Отчет об уральском форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (день 1)

Ирина Горшкова, начальник департамента документационного обеспечения управления и контроля исполнения компании «Аэропорты Регионов», подробно описала ЭДО-тренды. Спикер рассказала, как формировались локальные системы электронного документооборота, а также рассмотрела проблемы выбора единой системы электронного документооборота и формирование глобальных цепочек.

Неявные преимущества бизнес-процессов с ЭДО описал Михаил Игитов, заместитель директора по организационному развитию УГМК-ОЦМ. Он рассказал об оперативности выполнения операций в системе электронного документооборота, а также о достоверности и актуальности документации в СЭД. Более того, Михаил рассмотрел процесс автоматизации бизнес-процессов посредством ЭДО.

Валентин Черепащук, руководитель департамента автоматизации финансового учета и отчетности QIWI, описал процесс интеграции ЭДО в корпоративную систему электронного документооборота. Спикер ответил на вопрос «Почему для электронного документооборота выбрана именно корпоративная СЭД?». Кроме того, спикер описал процесс интеграции внешнего ЭДО в корпоративную систему электронного документооборота.

Для чего нужен электронный факторинг и как его организовать, рассказала Динара Марданова, руководитель проекта Контур. Факторинг «СКБ Контур». Она отметила следующие цели перехода на ЭДО: сокращение операционной нагрузки, ускорение процессов взаимодействия, ускорение оплат; возможность использования современных инструментов оптимизации обратного капитала. Среди преимуществ электронного документооборота спикер выделила то, что покупателю не нужно заботиться о том, какие банки будут финансировать его поставщиков, он предлагает поставщикам готовое решение для работы с отсрочкой, а также то, что электронный формат и автоматизация работы позволяет переводить на факторинг большое количество поставщиков, не нагружая при этом работу бухгалтерии и казначейства.

Гагик Григорян, советник финансового директора компании «ЮТэйр», рассказал о борьбе с бумажными рудиментами, сводящими к минимуму плюсы от внедрения ЭДО. Спикер ответил на следующие вопросы: «Как оптимизировать бизнес-процессы, ориентированные на бумажное документирование и нивелирующие большую часть положительного эффекта от перехода к цифровой экономике?» и «Как, не потеряв совместимость с технологиями IATA, ввести в действие отечественные отраслевые стандарты форматов электронных операционных документов?».

Результаты внедрения ЭДО в рамках развития производственной системы представил Олег Захаров, начальник управления по развитию производственной системы «Выксунского металлургического завода». Он отметил следующие функциональные улучшения на базе простейшего решения в области документооборота:

• оперативный электронный архив;

• исключение бумажных документов;

• кадровая гибкость;

• высокая скорость реакции на изменения.

Анна Климова, директор департамента налогообложения и права Deloitte CIS, провела мастер-класс «Как запустить проект по внедрению ЭДО». Спикер ответила на следующие вопросы:

• Как оценивать перспективы внедрения электронного документооборота и с чего начинать?

• Как происходит процесс внедрения электронного документооборота?

• Какие проблемы есть и каких стоит ожидать?

Опытом внедрения внешнего электронного документооборота поделилась Наталья Шемякина, главный бухгалтер «Пермэнергосбыта». Она рассказала о процессе выбора владельца проекта и определения состава группы. Спикер ответила на важный вопрос «Сколько операторов привлечь к проекту?», а также рассказала о мотивации сотрудников.

Светлана Тронева, начальник отдела документационного обеспечения «Челябинского трубопрокатного завода», поделилась опытом замены системы электронного документооборота в крупной производственной компании. Спикер описала причины замены текущей системы электронного документооборота и выбор новой. Кроме того, Светлана описала процессы оптимизации и автоматизации бизнес-процессов, интеграции с другими корпоративными информационными системами, а также создания электронного архива и др.

О повышении качества обслуживания с помощью внедрения ЭДО рассказала Ирина Денежкина, руководитель практики по учету закупочной деятельности ОМК-ЦЕС. Она описала распределение функционала при обработке документов, а также рассказала о сложностях при внедрении электронного документооборота. Более того, спикер рассказала о технологии штрихкодирования при размещении дел в архиве.

Евгений Евдокимов, архитектор по системам документооборота «Гринатома», описал особенности внедрения юридически значимого электронного документооборота в госкорпорации. Спикер поделился опытом применения технологий облачной подписи, реализации на стороне клиента шифрования документов и передачи зашифрованного контента оператору ЭДО.

Процедуру проверки контрагентов в системе электронного документооборота подробно описала Анна Кравец, ведущий специалист группы по отчетности управления закупок компании «Монди Сыктывкарский ЛПК». К преимуществам данной процедуры спикер отнесла:

• наличие и доступность в одном месте всех документов, бизнес-следов, истории изменений и согласований, заключений ответственных служб;

• статистику, отчетность, планирование ресурсов;

• удобный интерфейс.