Валерий Калентьев: «Раньше на разнесение банковской выписки за прошедший день нам требовался целый день, сейчас на это уходит всего час»

Валерий Калентьев, руководитель отдела финансового планирования и бюджетного контроля независимой лаборатории ИНВИТРО и спикер конференции «Информационные технологии в казначействе», поделился с CFO-Russia опытом автоматизации казначейства.

Как давно вы автоматизировали казначейство?

Старт проекта в холдинге ИНВИТРО по автоматизации казначейства был в 2010 году. За 3 года казначейство внедрено в 95% компаний холдинга. С тех пор мы постоянно развиваем систему, улучшаем процессы, увеличиваем скорость обработки данных. То есть можно сказать автоматизация казначейства продолжается до сих пор.

С чего началась автоматизация в 2010 году?

Нашим первым шагом был перевод в электронную форму всех счетов, которые поступали к нам на оплату. Для этого, в принципе, мы и решились на автоматизацию. К 2010 году в компании накопилось такое количество счетов, что обслуживать их в ручную стало невозможным. К тому же, регулярно возникали конфликты, в которых основным аргументом была фраза «Я вам положил на стол, а вы не оплатили». Непонятно было, кто что положил, кто что не оплатил, в бюджете этот счёт или нет. Проконтролировать эти процессы было очень сложно. Иногда счет не оплачивался по ряду причин, но инициатора счёта невозможно было найти так как он был неизвестен. Были случаи, когда один и тот же счет оплачивался дважды или счет оплачивался одновременно разными департаментами, были даже случаи что просили оплатить один и тот же счёт два разных человека из одного отдела и для менеджеров была загадка, когда счёт будет оплачен или оплачен ли он.

После внедрения казначейства, все менеджеры видят все процессы от стадии заведения до стадии оплаты заявки. Также возможности программы позволяют согласовывать все платежи удалённо из любой точки мира, главное, чтобы был интернет.

По каким критериям вы выбирали систему автоматизации?

Так как наш финансовый блок построен на программе 1С, у нас было ограничение — поиск программного продукта на этой платформе. Прежде всего, мы искали возможность работы с платежным календарем анализировать все поступления и списания денежных средств. Очень важно было удобство работы казначея и возможность менять даты плановых платежей непосредственно из платёжного календаря была обязательна. К сожалению, до сих пор в некоторых казначейских системах очень плохой платежный календарь. Для нас это не только отчет, но и рабочий инструмент. Безусловно ещё одним обязательным требованием были план-факт анализ бюджета и маршруты утверждения согласования платежей.

Казалось бы, такие функции есть почти в каждой системе, но не в каждой — с ними удобно работать. Например, в стандартной программе 1С Предприятие существует возможность выстраивать маршруты согласования заявок на оплату, но эти возможности очень ограничены и не удовлетворяли нашим потребностям.

Ещё одним требованием было умение системы работать с электронной почтой. То есть она сама может уведомлять заинтересованных лиц, высылая им письма на электронный почтовый ящик, при этом письма могут иметь разные сообщения, например, пользователи могут задавать вопросы через систему или получать автоматически уведомления о стадии прохождения заявки. При необходимости заинтересованным лицам высылается платёжное поручения автоматически. Такие мелочи существенно облегчают работу.

При запуске проекта участвовали сторонние специалисты?

Обязательно. Компания, у которой мы покупали продукт, занималась интеграцией в нашу систему, дорабатывала систему под нас и занималась обучением персонала на первых этапах. Мы и сейчас иногда с ними созваниваемся и консультируемся.

С какими сложностями вам пришлось столкнуться в ходе автоматизации?

У нас очень много юридических лиц, которые находятся в разных регионах. Соответственно, у каждой из них своя база 1С, которая работала и работает независимо от других. Казначейство — это отдельная программа, которую надо было интегрировать со всеми базами 1С, что стало первой трудностью.

К тому же наша компания работает не только на территории Российской Федерации, но и в Белоруссии, Казахстане и Украине. Казалось бы, казначейство и в Америке казначейство, но, тем не менее, есть свои специфики учета в других странах. И мы дорабатывали систему под другие государства. Переход в других странах занял у нас чуть больше времени, потому что для начала нужно было узнать особенности учёта в стране, а потом адаптировать программу и менять процессы.

Вторая сложность — персонал. Безусловно, никто не хочет меняться. Мы очень много времени потратили на обучение и сейчас продолжаем обучать сотрудников компании работы в казначействе. (изменяется система, меняются требования, меняются сотрудники и т. д.). Как бы это странно ни звучало, но мы и сами у них обучаемся, ведь многие люди приходят из других компаний и их опыт очень важен для нас.

У вас одна система автоматизации для всех стран?

Одна на базе 1С, но в каждой стране стоит своя платформа, доработанная под требования законодательства государства. Соответственно, программа по казначейству, которая стоит в России, интегрирована исключительно с компаниями, которые расположены на территории РФ. Казначейские программы в других стран немного отличаются, но основные принципы работы и интерфейс одинаковый. То есть, чтобы мне сформировать отчет по компаниям в Белоруссии, мне нужно выйти из российской программы и зайти в белорусскую, но нужно нажать те же самые кнопки для формирование отчёта.

Сначала мы думали внедрить единую программу для всех стран, но потом поняли, что «игра не стоит свеч». В каждой стране есть свои требования, что влияет даже на интерфейс программы. Например, в России есть ИНН, который идентифицирует организацию, а в Украине это другое поле с другими требованиями. Расчетный счет в России содержит только цифры, а в Казахстане цифры и буквы. В итоге мы пришли к выводу, что интеграция казначейств в других странах с казначейством России не только займет очень много времени, но и приведет к путанице данных.

Добавлялись ли новые задачи в процессе автоматизации?

Добавлялись и сейчас добавляются, но все они направлены на упрощение и улучшение процессов уже работающей системы. Сейчас много работы, которая раньше делалась вручную, система делает самостоятельно.

Не пришлось из-за этого увольнять людей?

Я не помню таких инцидентов. Система запускалась поэтапно от одной компании к другой, в крупных компания поэтапно по департаментам. При запуске всегда проводилось обучение, и даже после обучения если у людей возникали вопросы мы всегда были на связи и подсказывали им. Кроме этого мы всегда им рассказывали о всех преимуществах системы.

Также я всегда прошу людей давать обратный отзыв, что их не устраивает и что бы они улучшили в системе, это позволяет нам улучшать систему и быть более приветственной к пользователю.

Какой эффект получила ваша компания, автоматизировав казначейскую функцию?

Значительное ускорение процессов. Например, объем платежей существенно вырос, а нагрузка на бухгалтерию уменьшилась. Если раньше на разнесение банковской выписки за прошедший день нам требовался целый день, то сейчас на это уходит всего час.

Сейчас на получение оперативных отчётов по группе компаний тратиться несколько минут, а не несколько часов.

Кроме этого все участники процесса видят на какой стадии находится заявка на оплату, кем она утверждена или когда оплачена. Это значительно экономит время не только бухгалтерии, но и менеджеров.

Самый лучший эффект для меня — это когда у нас открывается новая компания и менеджеры просят сразу подключить казначейство.

Задать собственные вопросы Валерию и узнать больше об опыте ИНВИТРО вы сможете на конференции «Информационные технологии в казначействе», которая пройдет 17 февраля 2017 года в Москве.

Ирина Экзархо

Комментарии