Галина Новичихина: «Стоимость одного пакета документов в электронном виде сегодня дешевле пакета документов в бумажном виде на 30%»

Галина Новичихина, заместитель главного бухгалтера, руководитель проекта «Электронные документы» в компании «Келлогг Рус» и спикер шестого форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделилась с CFO-Russia.ru опытом внедрения и развития электронного документооборота.

Как давно в вашей компании функционирует электронный документооборот? Какие документы были первыми переведены в электронный формат?

В 2013 году наша компания создала электронный архив документов. В 2014 был внедрён электронный документооборот для всего процесса закупки (так называемого procure to pay), то есть все документы от согласования контрактов до служебных записок на оплату по этому контракту стали создаваться в электронном виде внутри программы.

На данный момент мы развиваем проект E-invoicing, налаживаем наш электронный документооборот с внешними контрагентами. Первыми были переведены на «цифру» такие внешние документы, как счёт-фактуры, товарные накладные и уведомления (уведомление о заказе, уведомление о приёмке товара, уведомление об отправке товара), иначе говоря, наши отгрузочные документы с сетевыми клиентами. Сейчас мы постепенно переводим в электронный формат наши отгрузочные документы с дистрибьюторами. Также стараемся перевести общение с нашими поставщиками в формат электронного документооборота.

На данный момент не все документы в вашей компании переведены в электронный формат?

У нас есть возможность полностью перейти на ЭДО, но не все контрагенты готовы к таким изменениям. Сейчас документы лишь по небольшому количеству услуг переведены в электронный формат, но мы надеемся, что наши партнёры тоже пойдут по пути внедрения современных технологий. На следующий год мы планируем реализовать проект по переходу на электронный документооборот поставщиков ТМЦ (товарно-материальных ценностей). Также рассчитываем перевести в ЭДО все внутренние документы, такие как служебные записки, приказы, документы по бухгалтерии, не требующие подписи третьих лиц (сторонних контрагентов), чтобы их не распечатывать, а согласовывать и хранить внутри программы.

С какими сложностями пришлось столкнуться вашей компании при внедрении электронного документооборота?

Самой главной проблемой стало обучение персонала работе с электронными документами. Мы проводили внутренние презентации, многочисленные тренинги и семинары по этому вопросу, в том числе собирали ответственных исполнителей, которые инструктировали работников своих отделов.

Для вновь прибывших сотрудников ИТ-служба совместно с нашим сервисным центром проводят консультации по данному вопросу. Главной нашей задачей было обучение людей работе в системе электронного документооборота, чтобы они понимали: любой неверно поставленный знак препинания, ошибочно набранный символ ведет к искажению всего дальнейшего процесса.

Что касается внешнего документооборота, то здесь возникла проблема в связи со слабым развитием роуминга между операторами ЭДО. Подключаться сразу к нескольким системам EDI было нерационально, так как это потребовало бы значительных финансовых расходов. Мы провели исследование и выяснили, что у многих сетей, с которыми мы работаем, один и тот же оператор ЭДО. И решили подключиться к нему. Такой подход значительно сокращает использование роуминга, а значит, уменьшает затраты и время.

А были случаи, когда сотрудники категорически отказывались работать в электронном документообороте, и вам приходилось с ними прощаться?

Были люди, которые не принимали эту систему, но по прошествии времени стали квалифицированными и компетентными пользователями. Потому что преимущества работы с данной системой очевидны. Главное - донести это до сотрудников.

Каких результатов удалось добиться вашей компании, внедрив электронный документооборот?

Мы достигли того, что все документы упорядочены, каждый оригинал хранится в определённой папке, и его можно увидеть в программе. Это уменьшило трудозатраты сотрудников финансово-сервисного центра, ведь теперь любой человек, уполномоченный работать в системе, может самостоятельно использовать нужный ему документ.

Что касается внутреннего документооборота, мы добились полной прозрачности процесса. Каждый исполнитель понимает свою задачу и видит свои ошибки. Это способствует эффективной работе внутри компании. Также заметно улучшилось планирование бюджета и расхода денежных средств.

Говоря о работе с электронными документами, в которых задействованы внешние контрагенты, следует отметить такие плюсы: исключена возможность потери документов, документооборот стал более быстрый и эффективный, а также менее затратный с финансовой точки зрения. Стоимость одного пакета документов в электронном виде сегодня дешевле пакета документов в бумажном виде на 30%.

Задать собственные вопросы Галине и узнать больше об опыте компании «Келлогг Рус» вы сможете на шестом форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», которая пройдет 25—27 октября в г. Москве.

Ирина Экзархо

Комментарии