Евгений Михалев: «Сегодня весь процесс полного цикла пересчёта планов занимает у нас не более 2-х часов»

Евгений Михалев, ИКТ-директор компании МАЙ и спикер второй встрече дискуссионного клуба «Информационные технологии в промышленности: диалог на высшем уровне», поделился с CFO-Russia опытом внедрения ERP-системы в бизнес-процессы компании.

Как давно в вашей компании внедрена ERP-система?

В компании МАЙ проект стартовал в 2009 году. Наша команда IT разделила процесс на этапы, с пошаговым расширением. К 2014 г. функционал ERP стал максимально полным, это произошло после внедрения блоков планирования, учёта себестоимости, R&D и закупок.

Каковы были предпосылки внедрения ERP-системы?

Группа компаний МАЙ объединяет несколько юридических лиц, каждое пользовалось собственной конфигурацией 1С. Следовательно, нам было необходимо собрать нормативно-справочную информацию (НСИ) в одном месте и сделать ее единой для всей компании, и затем получить современный инструмент для учёта продаж и управления скидками.

Пришлось ли менять какие-то бизнес-процессы?

Да. Например, у нас было создано специальное подразделение по НСИ, подчинённое ИТ-департаменту. Его сотрудники занимались консолидаций данных: созданием единой базы, контролем и внесением изменений в справочные данные. После изменений любые данные о контрагентах, договорах, номенклатуре, справочной информации заносятся централизовано сотрудниками этого подразделения.

С какими сложностями пришлось столкнуться при внедрении ERP-системы?

Классическая проблема — нежелание сотрудников принимать в повседневной работе новые инструменты. Но в тоже время, внедрение ERP-системы на участках, где ранее не было альтернативного ПО оказалось значительно проще.

Сотрудники, которые работали на 1С или MS Access не хотели переходить на Microsoft Axapta из-за незнакомого интерфейса, большего (в сравнении с 1С) количества ограничений. К примеру, не добавляли энтузиазма новые процессы по сторнированию документов и другие отличия.

Финальный этап запуска ERP-системы мы запускали уже силами внутренней команды IT МАЙ. Так как для нас это был новый опыт, пришлось задействовать сотрудников в усиленном режиме, иногда без выходных. Таким образом, внедрение не самых больших модулей (таких как НСИ и продажи) у нас отняло много сил.

А почему вы решили не внедрять ERP-систему от 1С?

В 2009 году ERP-система от 1С была сырой и не удовлетворяла требованиям бизнеса. Поэтому мы остановились на программном обеспечении западного вендора.

Кто курировал проект внедрения ERP-системы?

IT-директор, но проект был под непосредственным контролем генерального директора компании.

Кто входил в проектную группу?

Не считая представителей партнера, два внутренних консультанта и два разработчика со стороны IT МАЙ, со стороны бизнеса — руководители подразделений и ключевые сотрудники компании.

Также специально под эти цели была создана команда НСИ, которая до начала внедрения готовила данные для внесения, а после старта вносила общие мастер-данные в систему учета.

Какие блоки сейчас входят в ERP-систему?

Кроме собственно управления продажами и НСИ, это планирование цепочки поставок, начиная с закупок и заканчивая планированием продаж, финансовое согласование движений денежных средств, складской учет ГП и ТМЦ, учёт финансирования и исполнения ТМА, учёт закупок сырья, R&D, управление себестоимостью. Можно сказать, что в ERP задействованы все ключевые бизнес-процессы компании, кроме производства и бухгалтерии, которые автоматизированы на платформе 1С.

Почему решили оставить производство на 1С, а не объединить все в одну систему?

Исторически производство было автоматизировано на платформе 1С 7.7. При этом стандартные решения от 1С и Microsoft Axapta нам не подошли по различным причинам. В связи с этим, а также учитывая наш большой опыт в автоматизации производства, было принято решение по разработке собственного решения для автоматизации производства на платформе 1С 8. К тому же, решение на 1С глубоко интегрировано с Microsoft Axapta, поэтому сложностей не возникает.

Новые блоки вы «прикручивали» силами внутренних специалистов?

Да.

Почему приняли решение не привлекать консультантов?

Во-первых, у нас был негативный опыт на стадии внедрения.

Во-вторых, основной установкой к развитию был посыл добиваться максимального результата при минимуме затрат. И фактически, имея не очень большой, но высококвалифицированный IT-штат и достаточно времени (наиболее интенсивный цикл развития занял 1,5 года), нам это удалось.

Какой эффект получила компания, эксплуатируя ERP-систему?

Во-первых, ускорение операционных процессов. К примеру, для просчета горизонта планирования в месяц нам требовалось до трёх дней, данные для планирования собирались из разных источников, команды планирования работали обособлено в части планирования и прогнозирования продаж и планирования производства и цепи поставок. Сейчас все исходные данные для планирования содержатся в одной интегрированной ERP-системе, а алгоритмы расчёта планов унифицированы, на текущий момент весь процесс полного цикла пересчёта планов занимает не более двух часов.

Во-вторых, удалось повысить эффективность процессов за счёт их автоматизации, что позволило значительно сократить расходы на персонал, централизовать планирование в компании, упорядочить работу с закупками, прозрачно выстроить планирование логистики и загрузку сменных сотрудников складов сырья.

Еще один очень важный эффект — достижение синергии между различными подразделениями компании, которые ранее не взаимодействовали и испытывали трудности в коммуникации друг с другом еще на этапе инициации проекта.

Но концепция ERP подразумевает сквозные процессы учёта и управления между всеми пользователями, поэтому нам пришлось приложить немало усилий, чтобы организовать новый более эффективный стиль взаимодействия между сотрудниками. Уже в процессе опытно-промышленной эксплуатации участникам проекта стало очевидно насколько взаимосвязаны данные и процессы при автоматизации в единой системе.

Приведу наиболее яркий пример: служба закупок не своевременно завела плановую поставку или не проставила фактическую дату прибытия на склад товара, из-за этого на складе не запланировали ресурсы под разгрузку и как следствие — машина с сырьем простаивает. Этих и многих других подобных моментов нам удалось избежать благодаря работе в единой интегрированной системе.

По итогам внедрения ERP-системы в компании МАЙ, могу сказать, что она позволила автоматизировать практически все бизнес-процессы в компании. Вместе с тем, ее внедрение — это сложный и трудоемкий процесс, который требует существенных материальных, трудовых и временных ресурсов и успех проекта зависит от грамотной организации процесса внедрения на всех этапах.

Задать собственные вопросы Евгению и узнать больше об опыте компании МАЙ вы сможете на второй встрече дискуссионного клуба «Информационные технологии в промышленности: диалог на высшем уровне», которая пройдет 15 сентября в Москве.

Ирина Экзархо

Комментарии