Константин Рябов: «Смиритесь! Вместо 8 запланированных на день дел и встреч эффективно и качественно можно выполнить и провести только 4»

Константин Рябов, финансовый директор компании «Аллерган» и спикер Конференции «Информационные технологии в фармацевтике: фармацевтическая отрасль на пути к цифровой трансформации», рассказал CFO-Russia об особенностях тайм-менеджмента финансового директора.

Каковы особенности эффективного тайм-менеджмента финансового директора?

Приоритеты — необходимо четко представлять все важно-срочные задачи на данный момент времени.

Гибкость — постоянно быть готовым к оперативному изменению своего расписания в зависимости от изменения окружающей среды и потребностей твоего заказчика.

Жесткость — устанавливать и поддерживать правила и график взаимодействия по рутинным задачам.

Каковы ваши личные правила тайм-менеджмента?

Я использую визуальные средства планирования своего времени. Бронирую время в календаре не только для встреч или совещаний, но и для собственных задач. Для меня проще приступить к новой работе, если я вижу ее в своем календаре и понимаю, что выделил для нее время. При этом мое расписание на день постоянно изменяется, так как меняются приоритеты. В первую очередь это относится к моим задачам, но иногда приходится изменять или откладывать встречи. Все эти изменения я вношу в календарь в режиме реального времени.

Также я стараюсь распределять свои задачи соответственно их сложности в течение дня. Например, работу, которая требует концентрации внимания, я планирую на утро. Рутину можно отложить на вечер.

Какие ошибки тайм-менеджмента может совершить финансовый директор? Как их можно избежать?

Возможен неверный баланс между делегированием задач и выполнением их самостоятельно. Очевидно, что инвестиции собственного времени в обучение и контроль сотрудников окупаются позже. Однако не всегда удается преодолеть искушение сделать что-то самому быстрее и лучше ради экономии собственного времени «сейчас». Избежать таких ситуаций поможет четкое разделение функционала плюс согласованный план развития сотрудника. Это тоже психологический прием, ведь нам проще начать делать что-то новое, если решение и взаимные обязательства зафиксированы письменно.

Другой ошибкой может быть недооценка времени, требующегося на проведение мероприятия или выполнение задачи. Как правило, презентация длится 30 минут вместо 15 отведенных; проверка или создание отчета занимает в два раза больше времени, чем изначально планировалось. Такое встречается очень часто и, чтобы этого избежать, необходимо смириться с фактом, что вместо восьми запланированных на день дел и встреч эффективно и качественно можно выполнить и провести только четыре. В этом случае необходимо найти в себе силы и ограничить план на день только самыми важными задачами. Промежутки между ними гарантировано будут заполнены чем-то непредвиденным.

Задать собственные вопросы Константину и узнать об опыте компании «Аллерган» вы сможете на Конференции «Информационные технологии в фармацевтике: фармацевтическая отрасль на пути к цифровой трансформации», которая пройдет 12 апреля в Москве.

Ирина Экзархо

Комментарии