Борис Аксёнов: «Внедрение электронного документооборота должно сопровождаться полным реинжинирингом бизнес-процессов»

Борис Аксенов, заместитель начальника департамента бухгалтерского учета, и спикер конференции «Внутренний и внешний электронный документооборот», рассказал CFO-Russia об анализе основных этапов проекта перехода на ЭДО, и ключевых ошибках, которые совершают компании на каждом из этапов.

На что в первую очередь стоит обратить внимание при внедрении ЭДО?

Нужно обратить внимание на то, что внедрение ЭДО – это не просто автоматизация бумажного документооборота. Внедрение электронного документооборота должно сопровождаться полным реинжинирингом бизнес-процессов, иначе положительного эффекта не последует. Это первый момент. Второй – нужно обратить внимание на сами эффекты, потому что у участников возникает желание сразу войти в процесс, внести туда все то, что было в бумажном документообороте, например, заметное количество согласований, что приводит к потере времени и трудозатратам. Эффект от такого подхода теряется. Например, в компании есть незначительное количество ошибок при возврате документов. Что бы предотвратить это, при подготовке документов включается дополнительный этап их проверки, который увеличивает время. Через этот процесс проходит 100% документооборота, в то время как в нем содержится всего 10 ошибок.

Третий момент, на который нужно обратить внимание – увеличение трудозатрат на начальном этапе. То есть, внедрение электронного документооборота – это некая инвестиция. Потому что, компания затрачивает время и ресурсы на разработку и тестирование системы. Это этап параллельных документов: в бумажном и электронном виде. Нужно понимать, что на этой стадии можно столкнуться с негативом, связанным с увеличением трудозатрат. Кроме того, до налаживания ЭДО могут возникнуть некоторые сложности, например, дополнительные процедуры согласования, необходимость выдачи ключей большему количеству людей, получение сотрудниками одного документа в нескольких экземплярах и т.д. На этом этапе важно терпение. Нужно понимать, что электронный документооборот даст эффект не с даты внедрения, а немножко позднее, когда процесс наладиться и каждый сотрудник будет понимать, что он должен сделать с тем или иным документом.

Какие основные этапы проходит компания при внедрении СЭД? (Кратко опишите каждый из них)

Этапы внедрения СЭД стандартны. Сначала формируется проектная команда, которая должна состоять из заинтересованных и мотивированных людей. Нужно обратить внимание, что это должны быть сотрудники, непосредственно работающие с документами, а не только руководящие процессами. Эта команда будет готовить документы. Следующий этап делиться на 2 блока. Первый – анализ бизнес-процессов и описание схемы процессов, то есть, подготовка функциональных требований. Они из всего пакета документов складываются в одну схему, где определяются участники процессов и сами процессы, дальше прописывается взаимосвязь между ними и определяется система, в которых все это работает. То есть, все процессы должны быть написаны в последовательности, в которой они совершаются, чтобы на этой схеме также был понятен их временной характер. И второй блок – нумерация каждого процесса и описание его особенностей. То есть, если идет загрузка документов, то каких конкретно и в какой форме, если идет передача данных, то какой формат данных и т.д. На этом этапе ответственность лежит на сотрудниках компании, отвечающих за документооборот и бизнес-процессы, участие разработчика здесь минимальное.

Только после разработки всех требований подключается провайдер, который будет готовить автоматизированную систему. Он готовит проектные решения, и детали работы системы: форматы данных, процесс выгрузки данных, сроки, вид выгрузки (ручная/автоматизированная), использование сертификатов и т.д. Когда это все принимается и согласовывается, наступает этап тестирования. Тестируется система на опытном полигоне, нереальном, просто смотрится, как идет прогон документов. Только после этого СЭД внедряется в опытную эксплуатацию.

Приведите пример одной из самых распространенных ошибок, которые совершают компании при переходе на электронный документооборот?

Мне сложно говорить за все компании, потому что мы не занимались переходом на ЭДО других организаций. Если говорить об основных ошибках, которые допускаются в самих проектах, то главная – это не до конца проведенный анализ бизнес-процессов, требующий перехода сразу к блоку их автоматизации в надежде на то, что подразделения всё сразу сделают. Не нужно спешить, необходимо провести анализ бизнес-процессов, и составить их схему, прописать функциональные требования к автоматизации. То есть, понять, как это должно работать, а уже потом проводить разработку.

Еще одна ошибка – это попытка в схему ЭДО включить все возможные функции. То есть, берутся все процессы, происходящие в компании, и предпринимаются попытки уложить их в новую систему. Потом такая схема ЭДО просто не работает. Она становиться нежизнеспособна, потому что требует либо слишком много времени, либо слишком большой разработки, либо слишком много ресурсов.

Подробнее ознакомиться с опытом компании РЖД и задать собственные вопросы Борису Аксенову вы сможете на конференции «Внутренний и внешний электронный документооборот», которая состоится в Москве 28-29 мая.

Ирина Экзархо

Комментарии