Николай Тихомиров: «Мы сократили трудоемкость подготовки аналитики в 10 раз»

Николай Тихомиров, заместитель генерального директора по экономике и финансам «ЛЛК-Интернешнл» и спикер конференции «Корпоративное планирование и прогнозирование», поделился с CFO-Russia.ru опытом оптимизации работы по планированию в компании через интерактивные инструменты анализа.

Как давно ваша компания решила оптимизировать работу по планированию через интерактивные инструменты анализа? Каковы были предпосылки этого процесса?

Применение инструментов интерактивной аналитики началось в текущем году. Основные предпосылки можно разделить на 2 направления:

1. расширение возможностей информационной поддержки принятия решений для топ-менеджмента компании и руководителей бизнес-направлений, обеспечение оперативности формирования управленческой аналитики;

2. предпосылки организационно-технического характера — сокращение непроизводственных затрат рабочего времени за счет автоматизации процессов обработки данных и визуализации результатов.

Если кратко конкретизировать каждую часть, то для первой выделю следующие основные аспекты:

1) вклад в улучшение экономического результата компании за счет своевременного выявления «узких мест» и выполнения корректирующих действий менеджментом компании.

Оптимизация методов обработки данных и визуализации результатов с использованием инструментов Business Intelligence позволяет:

• обеспечить представление аналитики в сжатом управленческом формате, сохраняя при этом возможность детализации установленных показателей до требуемого уровня. Детализация информации по заданным маршрутам происходит в режиме он-лайн мгновенно, исключается необходимость подготовки многотомных отчетов и дополнительных запросов по детализации с ожиданием ответов на них;

• исключить просроченные и «сырые» отчеты, подготовка которых устаревшими методами сопряжена с непроизводительными затратами рабочего времени сотрудников на ручную обработку данных и исправление возникающих при этом ошибок;

• обеспечить возможность углубленного анализа ситуации за рамками заранее подготовленных слайдов. То, под каким углом менеджмент смотрит на ту или иную проблему, может отличаться от акцентов, заранее расставленных в статическом аналитическом отчете. При этом часть важной для принятия управленческих решений информации может остаться «за кадром». Многомерный анализ показателей с использованием интерактивных панелей производиться по маршруту, динамически определяемому возникающими вопросами, с одновременным выявлением новых возможностей для повышения эффективности компании;

2) оперативность информационной поддержки принятия управленческих решений, расширение возможностей своевременного реагирования.

Для исполнения годового, квартального или месячного бюджета необходимо управление операционной деятельностью «внутри» месяца на основе ежедневной аналитической информации. Например, систематизированные данные о текущем рыночном спросе, размере страховых запасов, фактической подаче транспортных средств, наличии продукции на складе или графике производства на ближайшие дни, ежедневное выявление «узких мест» для оперативной выработки корректирующих мероприятий.

К предпосылкам организационно-технического характера следует отнести:

• повышение доступности и функциональности инструментов Business Intelligence. (Сейчас мы используем MS Power BI Desktop, которую можно бесплатно скачать с сайта Microsoft);

• возможность бесшовной интеграции инструментов MS Power BI в. действующие информационные потоки. Автоматизация включает весь информационный поток от выгрузок из учетных и других информационных систем до результата, визуализированного в управленческом формате. (Для преобразования входящих данных в массивы требуемой структуры используется MS Power Query — инструмент, доступный в виде надстройки в MS Excel 2010, а в Excel 2013 и 2016 ставший стандартом);

• возможность четкого нормирования трудозатрат, необходимых для подготовки регулярной аналитики. Обеспечивается сокращение непроизводительных затрат времени сотрудников за счет исключения повторяющихся ручных операций и повышения их квалификации в области современных средств обработки и анализа данных. Для последующей актуализации аналитического отчета требуется только разместить исходные данные в заданных директориях на сервере и нажать кнопку «обновить» на интерактивной панели MS Power BI. Применение современных технологий дает возможность увеличить охват и глубину аналитики без увеличения численности сотрудников, задействованных в выполнении данных задач.

