Михаил Хорошев: «Если вы хотите порядка в своих деньгах – автоматизируйте казначейство»

Михаил Хорошев, руководитель казначейства «АвтоСпецЦентр» и спикер Делового завтрака «Оптимизация планирования денежных средств и платежного процесса в корпоративном казначействе», поделился с CFO-Russia опытом автоматизации казначейства.

Каковы особенности автоматизации казначейской функции в компании авторитейла?

На мой взгляд, принципы автоматизации казначейских функций не сильно зависят от отрасли — основные ограничения накладывает масштаб бизнеса, вид используемой ERP-системы и особенности работы конкретной компании. Для любого казначея важно получать оперативную информацию по текущим поступления и платежам, иметь актуальные прогнозы движения денежных средств, а так же необходимые аналитические данные. То, каким образом собираются данные, в каком разрезе ведется учёт, какого уровня аналитика используется в учетной программе — уже зависит от конкретной компании, зоны ответственности казначейства и возможностей самой программы. Уверен, если сравнить реализованные крупнейшими автодилерами в рамках автоматизации казначейства задачи — они будут существенно различаться, как по сути, так и по исполнению.

Как давно казначейство вашей компании автоматизировано? С чего начиналась автоматизация?

В нашей компании первые шаги по автоматизации казначейства были сделаны еще в 2012 году. Основной задачей на тот момент было создание системы согласования платежей, которая позволила бы решить следующие задачи:

• упорядочить процесс инициации платежей;
  
• ввести механизм контроля платежей на соответствие бюджету ДДС;
• ввести бухгалтерский контроль заявок — соответствие их текущим взаиморасчетам, предоставление первичных документов и т. п.

Какую систему автоматизации вы выбрали?

Так как бухгалтерский учет уже велся в программе 1С, выбор платформы для автоматизации этого процесса был так же сделан в ее пользу.

Участвовали ли сторонние специалисты при ее запуске?

Разработкой казначейского модуля занимались приглашенные специалисты (на тот момент вся поддержка 1С осуществлялась сторонней компанией), однако в дальнейшем было принято решение отказаться от их услуг и создать собственный отдел поддержки учетных систем в рамках департамента по информационным технологиям. Наличие собственных программистов позволяло не только качественнее обслуживать существующую систему, но и упростило процесс модернизации и доработки многих аспектов бизнеса.

За прошедшие годы ситуация в автобизнесе существенно изменилась — рынок находится в кризисе, продажи резко упали, многие игроки свернули бизнес или существенно сократили его. При этом группа компаний «АвтоСпецЦентр» стабильно входит в число крупнейших автодилеров, не только сохраняя свои позиции на рынке, но и увеличивая масштабы бизнеса. В условиях, когда многие банки сократили объемы кредитования, а покупательская способность населения падает, на первый план выходит умение компании эффективно распоряжаться собственными ресурсами. Соответственно это диктует новые требования к эффективности работы каждого подразделения, и в первую очередь к казначейству. Но качественная работа казначейства невозможна без технической поддержки, поэтому в настоящее время автоматизация казначейских функций выходит за рамки простого контроля согласования заявок.

С какими сложностями вам пришлось столкнуться в ходе автоматизации казначейства? Как их удалось преодолеть?

Текущий план развития казначейства предполагает реализацию двух основных задач. Во-первых, максимальную автоматизация типовых операций и минимизация ручной работы. Во-вторых, расширение аналитических данных, используемых в учетной системе, и стандартизация нормативно-справочной информации.

Наиболее трудоемкий процесс сейчас — это обработка банковской выписки. Ежедневно по счетам компаний группы проходят сотни операций, каждую из которых приходится разносить в двух базах — фронт-офисной программе, по которой бизнес контролирует взаиморасчеты с клиентом, и учетной базой 1С, где формируется уже бухгалтерский учет. Помимо этого, для определенных видов операций необходима дополнительная аналитика, которая так же проставляется вручную. К решению этой задачи мы подошли с двух сторон:

1. Где это было возможно, вводим в назначение платежей ключевые символы для автоматического подбора аналитических данных. Например, в назначениях платежей через оперкассу банка добавили номер оперкассы, что позволяет автоматически относить операцию на тот или иной дилерский центр.
   
