Ольга Обозная: «Мы сократили сроки подготовки консолидированной финансовой отчетности на 25 дней»

Ольга Обозная, начальник отдела МСФО - заместитель начальника управления финансовой отчетности ОАО «Россельхозбанк» и спикер конференции «Автоматизация бюджетного процесса», поделилась с CFO-Russia опытом сокращения сроков подготовки финансовой отчетности.

Какие методики сокращения сроков подготовки финансовой отчетности используются в Россельхозбанке? Почему?

ОАО «Россельхозбанк» входит в топ-5 крупнейших банков России. Соответственно, при подготовке консолидированной финансовой отчетности мы, с одной стороны, ориентируемся на сроки раскрытия информации в форме консолидированной финансовой отчетности, устанавливаемые законодательством (ФЗ № 208 «О консолидированной финансовой отчетности» и «Положением о раскрытии информации эмитентами эмиссионных ценных бумаг» № 454-П), с другой стороны – смотрим на опыт других ведущих банков страны. Выпуск отчетности в короткие сроки способствует как расширению временных окон для выхода на рынки капитала за счет более ранней публикации отчетности, так и более быстрому информированию пользователей (в частности, руководства банка) о финансовых показателях деятельности группы банка.

При сокращении сроков подготовки финансовой отчетности ОАО «Россельхозбанк» использует несколько различных методов. В частности, можно выделить следующие направления деятельности:

1. Оптимизация и выстраивание взаимодействия между участниками процесса подготовки консолидированной финансовой отчетности, включая:
1. Регламентация процесса сбора информации от других подразделений Банка (сроки, ответственные подразделения, форматы таблиц и шаблоны расчетных файлов);
2. Детальная регламентация взаимодействия подразделений при осуществлении тех или иных расчетов для МСФО (в частности, при расчете резервов под обесценение финансовых активов) (описание бизнес-процессов в MS Visio, четкий workflow информации (кто, кому, в какие сроки предоставляет информацию), детальная аллокация задач, определение ключевых участников процесса по ролям (исполнитель-контролер), сроки, порядок взаимодействия, способы обмена информацией, определение зон ответственности);
3. Регламентация процесса подготовки консолидированной финансовой отчетности в Банке (предварительное планирование сроков и согласование с аудиторами, детализированная аллокация задач внутри управления финансовой отчетности, написание детальных инструкций к расчетным файлам);
4. Централизация и стандартизация бизнес-процессов в части закрытия периода в дочерних компаниях Банка (SLA – service level agreements, регламент закрытия периода, регламент трансформации отчетности, сверки и исключения ВГО, составление графиков и технологических карт);
5. Выстраивание системы документооборота в части информации для МСФО-отчетности.
2. Унификация методологии в Банке и дочерних компаниях, выстраивание системы нормативных документов, регламентирующих подготовку консолидированной финансовой отчетности (разделение методологических документов, процессных документов и инструкций к расчетным файлам).
3. Повышение качества данных и усиление контроля на всех этапах подготовки информации для финансовой отчетности (разработка жестких форматов таблиц данных и шаблонов расчетных файлов с использованием средств защиты Excel (защищенные диапазоны, встроенные контроли), встраивание в расчетные файлы чек-листов, обязательных к заполнению; использование макросов; выделение функций исполнителя и контролера, внедрение системы документирования контролей).
4. Автоматизация (в настоящее время – автоматизация отдельных реестров и расчетных файлов для целей МСФО на базе хранилища данных, в перспективе – автоматизация процесса подготовки консолидированной финансовой отчетности).
5. Выстраивание процессной дисциплины, повышение управляемости подразделениями за счет повышения финансовой дисциплины и усовершенствования системы мотивации (разработка набора и методик расчета KPI процесса закрытия периода (в части качества и своевременности предоставления информации) как для дочерних компаний, так и для подразделений Банка, приоритизация МСФО-отчетности как обязательной банковской отчетности для Банка России).