С какими сложностями столкнулась ваша компания при внедрении интерактивных инструментов анализа для оптимизации работы по планированию? Как их удалось преодолеть?

Основные сложности были связаны с переменами. Освоение новых технологий — это всегда дополнительные затраты времени, как правило, не рабочего.

Благодаря росту квалификации многие рутинные задачи станет проще и быстрее решать. Сокращение трудоемкости решения таких задач даст возможность инвестировать больше времени в аналитические задачи, имеющие более высокую практическую значимость и влияние на экономический результат компании. Сотрудники отлично это понимали, но желания усилить профессиональные компетенции у них появлялось не всегда.

Для аналитика методы работы с данными являются базовыми компетенциями для обеспечения должной производительности труда. Кто понимает, что развитие — это всегда выход из «зоны комфорта» (пусть и временный) — движутся вперед. Остальных рано или поздно опережают более динамичные коллеги «по цеху».

Кроме того, чтобы сдвинуть дело с мертвой точки, мне приходилось быть «играющим тренером», то есть разрабатывать совместно с ключевыми сотрудниками архитектуру информационных потоков от ожидаемого результата — управленческого формата на «выходе» — до исходных выгрузок и особенностей работы с транзакциями в системе автоматизации бухучета на «входе» (карты информационных потоков). При этом разработанные решения важно сразу внедрять на практике, получая конечный результат в форме управленческой аналитики и базирующихся на ней инициативах экономического подразделения.

В феврале текущего года ряд сотрудников прошел обучение по Power BI и новым возможностям MS Office в технологическом центре Microsoft. Искренне, не на правах рекламы, скажу, что это обучение из первоисточника — действенный метод. Многие сотрудники самостоятельно попросили поставить новый MS Office и начали применять то, чему научились, повысив производительность работы с данными.

Сотрудники, вовлеченные в процесс разработки, далее формируют регулярную аналитику с минимальной трудоемкостью. Сжатые сроки подготовки управленческой аналитики становятся новым стандартом. Высвобожденное время направляется на взаимодействие со смежными подразделениями, расширение аналитического функционала, дальнейший поиск путей повышения экономической эффективности компании. Сотрудники с «драйвом» и стремлением к профессиональному росту — обеспечивают последующее развитие примененных инструментов анализа и обучение остальных сотрудников.

Существовавшие ранее препятствия:

• необходимость согласования дополнительных инвестиционных и операционных расходов, связанных с внедрением и последующей эксплуатацией информационной системы (это особенно актуально для больших компаний с многозвенными процедурами);

• необходимость обоснования экономической целесообразности внедрения;

• дополнительные затраты времени на формирование и доработки технических заданий (наряду с необходимостью исполнения всех текущих задач) на сегодняшний день сведены к минимуму, поскольку доступные по стоимости технические решения стали намного функциональнее, а их внедрение не требует глубоких знаний в области программирования.

Сотрудник, считающий себя «продвинутым пользователем» уже сейчас способен совмещать знания экономики и методики с автоматизированной обработкой соответствующих данных современными методами. При наличии определенной квалификации больше не требуется «имитировать бурную деятельность» по написанию технического задания, многократному внесению в него изменений, согласованию с компанией-разработчиком или программистами, а затем долго реализовывать, тестировать и исправлять. Достаточно воспользоваться доступным уже сейчас инструментарием.

Полагаю, что через два-три года требования к владению инструментами Business Intelligence (включая Power BI), станут такими же базовыми при найме сотрудников, как работа с электронной почтой или знание Excel.

Какие интерактивные инструменты анализа использует ваша компания сегодня?

С марта текущего года мы внедрили целый ряд инструментов интерактивной аналитики на базе MS Power BI. Теперь это стало своего рода «конвейером», где каждая новая задача рассматривается под призмой «Как избежать многостраничных отчетов и избыточной трудоемкости, обеспечив при этом возможности сжатого управленческого формата представления и максимальной декомпозиции показателей по зонам ответственности?»

