Анна Сергеева: О создании системы ключевых индикаторов эффективности

Анна Сергеева, директор по внутреннему аудиту и контролю компании «Стройтрансгаз» и спикер третьей конференции «Повышение эффективности корпоративных бизнес-процессов», поделилась с CFO-Russia.ru опытом построения системы ключевых индикаторов эффективности.

Как давно в вашей компании используется система ключевых индикаторов эффективности? Каковы были цели ее создания?

В нашей компании система ключевых индикаторов эффективности находится на стадии разработки, поэтому в основном в своем рассказе об опыте создания и внедрения данной системы буду опираться на опыт, полученный в других крупных российских компаниях, в которых удалось создать такую систему. Это были как крупные производственные компании, так и компании в области ритейла.

Эта история началась семь лет назад с создания системы КИЗ (ключевых индикаторов злоупотреблений), которая позволяла в режиме реального времени на основании информации, получаемой из действующих в компании информационных систем, формировать индикаторы коррупционного риска.

Далее, после создания данной системы начался этап ее адаптации и анализа «сработок» индикаторов. И данный анализ показал, что по сути чаще всего «сработка» индикатора выявляет не факт злоупотребления, а область недостаточной эффективности системы внутреннего контроля.

Приведу пример: в розничной компании машина с товаром выехала из склада, распложенного в 10 км от Москвы. При этом в течение одних суток товар, находящийся в данной машине, не был оприходован в магазине в г. Москва. Индикатор сработал, система направила уведомление о данном факте всем заинтересованным лицам (представителям службы безопасности, руководителям департамента розничных продаж, аудиторам и т. д.). Возможно, машина с товаром скрылась в неизвестном направлении, и это действительно сигнал о том, что произошло злоупотребление. Но вероятнее всего причина иная: некорректно сработала система, не считался штрих-код на товаре, сотрудники не выполнили свою функцию и т. д. И далее, как показала практика, данная система становилась все более полезной именно для выявления случаев недостаточной эффективности системы внутреннего контроля и помогала выявлять области высокого риска недостижения целей тех или иных бизнес-процессов компании.

Несколько лет назад при очередном запуске данной системы было принято решение ее переименовать с системы КИЗ в систему КИЭ (систему ключевых индикаторов эффективности).

Как создавалась система индикаторов эффективности в вашей компании?

Создание данной системы состоит из пяти этапов:

1. Декомпозиция бизнес-процессов, определение целей и рисков.

2. Определение показателей эффективности.

3. Разработка возможных сценариев (причин) недостаточной эффективности.

4. Разработка ключевых индикаторов по каждому из возможных сценариев (с диапазоном допустимых значений и «весами» событий).

5. Создание системы получения информации о наличии индикаторов в автоматическом и полуавтоматическом режимах.

Конечно, данную систему проще всего создавать в компании с высокой степенью автоматизации, так как ее основой является анализ данных информационных систем. Но при этом само создание системы может стать определенным толчком для повышения степени автоматизации процессов компании.

С какими сложностями пришлось столкнуться при создании КИЭ?

В первую очередь, хотелось бы выделить проблему недостаточной оперативности внесения информации в ERP-систему, а также недостаточную полноту и корректность данных.

Кроме того, очень важным является момент корректно формирования самого индикатора, разработка диапазона допустимых значений и присвоение «весов» событий.

Какой эффект получила ваша компания, внедрив систему индикаторов эффективности?

Пока очень рано говорить о результатах внедрения данной системы в нашей компании. По опыту других компаний, самым главным эффектом от внедрения данной системы является повышение прозрачности процессов и повышение скорости реагирования менеджмента на выявляемые отклонения и недостатки в системе внутреннего контроля. Таким образом, в результате внедрения данной системы повышается операционная эффективность процессов. Кроме того, для аудиторов дополнительным приятным результатом является получение полной, объективной и своевременной информации о показателях деятельности компании без формирования запросов и отвлечения менеджмента от основной работы.

Задать собственные вопросы Анне и узнать больше об опыте компании «Стройтрансгаз» вы сможете на третьей конференции «Повышение эффективности корпоративных бизнес-процессов», которая пройдет 27—28 октября в Москве.

Ирина Экзархо

Комментарии