Александр Федоров: «ОЦО-узел во Владимире – уникальный пилот, на котором реализовывался наш проект»

Мы продолжаем представлять лауреатов конкурса «Лучший ОЦО 2015». Желдоручет стал победителем конкурса в номинации «Лучший электронный документооборот». О том, как в РЖД создавались Центры обслуживания и проходил проект перехода на ЭДО, а также о его первых результатах мы и расскажем в этом материале.

Желдоручет был создан в 2007 году, спустя два года ему был передан основной функционал по ведению бухгалтерского учета подразделений ОАО «РЖД», а еще через два года – по ведению бухгалтерского учета ряда дочерних обществ. В итоге был создан вертикально-интегрированный филиал с общей численностью персонала  около 17 тыс. человек, за счет передачи штатной численности бухгалтерских работников предприятий. «Уже тогда мы понимали, что придется в очень короткие сроки проводить проект оптимизации работы нового центра учета», - отмечает заместитель директора Желдоручета Александр Федоров. В то время, по его словам, Желдоручету надо было быстро бежать, чтобы хотя бы оставаться на месте.

Оптимизироваться решили за счет снижения стоимости трудовых ресурсов, создания крупных учетных межрегиональных Центров компетенций и перехода на ЭДО.

Вывод учетного процесса в регионы с низкой  стоимостью трудовых ресурсов

Подразделения Желдоручета разбросаны по всей стране, в том числе по северным регионам, где оплата труда осуществляется с применением районных коэффициентов. «Решений в части изменения коэффициентов, массовых увольнений или оптимизации численности работников во всех проблемных регионах: северном и на БАМе, мы принимать не могли. – рассказывает Александр Федоров. – Поэтому мы решили переносить работу из других более дорогих по затратам регионов, и передавать ее на удаленную обработку».

Динамика количества территориальных узлов:

2010 г - 76 ОЦОУ

2011г - 74  ОЦОУ

2015г - 71  ОЦОУ

2016 г- 68  ОЦОУ

Создание крупных учетных межрегиональных Центров компетенций

Центры компетенций создавались по двум основным направлениям – учету заработной платы и основных средств. Так, в Астрахани был открыт ОЦО-узел по учету основных средств.  А учет расчетов с персоналом сосредоточили в ОЦО-узлах западного полигона - в г. Владимир, восточного – в г. Барнаул. Заказчики Желдоручета работают в разных часовых поясах. Чтобы успеть осуществить расчеты  с работником в день его увольнения (а при численности почти 900 тыс. человек факты увольнения одним днем случаются), было принято решение открыть два центра по учету расчетов с персоналом. «По блоку, связанному с расчетами с персоналом, мы продвинулись дальше всего,  – поясняет Александр Федоров. -  ОЦО-узел во Владимире - уникальный пилот, на котором проект реализовывался».

Функции, переданные во Владимирский ОЦОУ:

• Учет расчетов с персоналом работников филиалов и ДЗО ОАО «РЖД»

• Ведение налогового учета и расчет всех видов налогов и сборов по расчетам с персоналом филиалов и ДЗО ОАО «РЖД»

• Формирование форм бухгалтерской, налоговой и управленческой отчетности филиалов и ДЗО ОАО «РЖД» по учету расчетов с персоналом

Переход на ЭДО

На территории, приближенной к заказчикам, Желдоручет оставлял отделы по сопровождению операций. Там принимались первичные учетные документы, проводилась их проверка, сканирование. Скан-образы передавались в Центр компетенции, где документы отрабатывались в расчетной системе.

