Вячеслав Михайловский: «Наиболее эффективный инструмент контроля встреч – правило 4 глаз»

Вячеслав Михайловский, руководитель службы безопасности METRO Cash and Carry и спикер встречи дискуссионного клуба «ИТ-безопасность бизнеса», рассказал CFO-Russia, как контролировать отдел снабжения и закупок.

В чем заключается роль службы безопасности при планировании закупок?

При планировании закупок перед службой безопасности стоит триединая задача:

• формирование рыночной цены;
• контроль за тем, чтобы в состав этой рыночной цены не вмешался персональный интерес кого-нибудь из компании;
• оказание содействия отделу закупок в поиске поставщиков для долгосрочного партнерства.

Для решения этой задачи существует множество механизмов. Один из самых эффективных — выборка компаний ТОП-10 по направлению данной закупки и предложение им участия в тендере после проверки их на благонадежность.

Вообще проверка на благонадежность — одна из главных функций СБ. Мы решаем ее как своими силами, так и с привлечением сторонних ресурсов. Сегодня существует множество предложений на рынке с любой информацией о любой компании.

К сожалению, несмотря на тщательные проверки, службам безопасности приходится встречаться с ценовым сговором на рынке и со сговором контрагента с менеджером проводящим закупки.

Можно ли избежать сговора поставщика с менеджером своей компании?

Конечно. Для этого в нашей компании максимально контролируются встречи между менеджером компании и поставщиком; четко разработаны и реализованы правила комплаенс и правила проведения переговоров. Также важна демонстрация намерений компании расстаться, как с неблагонадежным поставщиком, так и с уличенным в сговоре менеджером. То есть лучшая профилактика сговора менеджера с контрагентом — насаждение атмосферы нетерпимости к коррупции.

Нужно отметить, что деятельность СБ компании направлена не столько на выявление и наказание сотрудника, сколько на предотвращение самого желания вступать в сговор.

Хотелось бы уточнить по поводу контролируемости встреч. Данный термин не означает, что все переговоры записываются или на каждой встрече присутствует сотрудник СБ. Наиболее эффективный инструмент контроля в данном случае — правило 4 глаз.

Оно предусматривает присутствие на переговорах представителей нескольких департаментов, не связанных между собой по линии подчинения либо по работе в одном подразделении, то есть сговор между которыми маловероятен. Важно, чтобы среди них был заказчик закупок, заинтересованный в максимальном снижении цены.

Обязательство взаимного присутствия сокращает возможность сговора. Так как, если на переговорах были заявлены одни условия, а в результате приходят другие, представитель заказываемого подразделения может поднять вопрос о странных изменениях. Поэтому правило 4 глаз очень эффективно в вопросе предотвращения сговора, как в целом в компании, так и по конкретным договорам.

Как грамотно контролировать закупки при больших объемах?

Вопрос сложный. Если бы можно было на него ответить сразу, то нобелевская премия или, как минимум, всеобщее признание было бы гарантировано. Поскольку с одной стороны мы должны и хотим контролировать практически все, с другой, тотальный контроль практически недостижим и абсолютно неэффективен. Он приводят к атмосфере напряженности, дискомфорту и в итоге к демотивации сотрудников. Если сотрудника постоянно заставлять объяснять каждое свое действие и писать служебные записки по результатам каждого движения, он уйдет в другую компанию.

На мой взгляд, грамотный контроль закупок в больших объемах включает в себя 3 действия:

• контроль надежности контрагентов;
• контроль объективности, предлагаемой компании цены. Сегодня сделать это достаточно легко. Можно, например, провести выборочное сравнение стоимости деталей, приобретаемых на тендере в компании со стоимостью таких же деталей в сети интернет;
• профессионализм сотрудника СБ не только в сфере безопасности, но и в том бизнесе, безопасность которого он обеспечивает. Если он будет профессионалом в двух этих отраслях, его не смогут убедить в необходимости излишних объемов закупок или в верности цены, которая на самом деле завышена.

Однако следует отметить, что ключевых отличий в контроле закупок в больших и малых объемах не существует. Конечно, мы больше присматриваемся к мелочам в крупных сделках, так как риски здесь очень высоки. Но мы также тщательно проверяем и мелкие. Это связано еще и с тем, что наш мелкий поставщик вполне может стать крупным. А если мы заключили с ним договор на малые объемы, но отказывается позже заключать на большие, руководство компании резонно может поинтересоваться: «Почему?». И ответ «Мы не обратили на эту компанию достаточного внимания в прошлый раз» покажет непрофессионализм СБ, что, в принципе, недопустимо. Поэтому независимо от величины сделки нужно оставаться профессионалом, тогда граница между объемами закупок снижается и остается только задача контроля и содействия бизнесу.

Комментарии