Никита Астапов, Алькор и Ко: О построении системы контролей в автоматизированном казначействе

Никита Астапов, заместитель руководителя казначейства «Алькор и Ко» («Л’этуаль») и спикер конференции «Автоматизация казначействa», рассказал CFO Russia, как обеспечить эффективную систему контролей в автоматизированном казначействе.

Каковы основные принципы работы системы контролей в казначействе «Алькор и Ко»?

Единство, централизация, контроль.

Процесс от создания заявки инициатором до разнесения платежей бухгалтерий в компании четко регламентирован. Это позволяет следить за статусом заявки инициатором, а в случае возникновения сложности с оплатой оперативно принимать соответствующие решения. Кроме того, в компании утверждены 2 платежных дня в неделю (за исключением случаев срочных платежей — зарплата, налоги и т. д.), что позволяет планировать денежный поток с высокой вероятностью исполнения.

Все платежные функции группы компаний сосредоточены в казначействе в головной компании. Оно осуществляет контроль, мониторинг и оплату заявок, что позволяет планировать потребность в ресурсах, а также сокращает риск нецелевого использования денежных средств.

Какие сложности возникали или возникают у вас при работе в многоуровневой системе контроля в автоматизированном казначействе?

Автоматизация любого процесса требует безупречной работы техники и ее обслуживания, а также желания и возможности участников процесса принимать и использовать данную оптимизацию. Это, наверно, две самые главные составляющие успеха.

Любые изменения бизнес-процесса, особенно связанные с автоматизацией его отдельных частей требуют инвестиционных вложений. Однако, не всегда это многомилионные бюджеты. Мы, к примеру, тесно сотрудничаем с банками и другими подрядчиками и предоставляем свои ресурсы для пилотирования их проектов. На текущий момент у нас в казначействе реализованы и функционируют различные продукты «Альфа-банка», которыми мы довольны (они закрывают наши текущие потребности), и которые практически ничего нам не стоили.

Что касается сотрудников, то они должны понимать, зачем происходит процесс автоматизации и как он упростит их работу. Кроме того, они должны стараться не только обучится новым процессам, но и использовать их по максимуму, предлагать дальнейшие пути их оптимизации. Поэтому, в казначействе мы стараемся тесно общаться со всеми участниками процесса, рассматривать и вносить соответствующие коррективы.

Мы стараемся находиться на грани двух процессов: «помощи бизнесу» и «контроля за расходом денежных средств». К примеру, финансовый департамент и казначейство осуществляют глобальную функцию контроля дебиторской задолженности в компании. По всем контрагентам установлен единый лимит на размер дебиторской задолженности. Но с учетом специфики взаимодействия с клиентом казначейство совместно с инициатором заявки устанавливает индивидуальные лимиты контрагенту. Наличие такого рода лимитов позволяет с одной стороны ужесточить процедуру оплаты, но с другой — повышает платежную дисциплину клиента и ответственных сотрудников подразделений.

Как меняются система контроля при централизации казначейской функции в компании?

Еще несколько лет назад структура группы компаний насчитывала более 30 юридических лиц, которые осуществляли самостоятельное управление собственным бюджетом, в том числе расходом средств. Зачастую по итогам финансового года компании имели существенный перерасход бюджетов. Данная ситуация затрудняла оперативный контроль над расходами группы компаний и усложняла процесс прогнозирования и исполнения бюджета. Сокращение числа юридических лиц, ограничение прав на расходование денежных средств, централизация казначейства и автоматизация функций платежей позволили компании за 3 года решить основные проблемы.

Сейчас владельцы бюджетов более тщательно подходят к процедуре планирования своих бюджетов в начале финансового года. Наличие оперативной информации о доходах и расходах позволяет сбалансировать денежный поток, управлять долговой нагрузкой и ликвидностью компании. Кроме того, автоматизация платежной функции сокращает время на проведение оплаты заявок и разнесения реестров платежей.

Задать свои вопросы Никите и узнать больше об опыте «Алькор и Ко» («Л’этуаль») вы сможете на конференции «Автоматизация казначействa», которая пройдет 21—22 сентября 2017 года в Москве.

Ирина Экзархо

Комментарии