2. Дорабатываем загрузчик банковской выписки во фронт-офисную программу с идентификацией платежа по номеру счета, указанного в назначении с дальнейшим экспортов данных в 1С. В итоге до 90% операций будут разносится автоматически, и ручная обработка потребуется только по тем платежам, где будет некорректное указание счета.

По нашим оценкам, это позволит сократить время на обработку банковской выписки минимум в 3–5 раз.

При решении второй задачи основной проблемой стало наличие большого количества учетных баз. Исторически сложилось так, что практически в каждом дилерском центре (а их сейчас в группе 28) существовала своя собственная копия фронт-офисной программы, а многие данные вообще велись в Excel в том виде, как было удобно конкретному пользователю. В процессе централизации внутренних процессов весь этот зоопарк систем и данных привел к тому, что многие справочные данные были задвоены (например, справочник контрагентов и договоров), а однотипная информация хранилась в разных форматах.

В настоящее время ключевые справочники и отчеты приводятся к единому виду, а так же настраивается синхронизация между базами таким образом, чтобы избежать искажения данных. Ключевым «банком данных» для казначейства является учетная база 1С. Например, при создании нового контрагента во фронт-офисной программе и при переносе данных в 1С, система автоматически (по ключевым полям) проверяет наличие такого контрагента в 1С, и если находит — то обновляются данные фронт-офисной программе, если нет — создается новый в 1С. При этом устанавливается точная связь между этими записями в обеих базах. Планируется, что любые изменения можно будет вносить только в базу 1С, которые при очередной синхронизации отразятся и во фронт-офисной программе.

Какие задачи ставились перед проектом автоматизации казначейства в вашей компании? Менялись ли они в ходе его реализации?

Как я уже сказал, в настоящее время основными задачами является минимизация ручных операций и упорядочивание нормативно-справочной базы. Разумеется, в процессе их реализации затрагиваются смежные процессы — создаются новые отчеты, упрощаются текущие операции, перестраиваются бизнес-процессы. На мой взгляд, ERP-система это живой организм, который растет, меняется и развивается вместе с компанией. Проект автоматизации казначейства — это бесконечный процесс, у которого есть лишь промежуточные этапы, а его цели и задачи меняются как под влиянием внешних факторов, так и исходя из текущих потребностей компании.

Какой эффект получила ваша компания, автоматизировав казначейскую функцию?

Если рассматривать эффект от автоматизации казначейских функций, то тут можно учесть сокращение затрат на персонал (с сокращением ручных операций появляется возможность уменьшить количество сотрудников), сокращение затрат на обслуживание долга (более точное планирование денежных потоков позволяет сократить объем внешних займов), увеличение доходности от размещения средств (получать более высокую ставку по депозитам за счет размещения больших сумм на длительный срок). Однако на мой взгляд гораздо важнее нефинансовая составляющая этого процесса. Перефразируя одного моего знакомого финансового директора, я бы сказал — «автоматизация казначейства — это не вопрос экономии, это вопрос порядка». Выстроенная, прозрачная и автоматизированная работа казначейства сведет к минимуму риск человеческой ошибки, существенно снизит риски мошенничества, позволит быстро и качественно предоставлять аналитические данные, прогнозировать и контролировать денежные потоки. В общем, если вы хотите порядка в своих деньгах — автоматизируйте казначейство.

Задать собственные вопросы Михаилу и узнать больше об опыте «АвтоСпецЦентра» вы сможете на Деловом завтраке «Оптимизация планирования денежных средств и платежного процесса в корпоративном казначействе», который пройдет 18 июля 2018 года в Москве.

Ирина Экзархо

Комментарии