Наталья Ляшко, ГК «Российские коммунальные системы»: «Если раньше согласование договора занимало 7-10 дней, то сейчас требуется 2-4 дня»

Наталья Ляшко, главный бухгалтер, руководитель департамента корпоративной отчетности и учета ГК «Российские коммунальные системы» и спикер Восьмого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделилась с CFO Russia особенностями внедрения СЭД и ее интеграцией с имеющимися системами.

Как давно «Российские коммунальные системы» используют СЭД?

Проект по разработке системы внутреннего электронного документооборота в нашей компании стартовал в 2009 году. А уже в апреле 2012 года мы получили свидетельство о государственной регистрации программы «Система электронного документооборота ОАО “РКС”».

Внедрение мы осуществляли на платформе IBM Lotus Notes. В процессе разработки учитывали требования различных служб и стратегические цели компании по ИТ-развитию. В результате мы получили уникальную систему. Ее аудит в рамках планов по роботизации показал высокий уровень автоматизации процессов.

Что послужило причиной внедрения системы?

В компании на тот момент вообще отсутствовала какая-либо единая система электронного документооборота. В то же время была высокая потребность у руководства компании оперативно согласовывать документы и принимать решения. Основные требования к системе были следующие: необходимость создания единой конфигурации СЭД для всех предприятий группы «Российские коммунальные системы», возможность движения документов и отслеживания поручений между системами, установленными на предприятиях в различных регионах, без дополнительных действий пользователей.

Кроме того, в рамках ИТ-стратегии СЭД стала держателем баз данных «Контрагенты и Договоры» для других систем компании. В результате, например, в 1С контрагенты и договоры загружаются из СЭД, а возможность ручного ввода отключена.

Какой эффект получила компания?

Наши ожидания от СЭД оправдались. Мы получили ускорение процессов, улучшение качества исполнительской дисциплины, сокращение временных затрат по согласованию документов и ознакомлению с ними. Так, если раньше согласование договора занимало 7-10 дней, то сейчас требуется 2-4 дня в зависимости от сложности сделки.

За счет создания электронного архива поиск и хранение документов стали проще, а ограничение доступа к документам обеспечило конфиденциальность информации. Но кроме того заметно повысилась корпоративная культура сотрудников компании.

С какими сложностями вы столкнулись при интеграции и синхронизации СЭД с транзакционными системами?

Внедрение любого нового программного продукта не проходит легко, в первую очередь вследствие изменения привычных бизнес-процессов для сотрудников предприятий. Раньше, например, чтобы оплатить счет, нужно было просто сдать его в бухгалтерию. После внедрения системы электронного документооборота необходимо сначала сформировать в СЭД заявку на оплату, согласовать ее со службами предприятия и утвердить у финансового директора. При этом она не сформируется, если контрагент и договор не были внесены в систему. Для рядового сотрудника процесс оплаты стал сложнее, но для компании в целом это дало положительный эффект. Процесс стал прозрачным, легко планируемым и отслеживаемым. Сотрудник теперь не тратит время на выяснение того, будет ли оплачен его счет и когда это произойдет. В СЭД есть актуальная информация о планируемой дате оплаты, а если счет оплачен – информация о реквизитах и дате платежного поручения. Кроме того, для сотрудников мы максимально облегчили процесс формирования заявки на оплату в СЭД. Большая часть информации не вносится вручную, а подтягивается из платежного календаря и данных по контрагенту и договору.

Для успешной реализации СЭД нужно грамотно подобрать проектную команду. В нее должны входить мотивированные на успех сотрудники, которые обладают достаточными компетенциями по своим направлениям. И, конечно, не менее важна безусловная поддержка руководства.

Какие основные ошибки компаний при интеграции СЭД с ПО?

Важно определить, какая из систем будет источником данных для других. Настраивать транзакции так, чтобы по возможности избегать передачи данных из одной системы в другую не напрямую, а транзитом через третью систему. То есть необходима продуманная ИТ-стратегия.

Важен еще один момент, влияющий на производительность СЭД – периодичность обмена данными между системами. Из-за частой передачи система может «зависнуть», а большие промежутки могут вызвать невозможность нормальной работы служб предприятия. Так, например, опытным путем мы определили, что оптимальное время между внесением нового контрагента в СЭД и появлением его в 1С составляет 15 минут.

Задать свои вопросы Наталье и узнать больше об опыте ГК «Российские коммунальные системы» вы сможете на Восьмом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 24-25 мая 2018 года в Москве.

Анастасия Алешина

Комментарии