Илья Губарев: «ЭДО стал необходимостью, которая стоит перед компаниями»

Илья Губарев, руководитель по унификации и развитию корпоративных решений в управление по ИТ компании ОАО «МегаФон», и спикер конференции «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделился с CFO-Russia опытом внедрения электронного документооборота в своей компании.

Что подтолкнуло вашу компанию к внедрению ЭДО? Какие задачи вы ставили перед собой при создании системы электронного документооборота?

Внедрение электронного документооборота с контрагентами проходило у нас в компании в рамках большого портфеля проектов повышения эффективности процессов «От договора до закупки» и «От закупки до оплаты». Проект охватывал работу с договорными и закрывающими документами и, в том числе, оптимизировал работу с бумажными копиями и архивом. Логичным продолжением данных активностей стал процесс перевода бумажного документооборота в электронный вид.

Основные задачи, которые позволял решить проект внедрения ЭДО – это оптимизация внутреннего и внешнего документооборота, минимизация затрат на хранение бумажных копий документов, минимизация затрат на обработку и пересылку документов, ускорения принятия к учету документов, обеспечение формирование достоверного архива для передачи в ФНС.

В части технической реализации – проводилась разработка архитектуры, выбор решения, определение состава подключаемых операторов, далее непосредственно проектирование, разработка, тестирование и запуск.

Каким образом повлияло внедрение ЭДО на оптимизацию бизнес-процессов?

Внедрение ЭДО положительным образом повлияло на оптимизацию бизнес-процессов. Так, например, существенно уменьшилось время получения и принятия к учету документов от контрагентов. Это актуально как для удаленных филиалов, работающих с федеральными клиентами, так и для строительной функции, которой важно оперативно получить, проверить, запросить замену, при необходимости и запустить в системе на согласование и подписание закрывающие документы.

В части оценки экономической выгоды проекта, которая закладывалась в кейс при согласовании инициативы, пока подведение результатов не проводилось, сейчас мы активно включаем в обмен контрагентов и наращиваем количество документов, на наш взгляд, срез лучше делать после решения этих задач.

В тоже время, уже сейчас становится понятно, что внедрение ЭДО может быть обусловлено как экономическими выгодами, так и реальной необходимостью, которая встает перед крупными компаниями. Государство, контрагенты, поставщики все больше смотрят в сторону электронных технологий обмена и здесь главное идти в ногу со временем.

На что стоит обратить внимание компаниям, внедряющим ЭДО?

В первую очередь, стоит отталкиваться от функционала внутренних систем, которые будут вовлечены в процессы электронного обмена.

Должное внимание следует уделить проработке методологии процессов, так как, несмотря на желание максимально придерживаться привычной «бумажной» схемы, изменения все же будут и лучше всего проработать их на стадии подготовки проекта или на этапе проектирования функционала.

Формат интеграции и операторы также имеют значение, в первую очередь, выбор оператора может обусловливаться выбором ваших контрагентов, когда лучше фокусироваться на том, где уже подключена большая масса ваших клиентов, либо поставщиков.

Следует учесть и проработать возможности, которые предоставляет платформа оператора, здесь могут быть как функции отправки документов одним пакетом – для нас очень удобно для строительной функции, так и процессы аннулирования документов, и наличие версий (истории) обмена.

На случай, если компания не обладает собственным удостоверяющим центром, необходимо включить в контракт с оператором генерацию и поддержку сертификатов ЭП (электронной подписи – прим. ред.) .

Относительно количества операторов, с которыми необходимо провести интеграцию для устойчивой работы обмена – это решается как путем выбора, о чем говорил выше, так и возможностью обеспечить некую конкуренцию операторам ЭДО и организовать дополнительный канал обмена. Полагаю, можно организовывать интеграцию с двумя операторами, для решения большинства задач этого будет достаточно.

Подробнее ознакомиться с опытом компании ОАО «МегаФон» и задать собственные вопросы Илье Губареву вы сможете на конференции «Внутренний и внешний электронный документооборот», которая состоится в Москве 28-29 мая.

Ирина Экзархо

Комментарии