Игорь Исаков, Русская медная компания: «Средний срок согласования сократился с 1 месяца до 6-10 дней»

Игорь Исаков, начальник отдела документооборота и интеграции «Русской медной компании» и спикер Уральского форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделился с CFO Russia опытом оптимизации системы электронного документооборота.

Как вы оптимизировали СЭД «Русской медной компании»?

После внедрения СЭД в компании в процессе работы мы столкнулись с рядом проблем. Несмотря на детальное описание, формализацию бизнес-процессов и их автоматизацию документы по-прежнему согласовывались продолжительное время, а на ключевых сотрудников, задействованных в процессах приходило большое количество заданий. Также были выявлены ошибки платформы, в частности в написании символов, не соответствующих нормам русского языка. Исправления символов в каждом документе приводило к потере большого количества времени сотрудников, и, соответственно, несло экономические убытки для компании.

Для решения выявленных проблем за каждым процессом закрепили ответственное подразделение. Создали рабочую группу ответственную за оптимизацию существующих процессов и развитие системы в целом. Были проанализированы наиболее важные автоматизированные процессы. По результатам анализа были приняты решения либо оптимизировать методологию процесса, либо автоматизировать часто повторяющиеся действия сотрудников при работе в СЭД.

В зависимости от сложности автоматизированных процессов и количества вовлеченных в работу с ним подразделений процесс оптимизации мог занимать от двух дней до нескольких месяцев. Некоторые процессы подвергаются оптимизации, модификации в процессе всего своего жизненного цикла.

Выявленные ошибки в работе платформы СЭД и предложения по ее развитию направляются напрямую вендеру. Могу сказать, что не все ошибки оперативно исправляются, поэтому приходилось вносить изменения собственными силами.

С какими сложностями вы столкнулись при оптимизации СЭД?

В процессе оптимизации бизнес-процессов в СЭД мы столкнулись с проблемами, которые можно разделить на две части: методологические и технические.

Рассмотрим каждую группу по отдельности.

Методологические:

• отсутствие четко регламентированных процессов;

• административный барьер;

• отсутствие критериев определения успешности автоматизации процесса.

Технические:

• сложность внесения изменений в уже автоматизированные процессы;

• неоперативное внесение вендером изменений в платформу системы.

Для преодоления сложностей, связанных с оптимизацией процессов, были выработаны следующие механизмы. Во-первых, изменения в процессы сначала проходили согласования в рабочей группе и ответственном подразделении, и только затем ставилась задача разработчикам. Во-вторых, были разработаны критерии, позволяющие оценить на сколько успешно автоматизирован тот или иной процесс. В-третьих, собственными силами производятся прикладные разработки для СЭД, потому что дожидаться выхода изменений у вендера экономически не целесообразно.

Какой эффект получила ваша компания, оптимизировав СЭД?

На мой взгляд, компания получила от оптимизации процессов два основных эффекта. Первый — пересмотр подхода при распределении/делегировании ответственности среди сотрудников внутри подразделений. Второй — автоматизация часто выполняемых действий сотрудниками и исключение вероятности допустить при этом ошибки.

Наиболее наглядный пример успешной оптимизации бизнес-процессов можно увидеть на примере согласования договорных документов. Средний срок согласования сократился с 1 месяца до 6–10 дней, что полностью вписывается в требования бизнеса. Уменьшилась нагрузка на сотрудников, принимающих участие в согласовании. Этого удалось достичь за счет распределения документов между сотрудниками по определенным параметрам.

Оптимизация процессов несет не только упорядочивание документопотока и взаимодействия между подразделениями, но и приносит положительный экономический эффект для компании.

Задать свои вопросы Игорю и узнать больше об опыте «Русской медной компании» вы сможете на Уральском форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который пройдет 28—29 ноября 2017 года в Екатеринбурге.

Ирина Экзархо

Комментарии