Отчет о пятом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (1 день)

Евгения Асташова, заместитель начальника отдела Управления камерального контроля ФНС России, поделилась опытом внедрения Универсального передаточного документа и Универсального корректировочного документа и рассказала об их применении в бухгалтерском и налоговом учете. Кроме того, спикер осветила достигнутые результаты и перспективы развития электронного документооборота УПД и УКД.

Организацию электронного взаимодействия с ФТС России подробно описал Андрей Овчинников, заместитель начальника отдела декларирования товаров Главного управления организации таможенного оформления и таможенного контроля ФТС России. Он рассказал о реформах в области таможенного администрирования, благодаря которым произошли следующие положительные изменения:

• сокращение времени нахождения товаров в пункте пропуска;
• сокращение времени выпуска;
• снижение издержек бизнеса;
• появление новых инвестиций.

Юрий Бутенко, заместитель начальника управления — начальник отдела информационных технологий Федеральной службы по аккредитации, рассмотрел организацию информационного взаимодействия участников национальной системы аккредитации. Спикер сообщил о составе сведений основных информационных потоков. Кроме того, Юрий рассказал о способах снижения издержек в рамках перехода от документов к сведениям.

В рамках круглого стола «Практические вопросы использования УПД и УКД» Татьяна Семенихина, главный бухгалтер «АШАН Россия»; Олеся Смирнова, руководитель проектов С7, и Анна Крюкова, менеджер по ИТ-проектам и администрированию ИС БЕВ (Savencia Fromage and Dairy), раскрыли основные сложности внедрения Универсального передаточного документа и Универсального корректировочного документа, их плюсы и минусы. Кроме того, спикеры представили промежуточные результаты проектов.

Резеда Несынова, директор департамента информационных технологий ГК «Миррико», рассказала о развитии системы электронного документооборота, проследив путь от классического документооборота к нестандартным задачам. Спикер описала электронный обмен документами с контрагентами, в том числе интеграцию с ERP. Кроме того, Резеда поделилась опытом автоматизации работы органа правления и планирования мероприятий, создания корпоративной библиотеки нормативной документации, реорганизации договорной процедуры в СЭД и полного перехода на электронный документооборот.

Вопросы оптимизации и снижения затрат — расширенный аутсорсинг и услуги, связанные с документооборотом компаний — рассмотрел Илья Веригин, руководитель направления услуг корпорации ЭЛАР. Он рассказал об инвентаризации и эффективном распоряжении документами, а также облачном индексировании электронных документов. Кроме того, спикер описал процесс сверки электронных документов с подрядчиками.

Алена Гатина, главный бухгалтер «Nissan Россия», рассказала о снижении расходов, минимизации рисков и всех плюсах при переходе на ЭДО. Она подробно описала риски компании при работе с «бумагой», а также потенциальные возможности электронного документооборота. Кроме того, спикер рассмотрела работу с дилерами (покупателями) и с поставщиками и полный переход на ЭДО.

Опытом внедрения электронного документооборота поделилась Анна Крюкова, менеджер по ИТ-проектам и администрированию ИС БЕВ. Она ответила на вопрос «Кому нужен ЭДО?» и рассказала о предпосылках его внедрения. Более того, спикер описала этапы перехода на электронный документооборот, достигнутые на сегодняшний день результаты от данного мероприятия, а также сопутствующие преимущества и проблемы.

Оксана Кулабышева, начальник отдела методологии РУСАЛ; Дмитрий Болотюк, ИТ-директор компании «Кордиант»; Анастасия Смотрицкая, главный бухгалтер Chicco; Николай Асташов, менеджер ИТ-проектов «Такеда Фармасьютикалс», и Сергей Щеглов, начальник отдела информатизации «Транснефтьэнерго», участники панельной дискуссии «Как „продать“ ЭДО руководству компании», описали основные риски при внедрении электронного документооборота. Кроме того, спикеры рассказали об основных преимущества внедрения СЭД для различных отраслей и включении руководителя в проектную команду.

Роман Набиев, начальник управления эксплуатации информационных систем компании ГОЗНАК, осветил роль системы электронного документооборота в управлении задачами и исполнительской дисциплиной. Он подробно описал процесс внедрения ЭДО, сообщив, с чего следует начать, и рассмотрев такие аспекты, как концепция, цели и задачи, рамки проекта и проектная команда.

Кроме того, спикер раскрыл всю правду об исполнительской дисциплине и рассказал, как эффективно ее автоматизировать.

Пути оптимизации затрат при выборе СЭД описал Дмитрий Соловьев, заместитель финансового директора Merlion. Он рассказал о процессе принятия решения о переходе на электронный документооборот и критериях выбора системы ЭДО. Спикер отметил: «При принятии решения мы основывались на себестоимости одного бумажного документа в сравнении с электронным». Среди прочих выгод от перехода на электронный документооборот Дмитрий выделил следующие:

• коммерческие выгоды;
• снижение риска невозврата дебиторской задолженности;
• оперативное получение оплаты в счет дебиторской задолженности;
• нет риска мошенничества;
• снижение количества операционных ошибок.