Какой из способов сокращения сроков подготовки финансовой отчетности показал себя наиболее эффективно?

В рамках текущей деятельности за последние несколько лет банк самостоятельно достиг сокращения сроков подготовки консолидированной финансовой отчетности на 25 дней (справочно: отчетность за 2011 год подписана 25 апреля 2012 г., отчетность за 2013 и 2014 гг. подписана 31 марта 2014 и 2015 гг., соответственно). Это было достигнуто за счет стандартизации расчетных файлов внутри управления финансовой отчетности, настройки контролей и внедрения чек-листов, оптимизации ряда расчетов путем применения макросов, а также за счет автоматизации ряда сложных расчетов для МСФО.

В настоящее время мы находимся на стадии завершения проекта по сокращению сроков подготовки консолидированной финансовой отчетности (SmartClose), реализуемого совместно с консультантами одной из компаний Big 4, который был нацелен на оптимизацию взаимодействия участников процесса подготовки консолидированной финансовой отчетности по наиболее критичным участкам (как внутри Банка, так и с дочерними компаниями), разработку культуры процессной дисциплины, а также внедрение нескольких уровней контролей. Одно из нововведений по результатам проекта – перенос части трудоемких расчетов на период до отчетной даты (расчет резервов под обесценение существенных проблемных кредитов на индивидуальной основе). Результат проекта – потенциальное сокращение срока подготовки финансовой отчетности на 10 рабочих дней.

Пилотирование результатов проекта (внедрение и тиражирование решений по оптимизации процесса подготовки финансовой отчетности) начинается с 1 июля 2015 года. Мы ожидаем определенные сложности при внедрении нового порядка взаимодействия участников. На самом деле это обычное явление – сопротивление изменениям. Многим участникам процесса сложно будет перестроиться и научиться работать по-новому. Но мы уверены, что успешно преодолеем все сложности – нужно грамотно управлять процессом изменений и активно помогать в процессе перехода.

Какую роль в сокращении сроков подготовки финансовой отчетности играет автоматизация?

Автоматизация, безусловно, должна играть очень большую роль, когда банк ставит перед собой задачу существенно сократить сроки подготовки консолидированной финансовой отчетности. В части автоматизации можно двигаться двумя путями:

а) автоматизировать расчеты и процесс подготовки отчетов внутри отдельной компании группы (банк или дочерние компании);

б) автоматизировать процесс консолидации, включая выставление и сверку ВГО (внутригрупповой оборот – прим. ред.).

Вариант а) – это то, с чего нужно начинать любой компании, которая ставит перед собой задачу по сокращению сроков подготовки финансовой отчетности. Но здесь немаловажную роль играет ИТ-архитектура, которая сложилась в компании, и понимание возможностей имеющихся ИТ-решений, а также наличие бюджета на приобретение новых программных продуктов (если имеющиеся ИТ-решения недостаточны для автоматизации расчетов по МСФО).

Вариант б) следует применять, на мой взгляд, только тогда, когда полностью четко регламентирован процесс взаимодействия между участниками, решены вопросы методологии и построена система нормативных документов. Все зависит от периметра консолидации, конечно. Но если группа небольшая, автоматизация исключительно процесса консолидации не даст большого эффекта в части сроков.

В ОАО «Россельхозбанк» мы пока реализуем вариант а), то есть, активно занимаемся автоматизацией отдельных реестров и расчетных файлов для целей МСФО на базе хранилища данных. Решена также задача по оптимизации процесса подготовки «книжки». Однако в перспективе ставим перед собой также задачу по автоматизации процесса непосредственно консолидации.

Более подробно познакомиться с опытом работы «Россельхозбанка» и задать собственные вопросы Ольге Обозной вы сможете на конференции «Автоматизация бюджетного процесса», которая состоится 16-17 ноября в Москве.

Экзархо Ирина

Комментарии