Роман Марковский: «Мы обеспечили снижение текущих затрат на обслуживание техники на 31%»

Роман Марковский, директор по информационным технологиям компании «Гражданские самолеты Сухого» и спикер Третьей встречи дискуссионного клуба «Информационные технологии в промышленности: диалог на высшем уровне», поделился с CFO-Russia опытом оптимизации процессов печати в своей компании.

С чего вы начали оптимизацию процессов печати в вашей компании?

В 2015 году мы инициировали проект улучшения качества и сокращения издержек офисной печати при переходе на сервисную модель обслуживания. Основными причинами для изменения ранее существующего подхода стали повышение требований к качеству и бесперебойности процесса печати, понимание необходимости снижения затрат на поддержание печатной инфраструктуры, необходимость перевести поддержку ИТ-инфраструктуры как непрофильную функцию с собственной ИТ-службы на внешнюю.

Как вам удалось уменьшить количество печатной техники?

Мы рассматривали все три категории реализации внешней поддержки в области печати, описываемые IDC. Первые две описывают простые формы взаимодействия, по сути стороннее техническое обслуживание с разовой или фиксированной периодической оплатой (ремонт, поставку расходных материалов, обслуживание, мониторинг состояния техники и т. д.) Третьей, «высшей» категорией, называются услуги по управлению печатными процессами — MPS (Managed Print Services); при этом поставщик услуг не только проводит аудит и оптимизацию парка оборудования, но и нередко становится владельцем техники, стоящей у заказчика. В нашем случае мы выбрали третий вариант — полный аутсорсинг печатного парка.

Фаза аудита печатной инфраструктуры проходила в 2 этапа с месячным разрывом, когда специалисты приглашенных в проект компаний выезжали для оценки состояния техники и сбора статистики. В процессе аудита были выявлены 3 основные проблемы:

1. сложность технической поддержки из-за избыточного количество устройств и неоптимального модельного ряда;
2. сложность использования, так как значительная часть печатной инфраструктуры состояла из устаревшей техники, которая не обеспечивала необходимую нагрузку и скорость печати;
3. высокая стоимость печати черно-белых и цветных отпечатков и постоянно растущие затраты на поддержание сервиса печати. Прогнозируемое повышение стоимости сервиса печати с 2014 на 2015 составило 50%.

Другие проблемы, выявленные при аудите: высокая степень износа существующего парка оборудования, неоптимальная загрузка оборудования разной производительности, низкая ремонтопригодность из-за отсутствия унификации, отсутствие централизованного сервисного обслуживания и плановых профилактических работ, недопустимо долгое время реакции на инцидент и восстановления оборудования, непрозрачность расходов на сервисное обслуживание и отсутствие статистических отчетов.

В рамках аудита существующая печатная структура была признана неэффективной как с точки зрения использования, так и точки зрения поддержки, и мы инициировали подготовку проекта оптимизации. Основная цель проекта оптимизации, обозначенная нами как Заказчиком проекта, — это обеспечение экономической эффективности сервиса печати не менее, чем на 30%. Вспомогательные цели проекта: усовершенствовать действующий процесс офисной печати, обеспечить оптимизацию численности техники и унифицировать парк нового оборудования, заменить персональные аппараты на высокопроизводительные МФУ с низкой стоимостью отпечатка, реализовать функционал безопасной печати, снизить единовременные инвестиции за счет применения лизинговых платежей и аутсорсинговой схемы, сохранить персональные устройства там, где это требуется (для руководящего состава).

В проекте участвовали 2 компании (Xerox и Konica Minolta). Каждая из них представила по три варианта решения: оптимизация текущего парка, обновление парка с лизингом техники на 36 месяцев, обновление парка с лизингом техники на 60 месяцев. Вариант 3 от Konica Minolta (с лизингом техники на 60 месяцев) показывал наиболее интересный экономический эффект, поэтому и был утвержден. В рамках проекта были выбраны А4 и А3 цветные и черно-белые модели компании Konica Minolta. Таким образом, было достигнуто сокращение количества устройств на 95 единиц, парк оборудования был стандартизован, было выработано оптимальное размещение устройств, сокращено время реакции на инциденты, обеспечено поддержание расходных частей и подменного фонда в случае ремонта.

Дополнительно в стоимость проекта было включено использование специализированного программного обеспечения SafeQ от компании YSoft, которое позволяет полноценно контролировать всю систему печати, повысить безопасности и снизить объемы печати на 20–30% за счет реализации следующих функций: разграничение прав пользователей\регламентация прав на печать, отслеживание затрат по каждому пользователю и по выбранным группам пользователей, защищенная печать — задание распечатывается только после авторизации, возможность печатать документы на любом принтере в сети, отчетность по всем печатным заданиям, возможность аудита очереди печати специалистами Дирекции по безопасности.

Удалось ли полностью решить поставленную перед вами задачу?

Да, выбранный вариант с арендой на 60 месяцев, включающий в себя не только сервис, но и единовременную замену техники и внедрение комплекса ПО, обеспечил снижение текущих затрат на обслуживание до 31%. Также в ходе проекта был достигнут организационный эффект. У нас появился единый провайдер услуг печати для всей инфраструктуры и выделенный им менеджер проекта, ставший единой «точкой входа» наших обращений по всем вопросам. Мы достигли полной прозрачности и прогнозируемости затрат на печать за счет единой цены отпечатка на весь парк оборудования (стоимость проекта зафиксирована в рублях на 60 месяцев), возможность изменения состава оборудования в рамках действующего договора, исходя из вновь возникающих потребностей.

Задать собственные вопросы Роману и узнать больше об опыте «Гражданских самолетов Сухого» вы сможете на Третьей встрече дискуссионного клуба «Информационные технологии в промышленности: диалог на высшем уровне», которая пройдет 14 сентября 2018 года в Москве.

Ирина Экзархо

Комментарии