Полина Демичева: «Любая непредвиденная ситуация – это наша недоработка»

Полина Демичева, финансовый директор Хоум Центр и спикер конференции «Стратегический кредитный менеджмент и управление дебиторской задолженностью», рассказала CFO-Russia об эффективных методах работы с проблемными долгами.

Назовите особенности формирования дебиторки в ритейле? Какие факторы способствуют повышению уровня сомнительной дебиторской задолженности в кризисный период? Как он изменился в Хоум Центр за последний год?

В ритейле дебиторка – это особый вид задолженности, который отличается от дебиторской задолженности в других секторах бизнеса. Как правило, у нас дебиторка формируется из долгосрочных авансов, это суммы депозитов, которые мы выплачиваем арендодателю при запуске нового магазина. Еще один фактор возникновения проблемной дебиторской задолженности в ритейле – работа с поставщиками. Ни для кого не секрет, что при подписании годовых торговых условий между торговой сетью и поставщиком в них включаются различные маркетинговые взносы, бонусы и прочие дополнительные платежи. У нас, например, предусмотрено начисление бонусов, которые имеют сложную систему расчета и различные временные рамки. Основной расчет производится по итогам финансового года. Не всегда поставщики согласны с расчетом, поэтому по итогам года с некоторыми из них происходят разногласия. Кроме того, в конце года некоторые компании, обнаружив в своей деятельности недоработки решают либо сразу закрыться, либо перейти на факторинг, получить финансирование и затем закрыться. Подавать в суд на таких контрагентов не имеет смысла, так как ритейл часто проигрывает суды по делам, связанным с взысканием бонусов. Даже если поставщик получил финансирование факторинговой компании, не известив ее о наличии задолженности перед сетью, деньги взыскивается с ритейлера. Факторинговая компания без труда по суду доказывает, что сумма финансирования была избыточной.

Понятно, что сейчас проблемы не только у розницы, но и у поставщиков – ни тем, ни другим не хватает денег, что отражается на регулярности платежей.

В кризисный период число судебных дел возрастает. У многих компаний появляются проблемы с ценообразованием, кредитованием и идентификацией своих валютных рисков. После того, как они понимают, что не могут платить они просто уходят с рынка: банкротятся либо переименоваться.

Для нас кризисный период отразился тем, что мы перешли на работу с крупными поставщиками. Для нашей компании такая система стоит дороже, что привело к уменьшению маржи, но нам удалось сохранить низкий уровень сомнительной задолженности.

Каковы особенности работы с проблемными долгами?

Основное правило работы с долгами – постоянный мониторинг ситуации и своевременное реагирование на изменения. Коммерческий директор, руководитель системы безопасности, финансовый департамент во главе с финансовым директором должны объединить силы для достижения этой цели. Я уверена, что ничего не может случиться без причины, значит, любая непредвиденная ситуация – это наша недоработка: мы что-то не заметили, чего-то не учли. При работе с клиентом налаживаются деловые и личные связи, а значит, информацию о проблемах контрагента получить не так уж сложно, поэтому у нас есть возможность следить за малейшими изменениями поведения клиентов. Например, контрагент платил нам деньги день в день, и вдруг начинает платить с недельной задержкой, потом срок задержки увеличивается, затем появляются гарантийные письма. Такое поведение не может быть беспричинным. Нужно уже при первых задержках выплат выяснять причины и начинать переговоры. Если такой метод работы не действует, остается старая схема: претензия, коллектор, суд.

Отдельно хотелось бы сказать о важности профессиональной работы юристов при подготовке соглашений с контрагентами. Она помогает минимизировать риски, предотвращает потери депозитов при расторжении договоров аренды, предоставляет возможность выиграть суд с проблемными партнерами. Например, у компании Хоум центр был опыт потери депозита при расторжении договора аренды. Мы не смогли добиться возврата денег через суд из-за недоработок в договоре.

Какие действия нужно предпринимать для профилактики возникновения проблемных долгов?

Финансисты относятся к немногим людям в компании, которым открыт доступ ко всем показателям других подразделений, что позволяет видить полную картину бизнеса. Моя задача, как финансового директора, направлена в первую очередь на профилактику возникновения проблемных долгов. Если показатели не соответствуют заданным значениям, необходимо внедрять регулирующие или стимулирующие механизмы (например, корректировка нормативов дебиторской задолженности, оборачиваемости товарного запаса), инициировать внесение изменений в систему мотивации сотрудников коммерческого отдела. Некоторые предпринятые мною и моим департаментом превентивные меры приводят к конфликту интересов с коммерческим отделом, система мотивации которого заточена на продажи. Наша общая цель найти некий баланс, чтобы все продажи не оказались в плохой дебиторской задолженности.

Для предотвращения роста «плохих» долгов компании необходимо наладить механизмы проверки контрагентов на благонадежность и платежеспособность, а также разработать типовые условия работы. Другими словами, разработать систему, в которой все бизнес-процессы будут строго регламентированы: от заключения договора до крайнего срока оплаты. Естественно, данная система зависит от уровня бизнеса. То есть, если у компании 7 клиентов, ее регламент будет существенно отличаться от имеющей десятки тысяч контрагентов. Для осуществления вышеуказанных действий и контроля показателей важно определить информационную систему, в рамках которой сотрудники, участвующие в работе с клиентами и управлении дебиторской задолженностью, смогут эффективно взаимодействовать и отслеживать необходимые им для работы моменты.

Также для профилактики возникновения проблемных долгов следует разработать систему кредитных рейтингов для контрагентов. Это очень важно особенно для новых партнеров. Перед началом работы с новым контрагентом мы запрашиваем его уставные документы, полномочия подписантов, узнаем о компании в открытых интернет-ресурсах (сайт, отзывы о компании), проверяем его кредитную историю, назначаем личные встречи, переговоры, посещаем офис. То есть, пользуемся любой возможностью узнать о новом партнере все.

Подробнее ознакомиться с опытом компании Хоум Центр и задать собственные вопросы Полине Демичевой вы сможете на конференции «Стратегический кредитный менеджмент и управление дебиторской задолженностью», которая состоится в Москве 2-3 июля.

Экзархо Ирина

Комментарии