Виктория Лубнина: «Преимущество централизации – высокая скорость реакции при обмене информацией»

Виктория Лубнина, финансовый директор компании «Азбука вкуса» и спикер седьмого форума финансовых директоров розничного бизнеса Retail CFO 2017, рассказала CFO-Russia.ru о централизации финансовых служб.

Как давно были централизованы финансовые службы в «Азбуке вкуса»?

Компания возникла в 1997 году, но до 2000 года была довольно компактной и базировалась только в Москве и Московском регионе. По этой причине вопрос о централизации не стоял. Дальнейшая история развивалась по принципу — не допустить децентрализации. Даже возникновение в 2012 году подразделения в Санкт-Петербурге не спровоцировало децентрализации, потому что основная функция финансовой службы, включающей в себя подразделение РСБУ и налогового учета, это разработка методологии и контроль.

Обработка первичной документации происходит на местах (магазин, склад, подразделение МТО и т. д.), там, где собственно информация и возникает: заказ, приемка, отгрузка товара и иных товарно-материальных ценностей и услуг. Вторичная обработка бумажной документации силами бухгалтеров и сотрудников финансовой службы не осуществляется. Выборочный контроль, а также регулярный аудит и автоматизация многих процедур позволяет избегать этого.

В 2014 году Компания осуществила M&A небольшой сети подмосковных магазинов под франшизой SPAR и, только тогда, первый раз, возникла потребность централизации.

Данный процесс у нас занял около четырех месяцев. Базой для централизации функции (учет и финансы) стал переход на единую ERP-систему, которому предшествовали координация процессов учета в присоединившейся бизнес единице с правилами работы системы и обучение пользователей. Самый длительный этап процесса был связан с переводом и расчетом излишних структурных единиц.

Какие преимущества получила Ваша компания при централизации финансовых служб?

Полагаю преимущества для любых бизнесов одинаковы: оптимизация затрат, единообразие процессов, высокая скорость реакции при обмене информацией.

С какими сложностями Вам, как финансовому директору, пришлось столкнуться при реорганизации работы финансовых служб? Как Вы их преодолели?

Основными проблемами были: инерция при переходе на новые программные продукты со стороны сотрудников присоединяемой бизнес-единицы, и иногда открытое сопротивление.

Первая проблема решается четко выстроенной мотивацией. Переменная часть зарплаты сотрудника зависит от качества его работы и выполнения сроков по подготовке отчетов и сдаче их во внутренние и внешние контрольные организации. Вторая проблема решалась увольнением сотрудников по причине нарушения трудовой дисциплины.

Мы не испытывали огромного удовольствия от сокращения людей и старались трудоустроить всех у кого было желание работать.

Так же возникали технические накладки и сбои при выгрузках справочников, товарной номенклатуры, объединения плана счетов, но это трудности временного характера и требуют лишь немного времени, усердия и энтузиазма в их решении.

Узнать больше об опыте компании «Азбука вкуса» и задать собственные вопросы Виктории вы сможете на седьмом форуме финансовых директоров розничного бизнеса Retail CFO 2017, который состоится 23-24 ноября 2017 года.

Экзархо Ирина

Комментарии