Валерий Малахов: «Одна из основных проблем – сделать процесс перехода к ЭДО незаметным для конечного пользователя»

Валерий Малахов, заместитель главного бухгалтера в компании Азбука Вкуса и спикер второго Форума «Внутренний и внешний электронный документооборот» , поделился с CFO Russia практическим опытом внедрения ЭДО в своей компании.

Каковы основные предпосылки внедрения ЭДО в вашей компании?

Для торговых сетей одним из самых важных аспектов операционной деятельности являются взаимоотношения с поставщиками, так как финансовые результаты прямо зависят от своевременного выполнения обязательств партнёрами. Формализация и стандартизация документооборота между бизнес-партнёрами на электронном уровне позволяет сократить время обмена информацией, автоматически обрабатывать в учётных системах полученную информацию, сократить влияние человеческого фактора на качество данных в системах партнёров.

Как давно в Вашей компании функционирует ЭДО? Какая часть документооборота вашей компании уже переведена в электронный формат? В каком направлении вы планируете дальше развивать систему ЭДО?

В Азбуке Вкуса проект перехода на работу в системах электронного документооборота стартовал в 2012 году. На первом этапе для перевода на электронные рельсы были выбраны процессы отправки заказов поставщикам и получения их подтверждения от бизнес-партнёров, и уже в июне 2012 пилотные проекты с несколькими контрагентами были успешно завершены, после чего система была переведена в продуктивную эксплуатацию. В сентябре 2013 года в электронный вид было переведено уведомление об отгрузке поставщиком, а в начале 2014 года подтверждение поставки стало производиться в электронном виде.

В 2014 году проект электронного документооборота распространился на обмен в электронном виде юридически значимыми документами. Первыми были, конечно, счета-фактуры, и потому что формат электронных счетов-фактур утверждён ФНС, и потому что налог на добавленную стоимость — налог, особо контролируемый со стороны ФНС. А с учётом изменений 2015 году в законодательстве в отношении НДС, качество данных счетов-фактур выходит на передний план и без автоматизации тут никуда. На сегодня с одним из наших ЭДО EDI провайдером реализована возможность автоматического формирования счетов-фактур на основе сообщения о подтверждении поставки. Система ЭДО Азбуки Вкуса позволяет обмениваться с бизнес партнёрами не только входящими, но и исходящими документами. В их числе накладные, счета-фактуры, акт о выполненных услугах.

Сейчас проект ЭДО продвигается в направлении перевода в электронный вид товарных накладных, и актов о выполненных услугах, что помимо качества в информационной системе компании, позволит сократить расходы на подготовку документов при проведении проверок государственными органами. В планах перевести в электронный вид и акты сверок взаиморасчётов, но, к сожалению, на сегодня этот документ не имеет утверждённого формата, а многообразие подходов к решению данной задачи не всегда даёт возможность прийти к одному знаменателю.

С какими сложностями может столкнуться компания при запуске проекта ЭДО?

Наверное, одна из основных проблем — сделать процесс перехода к ЭДО незаметным для конечного пользователя. В ходе доработки информационных систем нужно учитывать не только, что человек, ежедневно выполняющий одинаковый набор действий, не всегда готов отказаться от привычных галочек, «вычерков», да и просто от бумаги, но и то, что не все партнёры готовы одномоментно перейти на ЭДО.

Возникали и технические сложности, например, работа с ЭЦП при развёртывании системы ЭДО в магазинах, но сотрудниками ИТ службы компании было разработано своё решение, которое позволяет работать с ЭДО в удалённых расположениях.

Также возникают вопросы в случаях, не регламентированных законодательством, например, ошибки в электронной счёт-фактуре. В решении этого вопросам наша компания воспользовалась технологией «уточнения» предложенной провайдером ЭДО.

Более подробно познакомиться с опытом Азбуки Вкуса и задать собственные вопросы Валерию Малахову вы сможете на втором Форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот», который состоится 28—30 октября 2015 года в Москве.

Экзархо Ирина

Комментарии