За это время мы взяли на вооружение инструментарий MS Power Query, обработку данных с использованием DAX-формул, построение моделей данных в MS Power Pivot взамен ранее применяемой первичной обработкой данных в базе данных MS Access с присущими ей техническими ограничениями.

В частности, интерактивная аналитика на базе MS Power BI внедрена (или находится в завершающей стадии внедрения) по следующим направлениям:

• анализ фактической динамики объемов и показателей эффективности продаж (с детализацией по коммерческим зонам ответственности, покупателям, продуктовым группам и продуктам);

• анализ дебиторской задолженности, показатели для управления просроченной дебиторской задолженностью;

• анализ динамики запасов и продаж в дилерской сети (с использованием инструментов предиктивной аналитики — прогноз рядов динамики, корреляционный и кластерный анализ);

• динамика котировок на нефть и нефтепродукты, корреляционный анализ;

• ежедневный анализ операционных показателей (отгрузки, оперативное планирование производства, остатки на складах);

• анализ динамики расходов, план-факт анализ;

• сценарный анализ и имитационное моделирование экономических показателей.

На конференции «Корпоративное планирование и прогнозирование» я остановлюсь на следующих практических кейсах применения интерактивной аналитики:

• анализ динамики расходов, анализ динамики продаж;

• корреляционный анализ;

• имитационное моделирование экономических показателей.

С точки зрения формирования бюджетов и анализ их последующего исполнения, кейсы из первого пункта применяются при разработке бюджетов, когда требуется сформировать напряженный, но достижимый бюджет. В этом случае целесообразно опираться на ранее достигнутые результаты. Интерактивная аналитика является средством подготовки соответствующей аргументации для обсуждений с коммерческим, производственным, логистическим и другими подразделением.

Второй пункт — корреляционный анализ — нередко необходим для анализа закладываемых в бюджет сценарных условий. Например, на базе коэффициентов корреляции, рассчитанных на основании статистических рядов динамики, формируется прогноз цены на заданные нефтепродукты, исходя из прогнозной цены на нефть и корреляции соответствующих котировок.

Третий пункт — имитационное моделирование — инструмент, позволяющий в режиме он-лайн определить, как изменится моделируемый показатель (например, EBITDA, или валовая прибыль в зоне ответственности коммерческого подразделения) в зависимости от процентного изменения входящих факторов — например, цены, себестоимости, объема продаж в соответствующей зоне ответственности и/или в течение заданного периода времени.

Оперативно отвечая на вопрос «Как изменится показатель валовой прибыли при изменении цены на X%, себестоимости на Y%, объемов на Z% (как по отдельности, так и одновременно)?», становится возможным направить совещание со смежными подразделениями в нужное русло и оперативно пересчитать показатели при наличии альтернативных оценок и мнений. Инструмент может применяться при подготовке и проведении совещаний как по формированию, так и по корректировке сформированного базового сценария бюджета.

Какой эффект получила ваша компания, используя интерактивные инструменты анализа?

Как правило, эффективность внедрении IT-решений измеряется как отношение полученного экономического результата к затратам ресурсов, необходимых для внедрения системы. Эффект в числителе данной формулы тем ощутимее, чем меньше её знаменатель. Если знаменатель стремится к нулю, а числитель имеет ненулевое значение, то вся дробь — эффективность — будет неограниченно возрастать, математически — стремиться к бесконечности…

Знаменатель данной формулы — конечно, не нулевой, но хочу сказать, что для компании он минимален. Мы не тратили средства на внедрение. Рабочее время задействованного персонала сопоставимо с обычными затратами рабочего времени на подготовку одного-двух аналитических отчетов. Повышенные затраты рабочего времени окупаются уже с третьего формирования регулярной аналитики с использованием современных методов. Затраты времени «играющего тренера» на повышение квалификации в выходные дни — не в счет. Это — хобби.

