Отчет о четвертом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот» (день 2)

Михаил Агапов, менеджер проекта по электронному документообороту Nokian Tyres,  в своем докладе проследил электронную эволюцию финансово-учетного документооборота в Nokian Tyres Россия. Рассказав о предыстории проекта по автоматизации документооборота, он начал описывать его развитие, начавшееся с внедрения системы Directum, необходимой для управления договорами, электронными документами и деловыми процессами. Спикер рассмотрел гибридный документооборот, включающий в себя «электронные документы», бумажный архив и первичные документы. Задачами идеального документооборота являются: перевод первичных документов в электронный вид, исключение «гибридных» документов, единый электронный архив и др. 

Опытом организации правового сопровождения бизнеса с использованием СЭД поделилась Резеда Несынова, директор департамента информационных технологий ГК «Миррико». Она описала блок «Управление договорами» своей компании, представила матрицу и маршруты согласования договоров, сравнила договорные документы. Спикер выделила такие особенности согласования, как лимиты по суммам, сложные маршруты, сроки и перечень согласующих служб, к сложностям она отнесла затягивание сроков, несколько кругов согласования и подписание договоров вне системы. Кроме того, Резеда рассмотрела нормативы и биллинг услуги ГК «Миррико», традиционно завершив выступление формированием планов на будущее. 

Дмитрий Никитин, генеральный директор «Энсол консалтинг», описал в своем докладе переход от бумажных документов к цифровым данным, отметив задачи внутреннего и внешнего документооборота. Спикер выделил «три кита» работы с документами: электронный архив, согласование и ЭДО, а затем подробно описал процесс автоматизации ввода документов, дав подробный обзор возникающих здесь потребностей. Кроме того, были отмечены особенности проверки документов, контроля их уникальности и статуса, а также обработки ошибочных документов. 

О том, как внедрить электронные счета-фактуры, не внося изменения в западную учетную систему, рассказал Артур Дзлиев, руководитель отдела контроля расчетов «Зельгроса», раскрыв в своем докладе предпосылки, этапы и проблемы данного процесса и представив его в виде схем. Спикер отметил сложности, связанные с мастер-данными, такие как расхождения в артикулах и штрих-кодах товаров и отсутствие вложений, а также показал ошибки при расчете в ЭСФ. Среди планов развития компании Артур выделил переход на единую систему обработки данных, внедрение исходящего ЭДО и др.

Интегрированный подход к электронному документообороту описал Евгений Моржевилов, руководитель отдела консалтинга Canon. Схематично представив информационную среду компании, спикер рассмотрел ее основные задачи и типовые проблемы, а также специальные процедуры ЭДО и процесс согласования и подписания контрактов. Кроме того, в докладе были представлены различные интерфейсы и схемы операций с документами.

Андрей Гончаров-Храбров, главный эксперт отдела развития базового проекта АЭС «Росэнергоатом», рассказал о специфике приёмки технической документации внутреннего документооборота и ее участниках. Спикер рассмотрел первичные подходы и требования к информационным системам для обеспечения процессов приёмки технической документации, среди которых: автоматизация привязки поступающих файлов к структурам вида документации на основе настраиваемых правил в соответствии со стандартами конкретного проекта и вида документации, автоматизация части функций нормоконтроля и др.

Галина Новичихина, заместитель главного бухгалтера, руководитель проекта «Электронные документы» в «Келлогг Рус», поделилась опытом внедрения электронного документооборота, описав путь своей компании от электронного архива до E-invoicing. Спикер рассказала о создании стоимости через трансформацию документооборота компании и рассмотрела человеческий фактор в процессе  PTP (Procure-to-pay). Галина также описала «подводные камни» внедрения E-invoicing, такие как программные доработки и настройки, роуминг, небольшое количество компаний, готовых к ЭДО и др. Среди плюсов данного мероприятия - снижение затрат компании на операции с документооборотом и повышение эффективности работы с контрагентами.

Денис Горбунов, руководитель проектного офиса департамента информационных технологий «Черкизово», рассказал о системе электронного документооборота своей компании, являющегося фундаментом для корпоративных процессов. Спикер представил график внедрения ЭДО и схему его архитектуры, а также наметил пути развития системы электронного документооборота. Основной фокус для развития СЭД на 2017 год - это производительность и интеграция договорного решения. В заключение Денис рассмотрел популярные архитектурные ошибки, связанные с бюджетным контролем, учетными процессами, детализацией спецификаций и необходимостью дополнительных справочников. 

Опытом внедрения и эксплуатации ЭДО в промышленной компании поделился Сергей Трофимов, руководитель проектного офиса «Валента Фарм». Целями перехода на электронный документооборот в его компании стали: кодирование документов, их сохранность, защита от искажения данных, автоматизация маршрутов согласования документов и его история. Спикер описал развитие СЭД относительно бюджетного комитета, заявок кадрового документооборота и отчетности сотрудников. Проблемы данного процесса были связаны с универсальными маршрутами согласования, избыточным функционалом, интеграцией с хранилищем документов и др. В планах компании - шаблонные формы документов, универсальные маршруты на основе штатного расписания и др. 

Архитектуру корпоративных систем юридически значимого ЭДО и представления регуляторной отчетности рассмотрел в своем докладе Александр Титов, начальник отдела развития и корпоративной архитектуры «Лукойла». Он подробно рассмотрел требования к документообороту и представил архитектурное решение по работе с ним в компании. Спикер выделил такие корпоративные системы, как маршрутизация, порталы, архив, смежные системы и описал каждую из них.

Анна Калачева, директор ОЦО «Цеппелин Русланд», выступила с  докладом «Выбор системы для организации электронного документооборота полного цикла (New Technolody Introduction)», в котором раскрыла общую методологию выбора платформ, критерии для принятия решения и процедуру внедрения ЭДО в компании. Спикер представила бизнес-кейс своей компании, выделив такие проблемы, как отсутствие единообразного процесса продаж, отсутствие должной прозрачности, загрузка бизнес-дивизионов непрофильными функциями и др. Кроме того, Анна схематично представила различные функции своей компании, переданные в Shared Operations Center.