Двенадцатая конференция «Общие центры обслуживания: организация и развитие» (2-3 день)

В рамках второго дня конференции было проведено две экскурсии. На первой из них - экскурсии на центр учета «Желдоручета» - участники узнали, как организован учет расчетов с персоналом и налоговый учет по расчетам с персоналом, а также электронный документооборот. Также представители центра учета рассказали о формировании налоговой отчетности по расчету зарплаты в ОЦО и оптимизации работы центра учета для повышения его эффективности.

В ходе второй экскурсии - по Владимиру и в Суздаль - у участников конференции была не только возможность посмотреть древние русские города «Золотого кольца», но и пообщаться с коллегами в неформальной обстановке, узнать друг друга получше, поделиться секретами решения сложных рабочих задач.

Александр Федоров, заместитель директора «Желдоручета», рассказал о практических аспектах организации электронного документооборота и применении его в отношении кадровых документов и при направлении работников в командировку. Спикер также выделил мероприятия по повышению эффективности учетного процесса, такие как вывод отработки документов в учете в регионы с низкой стоимостью трудовых ресурсов, создание крупных учетных межрегиональных ЦентровКомпетенций и переход на ЭДО с электронной подписью. Александр выделил проблемы применения системы электронного документооборота в АСДО ОЦО (низкую производительность по формированию карточек и отправок документов, отсутствие возможности распознавания первичных учетных документов и их импорта в учетную систему и др) ипоказал пути их решения, а также рассказал об эффекте, полученной компанией от использования ЭДО при учете труда и его отплаты.

О рисках, сложностях и ошибках при создании ОЦО рассказал независимый эксперт Игорь Киселев, начав свой доклад с определения причин формирования общего центра обслуживания. Спикер перечислил процессы, наиболее часто выносимые в ОЦО, и их признаки, отметив, что кандидатом перевода в ОЦО может быть любой процесс, информация для исполнения которого может быть получена через IT системы и/или по телефону. Кроме того, Игорь представил практический кейс - создание ОЦО как возможность сфокусироваться на главном.

Василий Пташинский, финансовый директор «Автомир», поделился опытом создания единого учетного центра обслуживания в сетевой федеральной компании. Онрассказал о том, что было до этого в его компании и что не устраивало, перейдя затем к целям и ожиданиям от проекта, к которым он отнес сокращение количества сотрудников за счет более оптимального перераспределения работы, затрат на ФОТ за счет выбора города с более дешевыми трудовыми ресурсами и прочих затрат за счет «дешевизны» города. Затем спикер подробно описал этапы формирования ОЦО, отдельно остановившись на выборе города и подборе кадров. В конце доклада была представлена новая организационная структура компании. 

Организацию процессов и систему мотивации сотрудников в ОЦО рассмотрела в своем докладе Светлана Потапова, директор ЕЦО-Учет группы «ИЛИМ». Она отметила, что при создании ЕЦО было важно научить сотрудников обрабатывать большое количество документов, а также повысить скорость обучения работников.

Светлана выделила предпосылки для изменения системы мотивации, к которым отнесла: разработку перечня стандартных процессов, высокий уровень экспертизы ключевых сотрудников и др. Представив новое положение о премировании, она перечислила эффекты внедрения новой структуры управления.

Анна Калачева, директор ОЦО «Цеппелин Русланд», поделилась опытом вывода «нетрадиционных» функций в ОЦО, представив бизнес-кейс своей компании. Она назвала выгоды от данного мероприятия, заключающиеся в снижении рисков, улучшении качества административных функций, сокращении расходов и т. д. К основным проблемам внедрения нововведений спикер отнесла матричную структуру компании, территориальные особенности, неготовность информационных систем к изменениям, неготовность «платить» за качество и др. В заключение Анна представила планы по дальнейшему подключению новых функций и разворачиванию полного объема операций на уровень всех стран присутствия компании.

В рамках второй секции «Оптимизация бизнес-процессов в компании с помощью электронного документооборота» выступила Наталья Ефремова, начальник управления контроллинга и отчетности «Гринфина», рассказав о внедрении ЭДО, в том числе ЭДО с контролирующими органами и при подтверждении экспорта. Спикер описала применение электронного документооборота при отработке налоговых требований и при подтверждении экспорта и переход на электронные счета-фактуры внутри группы и с внешними контрагентами, рассмотрев подробно все плюсы и минусы, которые присутствовали до изменений и появились после.

Систему электронного архива и ЭДО как ключевого фактора поддержки ОЦО представила в своем докладе Елена Рыжакова, начальник УМиСО департамента бухгалтерского учета «ФосАгро». Она описала структуру ЦО своей компании и процесс его взаимодействия с предприятиями, а также подробно рассказала об электронном архиве для группы компаний «ФосАгро». Спикер подчеркнула, что система электронного архива компании призвана автоматизировать процессов текущей и архивной деятельности бухгалтерии в части ввода, учета, хранения и использования электронных копий бухгалтерских документов. В конце доклада Елена отметила, что результатом внедрения системы электронного архива является комплексная оптимизация финансовой деятельности структурных подразделений и рассказала, в чем она заключалась.

Завершила вторую секцию Галина Новичихина, заместитель главного бухгалтера, руководитель проекта «Электронные документы» в «Келлогг Рус», рассказав о внедрении электронного документооборота – от электронного архива до E-invoicing. Она выделила предпосылки создания электронного архива и описала его процесс, подчеркнув необходимость внедрения системы заказов на поставку в процессе закупок.

Среди преимуществ внедрения E-invoicing спикер назвала снижение затрат компании на операции с документооборотом и повышение эффективности работы с контрагентами. Однако возникали такие сложности, как программные доработки и настройки, роуминг, первоначальные финансовые затраты и др.

Максим Коробцев, генеральный директор GameTrek, провел бизнес-игру «Управление отношениями с клиентами в ОЦО: как повысить уровень удовлетворенности клиентов», в процессе которой была раскрыта концепция геймификации в отношениях с клиентом. Он также рассмотрел ключевые вопросы необходимые для построения этой концепции и разобрал успешный кейс и серию брейнштормов.