Что касается числителя формулы — конечно, мы не считаем, какие корректирующие управленческие решения, избавившие от возникновения избыточных расходов или иных форм утечки эффективности, были связаны с автоматизацией определенных участков за счет внедрения интерактивной аналитики, а какие — нет.

В наибольшей степени эффект очевиден в операционном планировании, где проводятся ежедневные координационные совещания, в которые вовлечены все связанные с операционной деятельностью подразделения — продажи, производство, логистика, закупки. Совместно вырабатываются оперативные решения, экономящие компании десятки миллионов рублей.

Применение средств автоматизации обработки данных на базе стандартных средств Microsoft с интерактивными аналитическими отчетами позволило «поставить на конвейер» подготовку актуальной аналитики каждое утро до 9:45 MСK, исключить разночтения в данных между подразделениями. Ранее аналитика из-за высокой трудоемкости готовилась еженедельно. К моменту координационного совещания она устаревала и вызывала разночтения смежных подразделений. Многие отклонения (например, отсутствие востребованного рынком продукта на остатках и в оперативном графике производства) обнаруживались слишком поздно для того, чтобы быть скорректированными. Основная цель автоматизации в данном случае сводилась к своевременности формирования аналитической информации.

Касательно эффекта, заключающегося в снижении трудоемкости подготовки данных для оперативного план-факт анализа:

• Ранее три сотрудника затрачивали от одного до трех часов рабочего времени на подготовку массивов информации (по отдельным производственным предприятиям), часто с ошибками из-за ручной обработки данных и повторными расчетами, плюс один-два часа на консолидацию и подготовку аналитики в управленческом формате. Итого трудоемкость составляла от четырех до одиннадцати человеко-часов.

• После внедрения несложных решений и обучения ключевых сотрудников подготовка необходимой аналитики обеспечивается одним сотрудником и занимает 25 минут (включая выгрузку, преобразование данных и обновление ранее сформированных интерактивных информационных панелей). Таким образом, трудоемкость сократилась более чем в 10 раз. Еще важнее — исключение ошибок, связанных с обработкой данных. До внедрения еженедельно мы получали претензии смежных подразделений по обнаруженным ошибкам, после чего отчеты переделывались, направлялись вновь, снижалось доверие к ним. После внедрения автоматизации — в течение пяти месяцев с момента внедрения — ноль ошибок.

• Ежедневно до 9:30 в задействованные подразделения рассылаются интерактивные панели показателей со скриншотами основных моментов для обсуждения (рассылаются файлы MS Power BI, также существует возможность обновить ранее сохраненную панель показателей с сервера). В 9:45 проводятся координационные совещания по существу возникших отклонений. Кроме того, применение инструментов интерактивного анализа минимизирует время проведения координационных совещаний, повышает их эффективность, поскольку вопросы из серии «не знаю, давайте посчитаем это после совещания» сведены к нулю. Исключения составляют вопросы, требующие конкретизации за рамками маршрутов декомпозиции показателей, заложенных в архитектуру стандартных информационных панелей.

Я считаю, что современные информационные технологии и интерактивная аналитика — инструмент, «рабочая лошадка» в обработке и визуализации информации, позволяющая видеть ситуацию регулярно, оперативно, с максимальным охватом с одной стороны и необходимой детализацией — с другой. Экономический эффект в числителе приведенной выше формулы эффективности напрямую не зависит от IT-решения и по-прежнему определяется степенью понимания ситуации, интерпретации аналитической информации и вырабатываемыми на ее основе управленческими решениями. Вместе с тем, ограничивать себя в применении инструментов Business Intelligence — равносильно тому, что продолжать считать на арифмометре, не владея калькулятором.

Задать собственные вопросы Николаю и узнать больше об опыте «ЛЛК-Интернешнл» вы сможете на конференции «Корпоративное планирование и прогнозирование», которая пройдет 9 декабря в Москве.

Ирина Экзархо

Комментарии