Отчет о шестом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (День 1, 2)

В первый день конференции Ирина Баранова-Кутенёва и Жанна Долбнева, сооснователи и партнеры компании INEX Partners, провели тренинг-практикум «Дизайн-мышление для решения сложных задач внедрения: “Как бороться с внутренним саботажем при внедрении внутреннего документооборота и выстроить кросс-функциональное взаимодействие?”» для участников конференции. Целью данного интерактива стало стремление понять, как дизайн-мышление:

• помогает создавать решение «от клиента»;

• снижает риск неуспеха внедрения за счет распознавания «неработающих решений;

• сокращает время на внедрение.

Организаторы тренинга разделили его участников на команды. Каждая из них на примере кейса выяснила, как бороться с внутренним саботажем при внедрении внутреннего документооборота и выстроить кросс-функциональное взаимодействие, и отработала базовые инструменты дизайн-мышления для решения сложных задач. Так, участники практикума научились распознавать потребности внутреннего клиента, приоритезировать их и строить решения «от клиента», а также создали прототипы решений, органичные для внутреннего клиента с учетом всех ограничений в рамках данной темы.

Второй день конференции начался с выступления Олега Наумова, статс-секретаря – заместителя руководителя Федерального архивного агентства, который рассказал о национальном архиве электронных документов, описав подходы к их долговременному хранению. Спикер подчеркнул, что национальный архив электронных документов – это пока только идея. Олег также рассказал об истории Росархива, который в прошлом году стал самостоятельным федеральным агентством.

Марина Крашенинникова, заместитель начальника управления камерального контроля ФНС России, описала электронный документооборот между налогоплательщиками и ФНС России. Спикер рассказала про разработку форматов первичных документов, требуемых в рамках мероприятий налогового контроля. Кроме того, Марина рассмотрела универсальный передаточный документ как наиболее технологичный формат электронного документа.

Новшества в администрировании НДС в 2017 году и перспективы развития администрирования НДС в 2018 году подробно описала Евгения Асташова, заместитель начальника отдела методологии автоматизации камерального контроля Управления камерального контроля ФНС России. Она рассказала об электронном документообороте при камеральной налоговой проверке декларации по НДС, а также о сокращении сроков проведения камеральной проверки по НДС и упрощении проведения камеральной налоговой проверки организаций, применяющих льготу по НДС.

Дмитрий Шмайлов, начальник отдела развития ЕСМ-решений корпорации ЭЛАР, рассказал о едином решении для двух потоков финансовых документов своей компании. Спикер описал технологию оцифровки документов, а также специализированное хранилище документов, функции которого – это:

• объединение корпоративных электронных ресурсов и различных систем;

• единый контекстный поиск для структурированных и неструктурированных данных, документов различных форматов и систем;

• ведение электронных общекорпоративных и локальных архивов подразделений;

• управление жизненным циклом информации, ведение справочников;

• дедубликация корпоративных документов и данных.

Об ЭДО-трендах рассказал Денис Горбунов, руководитель проектов «Черкизово». Он разделил клиентов на три группы: «авангард», «мэйнстрим» и «андеграунд», рассказав о каждом из них, а также описал использование блокчейна для контроля качества. Более того, Денис рассмотрел вызовы для системы электронного документооборота, такие как: уход в общественное обслуживание, увеличивающийся пользовательский опыт и то, что СЭД представлена совокупностью сервисов.

Юлия Бажанова, руководитель портфеля проектов по информационным технологиям компании «Салым Петролеум Девелопмент», описала процессы организации и применения ЭДО в работе с юридически значимыми документами, контролируемыми госорганами. Она рассказала об определении целей проекта, планировании этапов внедрения, а также обеспечении законности и др.

Бизнес-процессы с электронным документооборотом и его неявные преимущества рассмотрел Михаил Игитов, заместитель директора по организационному развитию УГМК-ОЦМ. Так, к преимуществам ЭДО спикер отнес:

• значительное сокращение времени обмена документами;

• сокращение времени на ввод входящих документов в информационную систему;

• снижение количества ошибок при вводе;

• экономия на расходных материалах, почтовых и курьерских расходах;

• отсутствие необходимости вести бумажный архив, документы не теряются.

Дмитрий Никитин, генеральный директор «Энсол консалтинг», поделился опытом применения EDI и ЭДО в B2B-порталах. Спикер рассказал о тенденциях к более тесной интеграции средств электронного обмена данными и юридически значимого электронного документооборота в процессы взаимодействия крупных компаний с контрагентами. Более того, Дмитрий рассказал, как технологии ЭДО встраиваются в B2B-порталы, что позволяет автоматизировать полный цикл взаимодействия контрагентов – от размещения заказа (запроса) до электронного подписания закрывающих документов.

В рамках спецдоклада «Цифровые кадры: трансформация документооборота» Валентина Ватрак, директор по организационному развитию RAMBLER&Co, отметила, что в цифровом мире для того, чтобы работодатель мог соответствовать потребностям сотрудника, информационные системы работодателя должны становиться похожими на социальные сети, а большинство вопросов решаться в один клик с мобильного устройства. Спикер рассказала о коммуникации и информировании; электронном согласовании кадровых заявок и автоматизации кадровых процессов в едином информационном пространстве.

Анна Калачева, директор департамента правовой поддержки и администрирования продаж Zeppelin International AG, рассказала, как наладить эффективную маршрутизацию документов и задач. Спикер выделила такие элементы системы маршрутизации, как:

• пересылка документа или передача информации о документе (задаче);

• сбор информации о текущем статусе задачи;

• средства описания или назначения маршрутов (жестких, гибких или их сочетания);

• консолидация информации по задаче или документу.

Об использовании электронной цифровой подписи при ведении трудовых отношений с дистанционными работниками рассказал Павел Карасев, ИТ-директор «Кьези Фармасьютикалс». Он описал особенности ведения электронного кадрового документооборота с дистанционными сотрудниками, а также рассказал про обеспечение юридически значимого электронного документооборота посредством электронно-цифровой подписи на USB-носителе. Более того, спикер рассмотрел переход на облачную подпись и построение процесса согласования документа в СЭД и подписание его облачной ЭЦП.