Отчет о пятом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (2 день)

В рамках мастер-класса «Опыт успешного внедрения ЭДО в крупном авиахолдинге» Олеся Смирнова, руководитель проектов С7, рассказала о развитии электронного документооборота внутри холдинга: о зеркальном учете операций и переводе складских операций на ЭДО. Кроме того, спикер описала особенности работы через электронный документооборот со сторонними партнерами, а также сложности и проблемы, варианты их решений и инициативы сообщества.

Светлана Дементьева, начальник Управления обработки клиентских данных ВТБ 24, описала принципы организации хранения документов в электронном виде. Она рассмотрела процесс управление электронным архивом, а также раскрыла эффективность электронного архива документов. Спикер отметила, что цель электронного архива — снижение административной нагрузки на банк в части сокращения затрат на содержание архивного фонда в бумажном виде.

Опытом внедрения юридически значимого документооборота (ЮЗДО) и системы внутреннего электронного документооборота поделилась Анна Млоток, менеджер ИТ-проектов PSA Groupe. Она описала процесс внедрения ЮЗДО в дилерскую сеть и системы внутреннего ЭДО. Кроме того, спикер рассмотрела функциональные блоки электронного документооборота: архив, договора, командировочные и авансовые отчеты.

Юлия Буренкова, главный бухгалтер X5 Retail Group, в рамках спецдоклада «Электронный документооборот как инструмент повышения эффективности деятельности компании» рассказала о документообороте в ОЦО. Она представила в виде схемы сервисный центр финансовой дирекции своей компании и рассмотрела основные этапы оптимизации его документооборота. Среди результатов внедрения проектов Юлия отметила, в частности:

• автоматизацию отражения первичных документов по оборудованию;
• сокращение сроков ввода в эксплуатацию основных средств;
• снижение трудозатрат;
• оптимизацию процесса закупки расходных материалов и др.

Электронный документооборот как инструмент поставщика в борьбе со штрафными санкциями покупателя рассмотрела Светлана Косолапова, руководитель отдела по работе с клиентами компании «Эрманн». Она раскрыла особенности переговорной кампании 2017 года с ключевыми покупателями (сетями), описала основные типы штрафов и методы борьбы с ними. Кроме того, спикер описала процесс выявления причин недопоставок и экономию на штрафах в цифрах.

Светлана Чулкова, руководитель отдела по учету косвенных и имущественных налогов «Северсталь-ЦЕС», поделилась опытом предоставления электронных документов в ходе камеральных налоговых проверок. Она рассказала о применении ЭДО в учете и видах проверок, в которых применяется электронный документооборот. Более того, Светлана представила интересные практические кейсы.

Опыт интеграции ECM системы (Enterprise content management) и перевод контрагентов на электронный документооборот представил Ринат Гайнуллин, старший менеджер ИТ-департамента, руководитель проекта ЭДО Unilever. Спикер рассмотрел внутренние и внешние предпосылки к проекту, рассказал о сложностях его перезапуска. Кроме того, Ринат продемонстрировал архитектуру проекта.

Валентин Черепащук, руководитель департамента автоматизации финансового учета и отчетности QIWI, подробно описал процесс интеграции СЭД в ИТ-структуру предприятия. Спикер рассказал о классической системе электронного документооборота и требованиях бизнеса. Кроме того, Валентин рассмотрел такие ограничения в отсутствии интеграции, как неэффективные контроли, лишние трудозатраты, ограничения в применении электронной цифровой подписи.

Проект EDOC как реализацию нового формата Универсального передаточного документа в ГК «Дикси» представил Николай Асташов, менеджер ИТ-проектов «Такеда Фармасьютикалс». Он продемонстрировал высокоуровневую схему интеграции систем и бизнес-процессов. Кроме того, спикер рассмотрел дополнительные процессы:

• сканирование, распознавание и хранение электронных копий финансовых документов;
• открытие новых офисов;
• согласование мастер-данных;
• закрытие отчетных периодов;
• административные заявки;
• путевые листы;
• планирование и согласование отпусков;
• согласование доверенностей.