Ирина Антохова: «Весь наш проект состоял из открытий!»

Ирина Антохова, финансовый директор компании «Российские Коммунальные Системы» и спикер третьей конференции «Информационные технологии в бюджетировании», поделилась с CFO-Russia опытом автоматизации бюджетирования и отчетности компании.

На какие основные этапы делился проект автоматизации бюджетирования и отчетности в вашей компании?

Существует два подхода к построению проектов по автоматизации: «от методологии к программе» и «от программы к бизнес-процессам и методологии». Мы пошли по второму пути. План проекта представлял собой каскад процессов, состоящий из двух основных веток — бюджетирования и отчетности, которые прорабатывались параллельно. Сначала ветки были разбиты на блоки: сбыт, производство, закупки, персонал, сводная экономика, финансы и т. п. Затем по каждому направлению была собрана аналитика и составлены общие сквозные справочники. Далее каждый блок прорабатывался по единому механизму: от разработки технического задания, автоматизации, проверки и корректировки, до конечного этапа — эксплуатации.

С какими проблемами столкнулась компания при автоматизации бюджетирования и отчетности? Как их удалось решить?

Основной сложностью проекта стало то, что у компании к моменту запуска проекта не было единой бюджетной модели, которую нам пришлось строить параллельно с автоматизацией.

В ходе работы мы столкнулись с предложением изменить справочники, при этом нам не хватило административного ресурса, чтобы остаться в рамках намеченного пути.

Серьезной проблемой может стать сопротивление менеджмента, особенно регионального, так как внедрение подобной автоматизации требует перестройки бизнес-процессов, что представляет собой существенную дополнительную нагрузку. Для решения этой проблемы нужна разъяснительная работа, твердая уверенность, что ты все делаешь правильно, и административная поддержка со стороны заказчика проекта.

На что нужно обратить особое внимание при автоматизации бюджетирования и отчетности, чтобы сделать проект максимально продуктивным?

Чтобы работа принесла результат, основной акцент должен быть сделан на единстве справочно-аналитической информации. Бюджет не может содержать аналитики больше, чем позволяет учет. Иначе эта аналитика окажется бесполезной и принесет одни трудности. Не получив базу для отправной точки — прогноза, вы не сможете принять правильные решения и отследить факт их достижения. При этом, сложность бюджетирования будет избыточной.

Второй момент, важный для успеха — гибкая система, которая позволит доработать участки бюджета в случае изменения условий.

Третий — повышенное внимание требуется уделить четкости границ проекта. «Аппетиты» менеджмента будут постоянно расти и проект рискует превратиться в вечно перестраиваемый долгострой. Очень важно очертить границы и их придерживаться, стараться не плодить пустые или не значимые для принятия решений формы. У каждого вида информации должен быть владелец и потребитель.

И, главное, у вашего проекта должен быть заказчик с достаточным уровнем административного ресурса.

Были ли какие-либо неожиданные открытия при реализации проекта?

Весь наш проект состоял из открытий! Первой неожиданностью стало отсутствие единой системы бюджетирования. Также значительно усложнило задачу различие методологии формирования статей бюджета и отчетности. Именно поэтому мы выбрали путь «от программы».

Положительные открытия тоже были — в первую очередь, энтузиазм, с которым участники, отвечающие за различные блоки, вовлеклись в работу. При этом, я еще раз убедилась, что такие сложные задачи без команды единомышленников реализовать невозможно.

Узнать больше об опыте «Российских Коммунальных Систем» и задать собственные вопросы Ирине вы сможете на третьей конференции «Информационные технологии в бюджетировании», которая пройдет 12 апреля 2018 года в Москве.

Ирина Экзархо

Комментарии