Наталья Сапогова, ОМК: «Не всегда эффект от внедрения ИТ-проекта можно измерить в денежном выражении»

Наталья Сапогова, руководитель направления по оптимизации процессов казначейства ОМК и спикер второй встречи дискуссионного клуба «Информационные технологии в промышленности: диалог на высшем уровне», рассказала CFO Russia об экономическом обосновании внедрения ИТ-проекта.

На что необходимо обратить внимание при подготовке экономического обоснования внедрения ИТ-проекта?

Под экономическим эффектом понимается прямой либо косвенный денежный эффект, то есть эффект выраженный в рублях. В прямом денежном эффекте есть однозначная взаимосвязь между внедрением ИТ-изменения и получаемым эффектом. Например, автоматизируем функцию, за счет чего снижаем трудоемкость процесса на одного человека. Косвенный эффект — это эффект от изменения процессов. Соответственно, зная существующие бизнес-процессы и как они поменяются, можно рассчитать косвенные эффекты.

Хочу обратить внимание, что не всегда эффект можно измерить в денежном выражении, бывают качественные эффекты, которые невозможно оцифровать.

В компании ОМК экономические эффекты по любым ИТ-изменениям согласовываются дирекцией по экономике (ДЭФ). ДЭФ разработала рекомендации по процедуре и форматам согласования эффектов.

Обоснование экономического эффекта должно содержать:

• название показателя;
• базовое значение показателя;
• обоснование базового значения;
• постпроектное значение показателя;
• обоснование построектного значения;
• расчет экономического эффекта.

Приведу примеры обоснования экономического эффекта по проекту, реализованному в ОМК «Тираж системы ИС Казначейство». Среди указанных в нем показателей трудозатраты, остатки на счетах, риск денежных потерь, сумма просроченной ДЗ, время на контроль состояния заявок на платеж (ЗНП) у инициаторов платежей и т. д.

Показатель типа «Трудозатраты» выражается в ЭПЗ (эквивалент полной занятости). Он подтверждается дирекцией по персоналу, либо руководителями соответствующих подразделений.

Для обоснования базового значения должна быть ссылка на источник текущего значения показателя: отчет или профильную службу, предоставившую информацию. Например, базовое значение показателя «Остатки на счетах» подтверждено расчетом средних остатков за год.

Постпроектное значение показателя может быть получено в результате расчета с использованием экспертных оценок, математических и логических моделей, внешних бенчмарков.

Обоснование постпроектного показателя происходит за счет описания логики получения улучшенного значения показателя по сравнению с базовым на основании изменения процессов. Например, показатель «Время на контроль состояния заявок на платеж (ЗНП) у инициаторов платежей». После тиража ИС Казначейство обслуживание заявок стало частью электронного документооборота. У инициаторов платежей появилась возможность отслеживать их в режиме on-line, в том числе раньше чем в учетных системах видеть номера платежных поручений, возвраты платежей из банка, причины отклонений ЗНП. Эффект рассчитан из следующей логики: у инициаторов есть вопросы по статусу 30% платежей, на «выяснение судьбы» каждого платежа они тратили 5 минут, сейчас им хватает одной. Эффект подтвержден директором по закупкам.

Итак, при подготовке экономического обоснования необходимо изучить существующие бизнес-процессы и понимать, как они изменяться после внедрения ИТ-изменения. А также заручиться поддержкой бизнеса в части подтверждения эффектов.

В вашей практике были ошибки при подготовке экономического обоснования ИТ-проекта?

Ошибки были в плановых эффектах, например при обосновании эффекта по проекту «Автоматизация казначейства ОМК» было заявлено сокращение численности 20 человек. Это кассиры металлоломной компании, осуществляющие наличные расчеты. Планировали перейти на безналичный расчет через банкоматы, банки предварительно такую возможность подтвердили. По факту установку банкоматов не согласовала служба безопасности банка.

К счастью, ошибка не имела существенных последствий, так как подтвержденный эффект после внедрения данного ИТ-проекта был существенно выше планового.

Также ошибки могут быть связаны с тем, что по факту не реализовали то, что планировали. Например, мы планировали высвободить трудозатраты после реализации отчетности в ИС Казначейство, за счет отказа от ручного формирования в Excel. Часть отчетов не была реализована, реализовывается в данный момент в рамках другого проекта.

Как проанализировать экономическую эффективность ИТ-проекта после его внедрения?

В ОМК существует практика подтверждения заявленных эффектов после внедрения ИТ-проекта. Фактические эффекты также подтверждаются ДЭФ. ОМК-ИТ предоставляют затраты (инвестиции) и эксплуатационные расходы. Основные показатели экономической эффективности: NPV (чистый дисконтированный доход) на горизонте 5 лет и срок окупаемости.

Одна из сложностей при подтверждении фактических эффектов — привычка людей жить по-старому. Например, в компании ОМК принято решение отказаться от месячных планов БДДС, но часть подразделений продолжает формировать планы БДДС на месяц.

Хочу отметить, что проекты могут быть признаны успешными даже при отрицательном экономическом эффекте, например за счет позитивного влияния ни имидж компании или значительного снижения рисков.

Задать свои вопросы Наталье и узнать больше об опыте ОМК вы сможете на второй встрече дискуссионного клуба «Информационные технологии в промышленности: диалог на высшем уровне», которая пройдет 15 сентября в Москве.

Ирина Экзархо

Комментарии