Михаил Кеткин, Пет Ритейл: «Продажи нашей компании выросли в 4 раза, а количество сотрудников казначейства не увеличилось»

Михаил Кеткин, финансовый директор «Пет Ритейл» (сеть зоомагазинов «Бетховен») и спикер Десятой конференции «Корпоративный контроллинг», поделился с CFO Russia опытом автоматизации движения платежных документов.

Когда началась автоматизация движения платежных документов «Пет Ритейл»?

После объединения компании, то есть в 2011 г. Происходило это одновременно с переходом на новую ИТ-систему 1С Бухгалтерия с модулем БИТ Финанс. В этой системе автоматизация казначейства — стандартная функция, что очень удобно.

Кто был инициатором этого проекта?

Инициатором и в полной мере организатором всех процессов автоматизации был финансовый департамент. Он выделил менеджера проекта, который работал с командой франчайзи 1С.

Как распределялась ответственность за проект?

Если вкратце, мы написали регламент, описывающий все процедуры. Сначала был описан процесс, прорисованы блок-схемы, зафиксирована финансовая структура компании: кто, как, когда и какие документы сможет подписывать электронными подписями в будущем.

С какими сложностями вам пришлось столкнуться при автоматизации движения платежных документов?

Основные сложности были связаны с тем, что нам не удалось реализовать автоматизацию всех групп платежных документов одновременно. Сначала были реализованы платежи по расходам компании, а через месяц-два реализована автоматизация оплаты поставщиков товара по основной деятельности. Поэтому какое-то время нам пришлось работать в двух системах: 1С и Excel. При этом до полного перехода оплаты в 1С приходилось много времени тратить на отслеживание дублей и их удаление, которое делалось вручную. Это был сложный процесс именно для казначейства. Нужно было постоянно отслеживать накладные: какие уже были выгружены в систему, какие были оплачены, но еще не внесены в систему и т. д.

Мы знали, что такая напряженная работа будет только полтора месяца и решили не привлекать дополнительных людей. Поэтому казначейству приходилось работать по 12 часов в сутки в течение этого отрезка времени.

У вас не возникало проблем с неготовностью поставщиков к переходу на новую схему работы?

От поставщиков нововведений не требовалось. Мы все также принимали у них бумажные документы и вручную вводили их в нашу систему.

Какой эффект получила ваша компания, автоматизировав платежный процесс?

С момента внедрения в 2011 году продажи нашей компании выросли более чем в 4 раза, а количество сотрудников казначейства не увеличилось. Их как было двое, так двое и осталось. Автоматизация позволила и позволит в дальнейшем кратно увеличивать объем документов, которые может обрабатывать казначейство, не увеличивая численность штата, без сбоев, сложностей, обеспечивая контроль и безопасность при проведении всех операций.

Сколько документов в день вы обрабатываете?

До 300 платежных документов в день.

Задать свои вопросы Михаилу и узнать больше об опыте «ЭККО-РОС» вы сможете на Десятой конференции «Корпоративный контроллинг», которая состоится 25 мая 2018 года в Москве.

Ирина Экзархо

Комментарии