Передача первичных документов осуществлялась с помощью автоматизированной системы документооборота (АСДО ОЦО). Но у нее была ограниченная производительность. Трудозатраты в отделе сопровождения операций по созданию карточки для отправки, а также по сканированию документов, подписанию, а в Центре компетенции по приему, проверке и удаленной обработке информации были слишком большими. «На первом этапе дополнительные трудозатраты могли съедать большую часть экономии, практически весь эффект, который мы пытались получить за счет разницы в оплатах по регионам», - вспоминает Федоров. А когда к АСДО ОЦО подключились многие другие предприятия, уже нельзя было хранить в ней большой объем документов. Несколько лет назад можно было хранить документы год, потом 6 месяцев, сейчас – немногим более 3-х месяцев. «Таким образом, нам приходилось в Центре компетенции еще печатать документы для дальнейшей работы», – рассказывает замдиректора Желдоручета. В итоге, благодаря внедрению ЭДО, компании удалось почти полностью отказаться от АСДО ОЦО.

Электронный документооборот невозможен без единого подхода к подготовке документов. Поначалу казалось, что особых проблем со стандартизацией документооборота не будет. Но на деле все оказалось иначе. «Мы ужаснулись тому, что происходило в реальности: везде на местах были свои подходы, от которых не хотели отказываться», - делится Александр Федоров. Тем не менее, были утверждены единые формы кадровых документов, описан порядок их оформления. Затем началось формирование заказчиками документов в единой автоматизированной системе.». Кадровикам были розданы ключи электронной подписи. «Они стали формировать и подписывать документы в системе», - говорит Федоров. 

Пример. Приказ о приеме на работу оформляется в единой автоматизированной системе по унифицированной форме. Оттуда он распечатывается, подписывается работодателем. С  приказом ознакамливается  работник. После этого он подписывается  электронной подписью в автоматизированной системе и становится доступным для бухгалтера, и тот уже обрабатывает его для расчета заработной платы.

Удалось добиться главного – подписания документов электронной подписью в системе. «Документы мы видим в нашей расчетной системе», – говорит Федоров. Все работают по четкой схеме: есть первичный стандартизированный документ, принципы его обработки, методология его заполнения, внедрена единая автоматизированная система, в которой консолидируется вся информация.

Ожидания оправдались

Переход на ЭДО позволил сократить сроки предоставления документов для ведения учета: убрали функционал по приему документов, их проверке и сканированию. Например, сроки предоставления документов для расчета заработной платы снизились на 1-2 дня, а выполнения контрольных процедур при расчетных операциях – на 25%. Теперь контрольные процедуры зашиты в систему. Тем самым повысился контроль за правильностью формирования документов, расчетом заработной платы. «Мы ощутили реальное сокращение ошибок, нарушений сроков выплаты заработной платы», - делится Александр Федоров. Снизились затраты на сканирование документов для расчета заработной платы и их передачу, выполнение расчетных операций, оплату административных штрафов и выплату денежных компенсаций за несвоевременную выплату заработной платы. Текущий эффект от централизации во Владимирском ОЦО-узле функций по учету расчетов с персоналом филиалов и ДЗО ОАО «РЖД» только за 2015 год составил 8,44 млн рублей (6,1%), затраты в целом по Желдоручету в результате передачи в 2015 году во Владимирский ОЦО-узел дополнительного функционала по учету расчетов с персоналом по 67 предприятиям (более 21 тыс. человек) сократились на 7,5 млн рублей (5,4%). Итоговое сокращение затрат в 2015 году составило 15,94 млн рублей (11,5%). Успех внедрения ЭДО во Владимирском ОЦО-узле вдохновил руководство Желдоручета на открытие еще двух региональных Центров компетенций по расчетам с персоналом: ОЦО-узлы в Пскове и Смоленске.

Теперь зарплата трети железнодорожников рассчитывается в Центрах компетенций (более 270 тыс. человек): во Владимирском узле - 83 тыс., в Барнаульском – 49 тыс., Смоленском – 76 тыс., Псковском – 65 тыс. человек.

Увидеть своими глазами, как работает Желдоручет, можно будет в рамках Двенадцатой конференции «Общие центры обслуживания», которая пройдет 21-23 сентября в Суздале с экскурсией во Владимирский ОЦОУ.  

Текст: Татьяна Фроловская

Комментарии