Виктор Шрамко: «Автоматизация дебиторской задолженности позволяет увеличить возвратность ДЗ на 30-40%»

Виктор Шрамко, финансовый директор «Московского ювелирного завода» и спикер Девятой конференции «Централизованное казначейство», поделился с CFO Russia опытом автоматизации управления дебиторской задолженностью.

Каковы обычно предпосылки автоматизации управления дебиторской задолженностью?

Необходимость управления размером дебиторской задолженности, её оборачиваемостью и рентабельностью рабочих активов, так как дебиторская задолженность — это около половины рабочих активов, вторая приходится на запасы.

Как система автоматизации помогает решить проблему с кредитными рисками?

Можно просчитать, какую сумму финансирования вы можете дать каждому клиенту, и в какой канал сбыта, диверсифицируя и ограничивая риски невыплаты кредита.

Сколько времени обычно занимает автоматизация управления дебиторской задолженностью?

В зависимости от количества клиентов реализация такого проекта может занять от месяца до полугода. Если у компании 10 клиентов, то управление дебиторской задолженностью можно автоматизировать за месяц. Но тут возникает вопрос «Нужна ли в таком случае автоматизация?» Как правило, люди начинают задумываться о ней, когда количество ежемесячных отгрузок товара увеличивается до тысячи и выше, а количество клиентов «переваливает» за сотню. В таком случае автоматизация займет около 6 месяцев.

Важно учесть, что столько времени вам понадобится, если в компании уже есть ERP-система или другое работающее ПО, например, 1С. То есть первичные документы формируются в системе.

Если же такой системы нет, то автоматизация управления дебиторской задолженностью займет намного больше времени. Потому что, как правило, это вторая стадия автоматизации финансового учета. Из моего опыта: вначале автоматизируется бухгалтерский учет, бюджетирование и управленческий учет, а после управление дебиторской задолженностью. Очередность именно такая. Хотя можно и по-другому, но это будет дороже. Поэтому компании редко выбирают такой вариант.

Кто обычно входит в проектную группу по автоматизации?

В проектную группу входит один-два программиста из ИТ-отдела, которые занимаются только этим проектом, финансовый директор и ведущий менеджер по продажам.

Кто в вашей практике обычно выступал инициатором проекта?

Им всегда был коммерческий директор. Это связано с перераспределениями функциональных обязанностей между менеджерами по продажам, ассистентами менеджеров по продажам и сотрудниками финансовой службы.

С какими сложностями может столкнуться компания при автоматизации?

Главная — разное программное обеспечение, когда основной товарный учет ведется в одной программе, а финансовый учет и управление дебиторской задолженностью — в другой. Для объединения этих систем нужно потратить дополнительные ресурсы, поэтому наличие единой базы и одного программного обеспечения существенно упрощает решение этих задач.

Вторая сложность — человеческий фактор. Во-первых, менеджеры по продажам должны «продвигать» и объяснять необходимость нового сервиса для клиентов. А для этого нужно самим менеджерам показать эту необходимость. Во-вторых, отсутствие квалифицированного персонала для поддержки уже внедренной системы. Если компания не работала с дебиторской задолженностью, то после ее внедрения и автоматизации нужны специалисты, которые будут управлять этим процессом: работать с программным продуктом, заниматься проведением отгрузок и ведением клиентов: уведомлять их о новых возможностях, предупреждать о приближении сроков оплаты и т. д.

Какой эффект получает компания, внедрив автоматизацию дебиторской задолженности?

Возвратность дебиторской задолженности увеличивается на 30–40%. Помню, когда мы внедрили систему в компании с ежемесячным оборотом 20 млн долларов, следующие полтора месяца мы буквально «пухли» от денег. «Фишка» заключалась в том, что система автоматически блокировала отгрузки при просрочке платежа. И дело пошло. Никто не хотел остаться без товара, поэтому клиенты быстро выплачивали долги. Это первый эффект.

Второй, более фундаментальный — увеличения продаж и финансирования от поставщиков. Любой поставщик заинтересован в продвижении и увеличении объема реализации своей продукции. Система автоматизации дебиторской задолженности помогает просчитать, как изменения условий договора может повлиять на объем продаж. Например, увеличения лимита до 1,5 млн рублей и срока отсрочки платежа до 45 дней приведет к тому, что у покупателя появится возможность вложить свои средства в продвижение ваших товаров у конечного потребителя. В итоге, больше людей будет покупать ваш товар, а значит, ваши продажи вырастут.

Для дистрибьюторов автоматизация дебиторской задолженности особенно актуальна, потому что она помогает конкретизировать свои требования поставщикам.

Поставщики смотрят, что вы автоматизировали управление дебиторской задолженностью, видят, как она контролируется. Они могут посмотреть, сколько продукции кому отгружается, сколько денег инвестируется, каков срок оборачиваемости инвестиций в конкретный бренд и продукцию, которую они поставляют, если у них несколько брендов. По программам, по товарным группам сразу видны рабочие активы, поставщик понимает этот язык и соглашается увеличить кредиторскую задолженность своего дистрибьютора, потому что видит, как вы ее будете отдавать и как это повлияет на продвижение его товара на полках магазинов. В одной из компаний, где мы автоматизировали управление дебиторской задолженностью, нам удалось увеличить кредиторскую в 3,5 раза. Компании это ничего не стоило, зато существенно повлияло на продажи, и наличие товара на складе.

Задать свои вопросы Виктору вы сможете на Девятой конференции «Централизованное казначейство», которая пройдет 15–16 марта 2018 года в Москве.

Ирина Экзархо

Комментарии