- Интервью
- Отчеты о конференциях
- Цифровая трансформация
- Электронный документооборот
- Финансы: стратегия и тактика
- Общие центры обслуживания
- Информационные технологии
- Финансовая отчетность
- Риск-менеджмент
- Технологии управления
- Банки и страхование
- Кадровый рынок и управление персоналом
- Управление знаниями
- White Papers
- Финансы и государство
- CFO-прогноз
- Карьера и дети
- CFO Style
- Советы по выступлению на конференциях
- Обзоры деловых книг и журналов
- История финансов
- Свободное время
- Цитаты
КОНФЕРЕНЦИИ
Все-
27-29 ноября 2024 года
Ярославль -
26 августа 2024 года по 5 декабря 2024 года
Москва -
5 декабря 2024 года
Москва -
6 декабря 2024 года
Москва -
11 декабря 2024 года
Москва -
12 декабря 2024 года
Москва
Владимир Зейналов об опыте использования ЭДО в «Роснефти»
26.05.2015
Владимир Зейналов, начальник отдела развития систем электронного документооборота «Роснефти» и спикер конференции «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделился с CFO-Russia опытом использования и дальнейшего развития ЭДО на примере общего центра обслуживания ОАО НК «Роснефть».
Что подтолкнуло вашу компанию к внедрению ЭДО? Какие задачи вы ставили перед собой при создании системы электронного документооборота? Как сотрудники восприняли нововведения?
Начнем с того, что мы как «дочка» ОАО НК «Роснефти», которая занимается бухгалтерским и налоговым учетом дочерних компаний нашей организации, должны обладать инструментом быстрого и своевременного отражения хозяйственных операций наших клиентов – компаний группы «Роснефть». Сама структура нашей компании построена таким образом, чтобы мы были максимально близким ко всем подразделениям обслуживаемых нами обществ и при получении документов, максимально быстро отражали их в учетной системе. Для эффективного функционирования данной системы мы используем инструменты автоматизации, среди которых электронный документооборот, который мы рассматриваем как некий комплекс систем: сканирования и распознавания бумажных документов, транспортировки и хранения этих документов, электронного обмена с налоговыми органами, а также же системы автоматизации учетных процессов.
Что касается восприятия нововведений сотрудниками. По долгу своей службы, занимаясь всей автоматизацией обработки первичных документов, я заметил, что рядовые сотрудники часто препятствуют переменам. Мы долго разъясняем им, для чего это все это все делается, и какие выгоды это принесет непосредственно им. Мы практикуем вовлечение сотрудников, не отвечающих за автоматизацию (бухгалтеров, например), в качестве аналитиков на сам проект, чтобы у них появилась мотивация внедрить нововведения и сделать их максимально эффективными. Нередко мы применяем административный подход, то есть, «спускаем» задачи и ставим в KPI каждому сотруднику, который будет использовать эту систему, некий показатель, который он должен будет достичь в рамках проекта.
Каковы отличия между СЭД головной компании и ОЦО? Как они стыкуются между собой?
СЭД нашего ОЦО имеет ряд особенностей:
- максимально стандартизированные процессы учета, потому что мы в первую очередь рассматриваем документооборот в области бухгалтерского учета;
- нацеленность на полностью сквозной процесс, начиная от выполнения бизнес-функций и заканчивая бухгалтерскими функциями;
- максимальная алгоритмизация учетных процессов, то есть, налаживание принципа конвейера, чтобы сократить ручной ввод данных до минимума.
Система электронного документооборота в головном офисе нашей компании представлена только системой управления организационно-распорядительными документами и управлением договорами. На данный момент, к сожалению, она никак не стыкуется с СЭД ОЦО.
В каком направлении вы планируете дальше развивать вашу систему ЭДО?
В рамках будущего целевого решения мы рассматриваем интеграцию систем электронного документооборота всей компании, чтобы любой документ, появившийся в головном офисе, тут же отражался в нашей системе. Он будет представлен не в бумажном виде или в виде скан-образа, а в структурированном файле, обработка которого займет секунды, и возможно произойдет без участия бухгалтера. После чего документ мгновенно появится в учетной системе.
Чтобы понять направление нашего развития в части электронного документооборота расскажу про проект по внедрению шаблонного решения электронного документооборота, куда войдут направления документооборота:
- электронный документооборот и архив скан-образов бумажных документов;
- автоматизация бухгалтерских транзакционных операций;
- электронное взаимодействие с налоговыми органами.
Двигались к этому проекту поступательно. На текущий момент, в силу исторических обстоятельств, в ОЦО действует несколько разрозненных решений по документообороту в той или иной степени покрывающих указанные области. Но объемы документооборота растут, появляются шаблонные решения учетных систем, меняются технологии, процессы и мы, как общий центр обслуживания группы компаний ОАО «НК «Роснефть», используем новые возможности по оптимизации учетных функций и сокращению трудозатрат:
- автоматизация сквозных процессов, начиная от бизнес-функций, заканчивая отражением в учете хозяйственной операции;
- реализация универсальной среды для работы с первичными документами;
- использование единого стандартного решения по каждой области для всей группы компаний.
Как видите планы по развитию документооборота в ОЦО крайне обширны с учетом задействования остальных дочерних обществ группы «Роснефть», но мы будем двигаться поступательно, каждый раз анализируя опыт, полученный на каждом этапе, и предлагая все более эффективные решения для нас и для наших заказчиков.
Подробнее ознакомиться с опытом компании «Роснефть» и задать собственные вопросы Владимиру Зейналову вы сможете на конференции «Внутренний и внешний электронный документооборот», которая состоится в Москве 28-29 мая.
Экзархо Ирина
Наши конференции:
- Восьмая конференция «Управление рисками в промышленности»
- Семнадцатый форум финансовых директоров розничного бизнеса Retail CFO 2025
- Четырнадцатая конференция «Кадровый ЭДО: цифровизация на практике»
- Сорок пятая конференция «Общие центры обслуживания: организация и развитие»
- Четырнадцатый форум финансовых директоров фармацевтического бизнеса Pharma CFO 2025
Комментарии