя сложность — нужно было обучить всех пользователей работе в системе ЭДО.

Как вы справлялись с этими сложностями?

Ходили «в поля», проводили совещания, заручались поддержкой управляющих директоров, проводили обучение, показывали сотрудникам, что ЭДО внедряется в том числе и для них. Мы говорили: «Работать будет удобнее, вы сможете в любое время найти нужный документ вместо того, чтобы помнить, что эта бумага где-то лежала, и год назад ее кто-то согласовал». На это ушло много сил, но в итоге все получилось очень здорово.

Какой эффект компания получила, внедрив ЭДО?

Полученный экономический эффект перекрыл затраты на внедрение системы.

Мы сократили время на прохождение документов и рутинные операции — распечатку, подписание и так далее. Благодаря этому сотрудники могут заниматься другими задачами. Время согласования документов сократилось в 2-3 раза. Например, обработка заявки на кофе-брейк теперь происходит в 2 раза быстрее.

Также за счет прозрачности системы улучшилось качество принятия управленческих решений.

Задать свои вопросы Владимиру и узнать больше об опыте ОМК-ИТ вы сможете на Восьмом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 24-25 мая 2018 года в Москве.

Анастасия Алешина

Комментарии