Игорь Кастильо, Паулиг Рус: «Своевременная цифровая трансформация позволила нам быть в технологическом авангарде рынка дистрибуции»

Игорь Кастильо, менеджер по реализации бизнес-проектов компании «Паулиг Рус» и спикер Пятой конференции «Повышение эффективности корпоративных бизнес-процессов», рассказал CFO Russia о цифровой трансформации своей компании.

Как давно началась цифровая трансформация «Паулиг Рус»?

Можно сказать, что потребность в цифровой трансформации компании мы поняли сразу после закладки первого камня нашего производственного комплекса в Твери. Мы прекрасно понимали, что наступает новый этап нашего развития как игрока российского рынка. И, чтобы соответствовать новым реалиям и задачам, нам необходимо изменять и оптимизировать наши бизнес-процессы. Как следствие, проект широко поддерживался руководством компании и всего холдинга.

Окончательно решение о цифровой трансформации было принято в 2010 году. Проект инициировало руководство бизнеса, имея основными заинтересованными сторонами проекта департаменты финансов и логистики. Ответственность за реализацию и планирование была возложена на проектную команду. Так как проект затрагивал все подразделения, далее использовался принцип эстафеты – владельцами каждого из этапов становились руководители соответствующих департаментов.

На какие этапы был разделен процесс цифровой трансформации компании?

Развитие проекта шло в несколько этапов, объединённых в единую стратегию развития:

1. Планирование и собственно разработка самой стратегии («дорожной карты»);

2. Внедрение системы внешнего ЭДО (от пилотов в 2009 году к полной реализации в 2011);

3. Внедрение системы внутреннего ЭДО в 2011 году;

4. Запуск системы совместной работы – единого информационного пространства на уровне одного дивизиона в 2012-2013 гг.;

5. Запуск единого облачного информационного пространства для всех дивизионов всей компании во всех странах в 2015 году;

6. Перевод системы внутреннего ЭДО на облачную платформу в 2017-2018 гг.;

7. Интеграция бизнес-процессов с нашими поставщиками и клиентами. Реализация этого этапа запланирована на 2018-2020 гг.

С какими сложностями пришлось столкнуться на каждом этапе?

Мы столкнулись со сложностями различного типа, например, с технологическими. Для их преодоления мы решили инвестировать в современные ИТ-платформы. Так, тесно сотрудничая с различными поставщиками ИТ-продуктов, нам удалось найти их оптимальную комбинацию.

И, конечно, самым трудным процессом, было создание единого информационного поля компании. Этот процесс был самым долгим. Он занял около 3 лет. Основная сложность заключалась в том, что мы были вынуждены не только кардинально изменить подход к хранению и обмену информацией конечных пользователей, но так же существенно изменить привычный подход к работе с документами и работе как таковой. Простой пример – необходимо научить пользователей, совместной работе с документом и сохранению его различных версий, вместо обмена этим же документом по электронной почте, либо его хранению в «расшареных» папках.

Чтобы решить данный вопрос, мы использовали разработанную нами систему обучения сотрудников на всех уровнях, и привлекали их становиться ключевыми пользователями системы. Как следствие, сейчас в компании существует установившаяся система тренингов, когда сами представители бизнеса обучают своих коллег управлению единым информационным пространством.

Какой эффект получила ваша компания благодаря цифровой трансформации?

Можно разделить полученный эффект на 4 основных составляющих.

Первая – производственная. Современные технологии, применяемые в организации бизнес-процессов, позволяют находить «слабые места» в производственной цепочке и ликвидировать их. Так, эффективно используя рабочее время персонала, мы снижаем затраты на производство.

Вторая составляющая – операционная. Своевременная цифровая трансформация позволила нам не только не отставать от рынка, но и во многом быть в его технологическом авангарде, получая от этого лучшее позиционирование и узнаваемость. Кроме того, мы снизили расход рабочего времени на «рутинные» бумажные задачи, увеличили скорость передачи информации и наладили общение в едином информационном поле, что позволило повысить эффективность продаж.

Третья составляющая полученного эффекта – финансовая. Мы увеличили показатели оборачиваемости капитала, уменьшили до незначительных величин ошибки в финансовых документах и, как следствие, снизили уровень дебиторской задолженности. Кроме того, мы увеличили скорость сдачи отчетности, и создали прозрачную процедуру планирования и контроля всех расходов компании.

И четвертая составляющая полученного в ходе цифровой трансформации эффекта – социальная. Мы с ответственностью относимся к экологической составляющей нашего производства, и знаем, что много деревьев уже «сказали» нам спасибо, за отказ от «бумаги».

И, конечно же, нельзя не вспомнить, что эффективные способы оптимизации бизнес-процессов и использование современных технологий положительно сказываются на профессиональном росте сотрудников компании.

Задать свои вопросы Игорю и узнать больше об опыте «Паулиг Рус» вы сможете на Пятой конференции «Повышение эффективности корпоративных бизнес-процессов», которая пройдет 16-17 ноября 2017 года в Москве.

Ирина Экзархо 

Комментарии